office办公软件培训课件.ppt

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1、OFFICE办公软件培训信息化发展应用部2010年10月目录一、Excel图表制作二、Excel数据统计分析三、Excel函数运用四、其它图表用于总结规律和传递特定信息，是数据的可视表现，强调数据之间的关系，且图表具有动态性，有助于发现数据所不能注意的趋势和模式。图表用于总结规律和传递特定信息，是数据的可视表现，强调数据之间的关系，且图表具有动态性，有助于发现数据所不能注意的趋势和模式。一、图表制作方法创建图表的方法：1、一键生成法：F112、自由点取法：使用图表工具栏，选择图表类型。操作：视图-工具栏-图表3、按部就班法：使用图表向导。操作：插入-图表，分

2、4步完成图表的制作。生成基本图表后，通过右键各功能按钮进行信息完善，如“图表选项”。如何将此图片快速、准确的移动到PPT中？1、shift+编辑，复制图片2、照相功能(工具-自定义-命令-工具-照相机)二、数据统计分析1、在Excel工作表的数据列表中插入分类汇总分类汇总功能可实现把所有记录根据要求条件进行汇总。示例二：分类汇总.xls插入外部分类汇总方法：1、选中需进行分类汇总的源数据区域，点击工具栏“数据”—“分类汇总”2、“分类汇总”对话框中各项说明:a、在“分类字段”框中，单击外部分类汇总的列。在右面的示例中，应当单击“地区”。b、在“汇总方式”框中

3、，单击要用来计算分类汇总的汇总函数。在右面的示例中，应当选择“求和”。c、在“选定汇总项”框中，对于包含要计算分类汇总的值的每个列，选中其复选框。在上面的示例，应当选择“月销售额”。d、如果想按每个分类汇总自动分页，请选中“每组数据分页”复选框。e、若要指定汇总行位于明细行的上面，请清除“汇总结果显示在数据下方”复选框。若要指定汇总行位于明细行的下面，请选中“汇总结果显示在数据下方”复选框。f、通过重复以上步骤，可以再次使用“分类汇总”命令，以便使用不同汇总函数添加更多分类汇总。若要避免覆盖现有分类汇总，需清除“替换当前分类汇总”复选框。二、数据统计分析2、

4、数据筛选筛选是查找和处理区域中数据子集的快捷方法。筛选区域仅显示满足条件的行，该条件由用户针对某列指定。不满足条件的数据被隐藏。筛选功能支持多列筛选，且每次筛选是在上次筛选结果的基础上进行筛选，减少了数据的子集。对于筛选过的数据子集，无需重新排列、移动便可复制、查找、打印等。为获得最佳结果，同一列的数据格式必须相同，不能混合使用文本、数值等格式，否则筛选结果按出现次数多的数据类型值执行。Excel提供了两种筛选区域的命令：a、自动筛选：包括按选定内容筛选，它适用于简单条件。b、高级筛选：适用于复杂条件。高级筛选对话框中“等于”是对数字或字符串的，筛选出与所选

5、数字或字符串完全一样的内容。“始于”、“包含”等是针对字符串的，比如有ABCADBC这三个字符串，使用“始于”功能，后面框中输入A，就会把ABC与AD这两个字符串筛选出来。二、数据统计分析3、Excel中“高级筛选”删除重复记录当表格中有重复记录时，可用“高级筛选”功能删除重复记录。示例：示例四：其它.xls具体方法：选中表中所有记录，选择“数据-筛选-高级筛选”，单击“将筛选结果复制到其它位置”，在“复制框”中输入单元格引用，选中“选择不重复的记录”后确定。特别说明：选取粘贴单元格时，一定要确保与数据源区域列数相同二、数据统计分析3、多表间数据计算如何

6、把多个格式一致的报表数据汇总显示到一个总表中使用公式？文件目录变更时公式随之变更，公式长度受限制，仅支持30个求和参数。使用“合并计算”功能便能轻松快捷实现多表间的数据统计。使用“合并计算”功能要求各表需要具备的条件：每个区域分别置于单独的工作表中。不要将任何区域放在需要放置合并的工作表中。且每个区域具有相同的布局。设置要合并的数据操作方法1、创建一个新表，用来保存汇总后数据，选择其中一个单元格，作为合并后数据计算存放的第一个单元格。2、打开“数据”—“合并计算”，在“函数”框中，单击需要用来对数据进行合并的汇总函数。3、单击“引用位置”框，再单击要进行合并

7、的第一个区域的工作表标签，键入区域的给定名称，再单击“添加”。对每个区域重复这一步骤。如果要在源区域的数据更改的任何时候都自动更新合并表，并且确认以后在合并中不需要包括不同的或附加的区域，请选中“创建连至源数据的链接”复选框。Excel不将源数据中的行或列标志复制到合并中。如果需要合并数据的标志，需从源区域进行复制或手工输入？=sum(‘D:绩效1.xls]互评模板’!$Y$19,‘D:绩效2.xls]互评模板’!$Y$19,‘D:绩效[3.xls]互评模板’!$Y$19)？EXCEL函数的作用：简化公式、实现其它方法无法实现的计算、提高编辑数据

8、的速度、实现判断功能。EXCEL中包含财务、统计、数