科技文件材料归档要求(20110516).ppt

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1、科技文件材料归档要求科技及知识产权管理部标准化档案处2011年5月16日目录一、科技档案归档要求二、科技档案晒复印流程三、对库藏底图的利用四、图纸资料归档中常见的问题一、科技档案归档要求1）图纸归档应符合Q/JDT049-2010《工艺文件管理制度工艺装备图样格式》、Q/JDT044-2008《工艺文件管理制度汽车工艺规程格式》企业标准规定的要求。2）图形、字迹应清晰，签字手续应完善。3）图幅应符合GB/T14689-2008《技术制图图纸幅面和格式》的相关规定，图纸四周空白边的宽度不超过15毫米。4）底图无破损、发黄、水迹、折痕等影响晒印质量的疵病。5）声像材料应图像清晰、音质

2、纯正，并附简要文字说明。6）科技档案归档时，应履行交接手续，应有签字完善的发放一览表和移交清单（一式两份），其格式见档案归档程序文件。1、图纸晒复印要求1）图纸资料的晒、复印申请工作，由各单位的专兼职资料员办理，其他人不得代为办理。2）技术资料的发放统一由档案部门收发室按流程办理，任何单位和个人不得直接到晒复印室拿取图纸。二、科技档案晒复印流程2、不归档图纸晒复印流程1）由各单位资料员填写不归档资料晒复印申请单；填写清楚所晒印图纸幅面；并请单位分管领导签字确认后连同图纸交收发人员;收发人员对晒复印申请单进行审查,清点张数。2）晒复印完成后交收发室.资料员在收发室领取图纸并在申请单

3、取图栏签字。不归档图纸晒复印流程图时间申请部门领导申请部门科技及知识产权管理部开始1-5个工作日填写晒复印申请单签字确认接收验收晒复印收发签字取图结束不归档晒复印申请单填写规范不归档资料晒（复）印申请单申请单位：（）年晒（复）字第号产品代号册号图号或名称份数每份页数A0A1A2A3A4B4B5发放单位单位份数接收人日期申请理由1、以旧换新；2、新增；3、整理资料；4、其它。申请人单位领导审定批准申请日期备注经办人日期晒(复)印人领图人日期3、归档图纸资料晒复印流程由归档单位填写《科技文件材料移交清单》（一式两份）、《档案资料发放一览表》及归档图纸交档案部门；档案人员按归档要求进行

4、验收，验收合格后按《档案资料发放一览表》填写《晒复印申请单》。档案资料归档流程图时间归档部门归档部门领导科技及知识产权管理部1-5个工作日开始交发放一览表移交清单(2份)接收返回移交清单审查接收验收晒复印建立总帐、分户帐发放结束相关部领导未通过（N）通过（Y)审批档案资料发放一览表序号文件编号文件名称发放单位发放份数编制审定批准日期项目或产品代号：附：科技档案资料移交清单科技文件材料移交清单代号：审核人：　　　　　　共页第页序号图号、文号或件号(册)号归档名称或内容份数每份页数密级保管期限备注移交单位移交人移交日期接收单位接收人接收日期4、已归档图纸的抽晒1）新增的整册产品（含

5、零星图）、工艺、工装图纸　需凭签字完善的《发放一览表》到档案室办理。2）依据《技术通知》或《更改通知单》的要求,各单位资料员将需换版的技术图纸资料(包括整册零星图)及时交档案室,并领取新图。3）下发到档案室的《技术通知》，由单位盖章领导签字完善的纸质文件,电子文件一律不能作为凭据。4）因油污、破损的图纸资料需以旧换新的,各单位资料员凭旧图到档案室填写《库藏资料晒(复)印申请单》收发人员办理相关手续。5）根据生产、计划部门的通知,因承制单位发生变化的,公司各单位之间的科技档案(归档)互转要经过档案部门及技术部门签字备案，不得私自接转。6）技术资料遗失需补发的,遗失单位要拟写遗失报告

6、(内容含：图纸图号、册号、页数、份数、遗失原因、防止遗失图纸出现又被使用的措施),经单位领导审定确认,公司保密处备案同意,档案部门领导,主管部门同意后方可补发,并视情况给予处罚。三、对库藏底图的利用1、各车间需整册产品（含零星图）或工艺图时，需按归档流程图填写发放一览表，报请副总以上领导同意后，交收发室，由收发人员进行排晒。2、需零星工装图时，须填写《库藏申请单》由单位主管领导同意后交底图室，由底图人员进行抽晒。3、提供现场生产的资料出现油污、不清晰的状况时，可到收发室进行一一对应的调换。附：库藏档案资料晒（复）印申请单填写规范库藏档案资料晒（复）印申请单申请单位：（）年晒（复）

7、字第号产品代号册号图号或名称份数每份页数A0A1A2A3A4B4B5发放单位单位份数接收人日期申请理由1、以旧换新；2、新增；3、整理资料；4、其它。申请人申请单位领导审定批准底图接收人日期日期经办人日期晒(复)印人抽图人日期备注四.图纸资料归档中常见的问题问题1：图纸资料整册归档时，技术人员在填写封面总页数时，未加上封面这一页，造成填写的总页数与实际页数不准确。正确做法：封面填写总页数时要加上封面这一页。问题2：在验收整册图纸归档时发现技术人员填写封面的总页数与图纸实际总页数不