行政文秘人员职业化培训教程

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1、行政文秘人员职业化培训教程1课程目的学会如何保持专业形象及商务礼仪学会如何高效处理办公室事务掌握沟通、时间管理等职业技巧2课程简介一、文秘人员的基本素质二、文秘人员的职业形像三、文秘人员的日常礼仪电话礼仪介绍礼仪称呼礼仪握手礼仪名片礼仪接待礼仪会议礼仪坐车礼仪步行礼仪电梯礼仪餐饮礼仪礼品礼仪商谈礼仪表情神态礼仪姿势礼仪四、日常事务处理技巧文件资料管理传真管理邮件管理信件管理公文与写作技巧会议管理沟通技巧时间管理五、正确看待文秘岗位的价值3一、文秘人员的基本素质返回目录41.职业定位：文秘人员：一个主管人员或部门的助理、沟通、协调和合作的中枢。2.能力要求：电脑操作能力

2、写作能力阅读概括能力编辑校对能力统计分析能力保密意识交际能力口头表达能力人际敏锐能力协调能力组织能力返回目录53.需要掌握的专业技能序号专业技能名称具体描述1打字文秘必须掌握的最基本的技能，是使用打字机或电脑等设备的必备能力。2写作是文秘必须掌握的一种最重要的技能。可以体现文秘的文字功底和驾驭语言的能力。3编辑在文稿正式付印之前对文稿做的各种整理和加工4归档按照一定的要求和方法把具有保存必要的文件归入档案，包括分类、立卷、编制索引等工作。5统计运用定量研究的方法，其中包括运用数字来说明问题。6复制处理书面信息经常需要若干份副本，所以要求秘书掌握此项技能。7使用电信设备

3、主要指使用电话、电传和传真设备。8操作电脑使用办公领域最先进、最重要的设备的能力，主要用于处理信息。返回目录64.文秘人员的主要工作序号主要工作内容描述1辅助决策决策是上司的责任，秘书不可替代，但是在上司决策过程中，文秘要发挥辅助作用。2信息工作文秘必须建立自己的信息网络，保持畅通的信息渠道，善于广泛地从多方面收集信息，并对信息及时整理、筛选、加工、利用和储存。3文书工作文书是单位行使职权、进行指挥管理、联系洽商工作的重要工具，也是文秘重要的经常性工作，包括收文的处理和发文的撰拟4会务工作凡有一定规模的会议，都有大量的会务工作，通常由文秘部门承办。大型会议则可设专门的

4、会议机构，原有的文秘部门参与其中，常成为会务机构的组织者5公关工作这是一项直接与人打交道的工作，包括来信的处理，来访的接待等。6档案工作单位的重要文书，处理完毕后都要立卷归档。已经处理完毕的文书，经过立卷，定期移交档案室，以备日后查找利用。7行政事务工作包括财务管理、生活管理、环境管理、车辆管理及接待工作。8上司交办的其他工作这种工作带有临时性和偶发性，有时也有突发性。如协助上司找人找资料，代表上司接待客人，探望、慰问生病员工，了解、处理某些临时任务等。返回目录7二、文秘人员的职业形象返回目录81.仪容头发：发型大方，保持整洁，无头屑、无汗馊气味。眼睛：清洁、无分泌物

5、、避免眼睛布满血丝，戴眼镜者要注意擦除镜片上的多余物。鼻子：别让鼻毛探头探脑，勿当众抠鼻子。嘴巴、牙齿：清洁、无食品残留物，保持口腔无异味。手部：保持手部清洁，尽量不留长指甲、涂指甲油，手指甲的长度以不长过手指指尖为宜。耳部：保持清洁。化妆：以淡妆为宜，注意在公共场合或男士面前勿化妆或补妆。返回目录92.仪表着装基本原则面料：一般为纯毛、纯麻、纯棉、纯丝和纯皮为佳；色彩：“三色原则”款式：“TPO”原则Time时间Place地点Occasion场合服饰应时，应景，应事，应己，应制返回目录10女士篇在办公室内以穿着西装套裙或长裤为宜。套裙：应以冷色调，不带任何图案，简洁

6、为主。衬衫：衬衫的下摆必须掖入裙腰之内，除最上端一粒纽扣外，其余纽扣要一一系好。内衣：不宜不穿；不宜外穿；不宜外露；不宜外透。鞋袜：要与服饰相协调。穿裙子时要穿长筒或连裤丝袜，以肉色或黑色为宜，忌“三截腿”。注意袜子不能有洞或脱丝，不能当众整理丝袜。返回目录11避免华丽、性感的服装，忌过分裸露、透薄或紧身；避免显得清纯、学生味太浓，让人感觉幼稚；切忌标新立异。不能将上衣披在身上，或者搭在身上，更不能当着别从的面随便将上衣脱下。饰物：以少为宜，不要超过3件，式样要简单不夸张。返回目录12随身物品钱包钥匙包名片夹公文包口香糖（爽口剂）小木梳小镜子小红包返回目录13男士篇基

7、本要求不求华丽、鲜艳；“三色”原则着西装八忌西裤过短衬衫放在西裤外不扣衬衫扣西服袖子长于衬衫袖领带太短西服上装两扣都扣上（双排扣西服除外）西服的衣裤袋内鼓鼓囊囊西服配便鞋返回目录14西服的选择和穿着面料、色彩、图案、款式、造型、尺寸、做工拆除商标、熨烫平整、系好纽扣、不卷不挽、慎穿毛衫、巧配、少装东西领带和衬衫的搭配鞋子：光亮、有形、保养袜子：着深色或与西服颜色相类似的袜子返回目录15配饰领夹袖口眼镜手表皮夹手帕古龙水皮带公文包返回目录164.仪态挺拔的站姿保持优美站姿的关键直腰，脖不前伸，颈部直起，背不驼，不窝，肩不耸，腰部挺直，髋不松，膝不打弯。