商务文书写作实务 教学课件 作者 周俊玲 模块二课件Microsoft PowerPoint 演示文稿.ppt

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1、模块二商务函电本模块要点本模块由首次联系函、推销信、询问信、报价信、还价信、预订信、订购信、接受订购信、索赔信、理赔信、催款信、致歉信、婉拒信、商务传真、电子邮件十一个大的项目构成。通过项目训练，旨在使学生了解各种常用商务函电的含义与作用，掌握其写作格式、结构与写作要求，能够结合实际任务撰写规范的常用商务函电。培养学生书面的商务业务沟通能力，为提高工作效率奠定坚实基础。重点首次联系函的结构和写法。推销信的结构和写法。询问信的结构和写法。报价信、还价信的结构和写法。预订信、订购信、接受订购信的结构和写法。索赔

2、信、理赔信的结构和写法。催款信的结构和写法。致歉信的结构和写法。婉拒信的结构和写法。商务传真的结构和写法。电子邮件的结构和写法。难点处理日常事务的联系函写作。推销信写作的AIDA公式。询问信中如何写明询问事项。报价信与还价信写作侧重的区分。预订信、订购信的区别。索赔信、理赔信的写作要求。不同阶段发出的催款信的写作“政策”。致歉信的内容结构。婉拒信的内容结构。代表企业对外发送的商务传真的正规结构。电子邮件体的书写。本模块中各文种的病文析改。项目一首次联系函一、学习目标1．了解首次联系函的

3、含义和特点。2．掌握首次联系函的写法和写作要求。3．能根据任务要求，规范地拟写和修改首次联系函。二、情境任务上海精明人经销店与香港恒丰电子有限公司，就电脑打印机的交易用商函进行业务磋商。上海精明人经销店首先向香港恒丰电子有限公司去函，表明愿意建立合作关系的意图，望得到对方回复。要求：请根据以上情境，拟写首次联系函。三、任务分析成功的商务运作离不开必要的商务沟通。要想成功与潜在客户建立商务关系，首要程序是发函表明合作意愿。写作首次联系函：一要明确发函目的；二要构思写作内容；三要正确使用写作格式；四要注意文字表达。四、学习

4、指引知识点首次联系函是为了与潜在商务伙伴建立商务关系时发出的体现本企业意愿的业务信函，是与新的商务伙伴开展商务业务的首要程序。适用范围：处理日常事务；生意沟通；告知企业信息；扩大对外联络;介绍推荐人员。技能点（一）首次联系函的结构和写法一般由信头、收函方单位名称、称谓、事由（标题）、正文、祝颂语、附件、签署等部分组成。1．标题（1）事由文种。如，商务联系函。（2）事由。直接标写该函的内容，如，事由：建立业务关系。2．称谓（1）若收信方是单位:单位全称或部门名称。（2）若收信方是个人:在公司名称和对方名称之后加职衔

5、，例如，科达电子有限公司李明经理。3．正文（1）开头。先作自我介绍，或先说明如何得知对方，再作自我介绍。（2）主体。具体明确写明发函者的意图，使对方清楚明白磋商内容。（3）结尾。表示希望对方回函或提出有关要求。4．祝颂语“顺致（颂）商安（商祺）”。5．附件（需要时可用）随函附发的有关材料。6．签署发函单位名称或个人名称，另起一行书写年月日。常用语句我们愿与贵公司建立商务关系。我们希望与您建立业务往来关系。我公司经营电子产品的进出口业务，希望与贵方建立商务关系。（二）首次联系函的写作要求（1）采用通用格式。首次联系

6、函的写作结构按照商务书信的通用格式。（2）内容清晰。企业与客户、供应商、同行间的联络书信要有明确目的，准确表意。（3）文字简洁流畅。达到既将事情办好，又能强化感情的目的。范例评析五、任务实施各小组讨论情境任务的写作要点，并完成写作任务。六、拓展训练训练一病文修改P57参考答案：1、问候语后另起一行。2、主旨不明确。去函主要是表明建立业务关系的意图，不是只作自我介绍。3、不能没有建立业务关系就邀请对方来洽谈和观光，此处与主旨内容无关应删去。4、祝颂语不恰当。5、日期年份不应简写。项目二推销信一、学习目标1．了解推销信的含

7、义和特点。2．掌握推销信的写法和写作要求。3．能根据任务要求，规范地拟写和修改推销信。二、情境任务根据下列信息写一封推销化妆品的书信，字数在130～150之间。（1）写信人。凯丽，是新美化妆品公司的销售经理。（2）现有一种全新的美容品系列，经一些美容院试用，确认对润肤和护肤有很好的长效作用。因此，许多商店正在热购本公司的这一新产品。（3）附上产品介绍手册和价格表各一份，计划本周五上午拜访贵美容院，届时带上样品若干。（4）希望届时能与贵美容院经理方小姐面谈。三、任务分析化妆品市场竞争异常激烈，怎样才能开拓新产品销路，让广

8、大消费者接受？除了精准的营销策略外，推销信也是销售成功的重要因素之一。要写好推销信，首先要考虑怎么写才能引起客户的注意；其次思考怎么写才能将潜在客户的兴趣提升到有强烈购买意愿的程度，然后要运用生动简练的语言表现出产品的与众不同；最后要熟练运用商函标准格式进行写作。四、学习指引知识点推销信是公司企业为了推销自己的产品或商品而向销售