企业档案信息资源开发.doc

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1、企业档案信息资源开发摘要企业档案是企业信息源的核心，现代企业的经济循环极大程度依赖企业信息资源的开发利用。企业要高效获取和综合利用各种信息资源，以有效满足企业当前和未来的信息需求，企业档案信息资源开发是企业信息资源管理的核心。关键词企业档案信息资源信息化一、企业档案是是企业信息源的核心企业在生产经营等一系列经济活动中，需要各种各样的信息。根据信息的来源大致可分为：企业内部信息资源，包括人才资源、财务、销售、设备、新产品开发、日常生产、广告及企业会议记录等信息；企业外部信息资源，包括政府各部门文件、客户、市场竞争对手及图书资

2、料等信息。其中，人才资源、财务、销售、设备、新产品开发、企业会议记录、政府各部门文件属于企业档案范畴。由此可见，企业信息源的主体是企业档案，企业档案是以科学技术档案为主体,生产经营档案为重点,其中包括计划统计、经营销售、物资供应、财务管理、人事档案、教育卫生和党、政、工等方面的档案,是同企业人、财、物具有同等地位和意义的一项管理财富,它的储备实际上已成为企业技术储备的一种形式,其丰富程度常常是企业技术潜力的大小和发展后劲的一种标志。国外企业家都把自己的档案资料看作企业存在和发展的财富。二、开发企业档案信息资源存在的阻碍（1

3、）档案观念依然落后，档案价值未被充分认识现在，仍有大部分企业员工，甚至不少企业中高级管理人员，档案意识薄弱，档案观念落后。他们对档案的认识仍停留在“档案就是历史记录”，“档案就是保密材料”，“档案只要被保管好、不丢失就行了”，“档案就是写在纸上的书面材料”的层面上，而没有充分意识到作为企业重要的信息资源、知识资源，除了记录历史、收藏秘密外，档案还具有服务于企业现实的重要价值。除了纸质档案之外，电子档案是企业档案的新成员，数字化平台是企业档案信息管理和服务的新舞台。（2）企业档案信息资源分散，无法提供系统服务6/6随着企业规

4、模不断扩大或企业合并，涌现了许多大型公司或集团公司。这些公司或集团公的下属机构或分公司，出于方便自己利用的目的不愿向公司或集团公司档案机构移交档案。特别是一些企业的分公司，由于产权关系不明，或者由于驻地分工不愿向总部档案机构移交档案。自20世纪80年代以来，人们一直在倡导图书情报档案一体化管理，但至今仍没有取得实质性进展。即便一些企业将图书情报机构和档案机构合并，成立信息中心，但也只是停留在机构合并的层次上，并没有真正地将图书、情报、档案这些信息资源进行有效整合，提供系统的、综合的、集成的信息服务。（3）企业领导意识淡薄,

5、对档案工作不够重视。企业领导应有的重视,是档案工作好坏的关键一环。有些企业领导就忽略了企业档案对企业经济发展有着重要性的认识,有的企业档案机构被撤销,档案工作无分管领导，档案人员被削减或一岗多职,或把机构改革优化下来的干部硬性安排在档案部门,人员更换频繁,使档案人员处于新手上岗的局面。还有一些档案人员耐不住寂寞和冷落,想方设法下海、跳槽或从事第二职业,这些都导致了档案部门的档案人员业务素质下降,基础管理出现严重滑坡现象。不少企业原有的档案库房条件不符合“八防”要求,升过级、达过标的企业,很长时间档案工作没有发展,等等。（4

6、）企业形成的文件材料收集难。档案工作的最终目的是“收、管、用”。收集文件材料是一项重要的基础工作,可以说是档案工作的源泉。只有收集到齐全完整的文字材料,才可能有丰富的档案内容,也才能充分发挥档案工作的服务作用。个别企业建厂多年,发展到今天,也有些规模,可案卷数量少得可怜,根本不能反映企业的历史面貌和发展情况,更谈不上案卷的规范标准化。通过调查分析这一问题,应该归档却收集不上来的材料领导手中有、业务部门有、做具体工作的个人手中有。文件材料收集不齐全,严重影响了档案工作服务作用的发挥。如此薄弱的档案意识,档案工作的地位不能提升

7、到相应的位置,形成一种恶性循环,影响了档案工作的发展。6/6（5）档案管理人员业务素质偏低。企业档案工作几年来发展缓慢,档案人员专业知识、业务素质偏低也是一个制约因素。从基层调查部分企业档案人员的基本情况来看,企业中档案人员的文化素质、年龄结构、业务水平,很难适应新形势下企业档案工作的需要。企业档案人员更换频繁,同样是制约企业档案工作的因素,为什么文化业务素质不高的同志任档案人员而还时常更换呢主要是企业领导头脑中有一种思想上的认识偏差,认为做档案工作量小、要求低,不需要太高素质的工作人员,认为差不多就可以了。（6）档案工作

8、转身慢,信息服务跟不上。在市场经济改革中,许多新鲜事物不断出现。有些地方根据企业发展的需要,对企业进行重组转制,鼓励二次创业。在这种活动中,迫切需要企业一些原始性的文件材料。在这种需要档案工作大显身手的时候,许多企业的档案室由于前面的诸多原因,不能迅速提供出准确无误、充分的档案证明,造成许多不应该的遗憾