现代商务管理实操课件张静 ISBN9787566302517 PPT学习情境七 行政管理实操.ppt

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1、学习情境七行政管理实操学习目标1.掌握会议管理的程序与会议组织的工作内容；2.能够结合来访者的目的进行恰当的接待工作；3.掌握文档管理的主要工作内容。任务一会议管理任务导入：格致公司是一家摩托车制造商。由于公司规模大，行政事务庞杂，因而其行政主管李经理经常通过召集会议的方式来解决问题和处理工作，同时他自己又必须参加很多高层管理者主持召开的会议。他感觉整天忙于各种会议，无暇处理更重要的事务，造成了工作上的被动。为此，他下定决心改进会议。如何改进才能提高效率，现在我们跟随他一起来学习吧！工作流程与步骤：步骤一：

2、会议准备1．明确与会者2.选择开会时间3.会议地点4.设计并分发议事日程5.会议通知6.会议布置步骤二：会议服务1.会议签到2.会议记录（1）会议记录的基本要求（2）会议记录的重点（3）会议记录的注意事项步骤三：会后工作1.整理会议记录，形成会议纪要2.编排会议简报，报道会议消息3.检查实施任务二来访接待管理任务导入：天地公司的初萌是一个新员工，她在前台负责接待来访的客人和转接电话，还有一个同事小石和她一起工作。每天上班后一到两个小时之间是她们最忙的时候，电话不断，客人络绎不绝。一天，有一位与人力资源部何部长

3、预约好的客人提前20分钟到达。初萌马上通知人力资源部，部长说正在接待一位重要的客人，请对方稍等。初萌转告客人说：“何部长正在接待一位重要的客人，请您等一下。请坐。”正说着电话铃又响了，初萌匆匆用手指了一下椅子，赶快接电话。客人面有不悦。小石接完电话，赶快为客人送上—杯水，与客人闲聊了几句，以缓解客人的情绪。应该如何进行客户接待呢？接待工作的准备正式接待工作总结收尾工作了解来客信息拟定接待方案落实接待方案迎接来宾安排生活商议日程组织活动安排看望和宴请听取意见安排返程工作流程与步骤：步骤一：接待工作的准备1.了解

4、来客信息2.拟定接待方案3.落实接待方案步骤二：正式接待工作1.迎接来宾2.安排生活3.商议日程4.组织活动5.安排看望和宴请6.听取意见7.安排返程步骤三：总结收尾工作1.电话通知客人所属企业，告之客人所乘车（船、机）的班次及时间，以便接站。2.要与有关部门结算账目，及时付款。3.把接待工作中形成的文件、材料收集齐全，以备查用。4．总结接待工作的经验教训。5.立卷归档。任务三文书档案管理任务导入：文书档案管理是威柏莱公司行政办公管理系统的重要组成部分，经过多年的实践证明，威柏莱公司文档管理体系的两个部分，打

5、破了文件管理和档案管理分两个阶段的传统管理模式，把档案基本要素的确定工作，融入在文件处理的全过程中。比如，发文的流转，在文件起草时，起草部门就可以根据系统的配置确定所写文件的档案要素，并在流转过程中由文件的处理人员进行鉴定；文件归档后，再由档案人员进行专业的档案要素鉴定工作，真正实现了文档一体化管理，从而大大提高了行政办公效率，增强了公司的国际竞争力。工作流程与步骤：文书收发/制作文书利用/保管文书归档/保存步骤一：文书收发/制作1.文书收发2.文书制作3.文书寄发步骤二：文书利用/保管1.文书保管2.文书利

6、用步骤三：文书归档/保存1.文书保存2.文书立卷归档