office办公软件培训课件一.ppt

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1、PowerPoint主讲:张相喜Word电脑常见故障排除办公软件操作技巧officeExcel第一讲EXCEL篇第一章EXCEL中综合性精华小技巧的应用1问题在工作中，发现一些通过文本文件或其它财务软件的数据导入Excel中后居然是以文本形式存在的(数字默认是右对齐而文本是左对齐的)，即使是重新设置单元格格式为数字也无济于事答案在空白的单元格中填人数字1，然后选中这个单元格，执行“复制”命令，然后再选中所要转换的范围，选择“选择性粘贴”中的“乘”，你就会发现它们都变为数字了巧变文本为数字2“选择性粘贴”命令的应用快速输入数据小技巧1、快速输入前面带0的数字

2、3、另有妙用的‘号4、一次输入多个单元格以字符2、快速输入分数用“设置单元格格式”，把属性改为“文本”太慢啦！在带0的数字前加单引号如“‘001”即可“0 3/4”（注意：中间有一个空格）无空格结果是日期（3月4日）输入“3/4”该怎么办？？？在输入11位及以上数字，在数字前面加上一个英文状态下的“'”，即能正常显示，反之以科学计数法显示。此时，该单元格格式为文本形式，其“数值”只能排序，不能用于函数计算按住Ctrl键，用鼠标左键选定多个不连续的单元格（或区域），输入文本（如※），然后按下“Ctrl+Enter”键，可将该文本同时输入上述选定的单元格中变为

3、变为变为矩形Shift在绘制线段及图形中的作用直线圆形正方形椭圆形斜线Shift键的应用数据的排序1、对数据清单进行排序2、创建自定义排序如何设置输入信息的有效性用户在制作表格时可能基于现实的考虑，想要对某些单元格中的信息设定限制，此时就需要进行数据有效性的设置。其具体的步骤如下。①选中要设置数据有效性的区域，单击【数据】

4、【有效性】菜单项，打开【数据有效性】对话框。②切换到【设置】选项卡中，分别在【允许】、【数据】下拉列表中选择【任何值】和【介于】选项，在【最小值】、【最大值】文本框中分别输入“2”和“100”。③单击按钮返回到工作表中。当用户在输入过程

5、中输入了不合要求的数据时，就会弹出【MicrosoftExcel】对话框，提示所输入的信息有误ABC如何导入外部数据①选择【数据】

6、【导入外部数据】

7、【导入数据】菜单项。②随即会弹出【选取数据源】对话框，然后在【查找范围】下拉列表中选择导入数据所在的路径或者文件夹，然后在列表框中选择需要导入的文件。③单击”打开” 按钮弹出【文本导入向导－3步骤之1】对话框，然后选中【原始数据类型】组合框中的【固定宽度】单选按钮。D④单击”下一步”按钮弹出【文本导入向导－3步骤之2】对话框，此时在【数据预览】列表框中显示出预览效果。EFG⑤单击”下一步”按钮弹出【文本导入向

8、导－3步骤之3】对话框。⑥单击”完成”按钮弹出【导入数据】对话框，然后选中【数据的放置位置】组合框中的【新建工作表】单选按钮⑦单击”确定”按钮即可在当前工作簿中插入一个工作表，此工作表中显示出导入的外部数据。如何将不相邻的列打印到相邻的位置上①选中不需要打印的列，然后选择【格式】

9、【列】

10、【隐藏】菜单项将其隐藏。②设置一个包含所有列的打印区域，其中也包含隐藏的列，然后执行选定区域的打印操作即可。Excel中双击格式刷的妙用提出问题:如何点选一次格式刷,实现多次应用答案:双击格式刷即可,不用时按”ESC”退出即可首先在Word中选中要复制的内容，然后单击“编

11、辑→复制”命令，进入Excel中，按住Shift键，单击“编辑→粘贴图片”命令，即可将刚才复制的内容以图片格式插入到Excel表格中，而且在该图片上双击，还可进行文字修改。利用这种方法也可以把“记事本”等其他程序中的内容以图片格式粘贴到Excel中。Word内容以图片形式插入到Excel以此法亦可将Word中的内容作为图片链接插入Excel?绘制多斜线单元格利用Excel“边框”选项卡的两个斜线按钮，可以在单元格中画左、右斜线。如果想在单元格中画多条斜线该怎么做呢?!“直线”-“绘图”绘制多斜线表头只要画法正确，斜线可随单元格自动伸长或缩短。当然，斜线单元

12、格的数据输入要麻烦一些，通常的做法是让数据在单元格内换行(按“Alt+回车键”)，再添加空格即可将数据放到合适位置。或是适当调整单元格属性也可达到目的!@@第二章图表篇图表背景的处理为了使图表看起来清晰、明朗容易读懂我们可以利用辅助数据对其进行处理如下图示：数据透视表创建数据透视表编辑数据透视表认识函数:函数——Excel预先定义好的特殊公式SUM(number1,number2,......)公式——用户自行设计对工作表进行计算和处理的计算式=SUM(E1:H1)*A1+26第三章函数篇统计函数——单元格引用单元格引用方式：相对引用、绝对引用、混合引用使

13、用“$”号来锁定引用“F4”变相对引用为绝对引用”F9”定义一个区