第四讲电子表格软件 Excel.ppt

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1、第4讲电子表格软件Excel20034.1多张表或多个工作簿的同时使用4.2函数及其使用4.3数据清单的管理4.4数据保护4.1多张表或多个工作簿的同时使用管理工作簿就是对多张工作表的管理和操作。4.1.1同一工作簿多张表的同时使用1．切换工作表单击工作表标签名，可使其变为当前工作表。按Ctrl+PageUp键切换到上一工作表，按Ctrl+PageDown切换到下一工作表。单击工作表标签左侧4个标签滚动按钮(见图4.1)可显示被遮挡的工作表标签名。图4.1标签滚动按钮工作表标签名2．多个工作表的选定若在当前工作簿中选定了多个工作表，则对当前工作

2、表中的操作，会重复在其他选定的工作表中。选定多个工作表的方法如下所示。(1)选定一组相邻的工作表：单击首表标签，按住Shift键，单击要选定的末表标签。此时，选定表标签名均以白底显示，同时在窗口标题栏出现“[工作组]”字样。(2)选定一组不相邻的工作表：单击首表标签，按住ctrl键，分别单击要选定的表标签名。(3)选定工作簿中所有的工作表：在工作表标签名上右击，从弹出的快捷菜单中选择“选定全部工作表”命令。3．在一个公式中引用不同工作表的数据进行运算一个公式中的操作数若来自同一工作簿的不同工作表，只要在表示操作数的单元格引用地址前，加上表名和字

3、符“！”即可，它表示引用该工作表内的单元格数据。【例4.1】在“学生成绩簿

4、成绩统计表”表中登记的学生的平均成绩，其中陈刚平均成绩的计算数据来自同一工作簿的“成绩表”工作表。操作步骤如下所示。①打开“学生成绩簿”工作簿的“绩统计表”工作表，选择要计算平均成绩的单元格B2。②选择“自动求和

5、平均值”命令，在B2单元格中会看到被自动填写的求平均数函数公式“=AVERAGE()”。③在圆括号中输入“成绩表!D2:G2”，其中“D2:G2”表示学生陈刚总成绩数据区的单元格引用地址。最后的计算公式是“=AVERAGE(成绩表!D2:G2)”。按回车键完成

6、计算(见图4.2)。图4.24．隐藏和取消隐藏工作表先选定要隐藏的工作表，选择“格式

7、工作表

8、隐藏”命令，即可实现表的隐藏。选择“格式

9、工作表

10、取消隐藏”命令，在打开的对话框中选择要取消隐藏的工作表名称，单击“确定”按钮，就可恢复被隐藏的表内容。4.1.2多个工作簿的同时使用Excel允许同时打开多个工作簿，允许在某个工作簿中引用另一个工作簿的数据。1．多个工作簿的切换同时打开多个工作簿后，每个簿占据一个Excel工作窗口。可通过单击Windows任务栏上显示的工作簿图标来切换。也可单击“窗口”命令，在其下拉菜单下方列出所有已打开的簿名称，单击

11、要选择的簿名，即可切换到该工作簿。2．在一个公式中引用不同工作簿的数据在一个表中可引用不同工作簿的数据，只是在引用单元格地址前，必须加上用方括号(或单引号，双引号)括起的工作簿文件名，以指出被引用的数据区域所属的工作簿文件。例如，在某一工作簿的某公式中引用“学生成绩簿”工作簿的“成绩表”工作表数据，则公式内容为：“=[学生成绩簿.xls]成绩表!＄D＄2:＄G＄11”。4.2函数及其使用函数是预定义的内置公式，它处理数据与直接创建公式处理数据的方式相似。例如，使用公式对3个单元格中的数据求其平均值，公式形式可为“=(A1,A2,A3)/3”，而

12、用函数AVERAGE可写为“=AVERAGE(A1:A3)”，两者运算结果一样。使用函数可减少输入工作量，还可减小输入出错。函数都由函数名和位于其后的一系列参数(用圆括号括起来)组成，即：函数名(参数1,参数2,……)。4.2.1函数的使用向公式中插入函数的常用方法如下所示。(1)单击编辑栏上的“插入函数”按钮，或选择“插入

13、函数”命令，打开对话框(见图4.3)，从中选取函数名。例如，选取“MAX”。(2)“插入函数”对话框提供了查找函数的多种办法。例如，可单击“或选择类别”列表框右侧的下指箭头，打开列表框内容，从中选择函数类型(图4.3，选择

14、“统计”类别中的“MAX”函数)。若不知道使用什么样的函数，可在“搜索函数”编辑框(参见图4.3)中输入有关操作目的的文字说明作为搜索关键词(可以是自然语言文字)。例如，输入“求最大数”，并单击“转到”按钮，系统将按照关键词的含义，自动采用智能方式查找相关函数，并在“选择函数”列表框中列出推荐的具有相近统计功能的函数名称，通过对话框下方的简单函数功能说明的描述，选择需要的函数项。若对需要使用的函数不太了解或不会使用，可单击对话框下方的“有关该函数的帮助”链接，即可获得该函数的帮助信息和示例描述。(3)选中所需函数名后，按“确定”按钮，打开“函数

15、参数”对话框。显示有函数名称、函数功能、参数的说明，以及函数运算结果等信息。在对话框的“Number1”编辑框中设置函数参数数据区的取值范围。若数据区