秘书文档管理课件秘书文档案管理习题答案

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1、技能训练项目1P9页【参考答案要点】1.开展文书工作的必要性（1）通过发布公司的发展规划和工作计划，使所冇公司员工知道自己的奋斗廿标是什么，口己应该具体做什么。（2）通过发布相应的规章制度，使所冇的公司员工知道自己应该怎么做。（3）通过公务信函和契约性文书密切与业务合作伙伴的联系，规范公司的经营行为。（4）通过整理和保管各种文书材料，积累公司运作经验，寻找发展壮大规律。（5）利用通知、通报等书面形式，及时准确地向员工传达公司的决策、经营动态、社会环境的变化等情况，使员工在及时准确地了解各种信息的基础上，适时地调整自己的行为方式，适应环境变化，推动公司的发展壮大。2.开展文书工作

2、的必要准备（1）通过学习、调研，充分掌握公司的基本情况、行业的最新动态等信息，为文书工作的开展做好内容上的准备。（2）掌握相关语言文字的表达规则，提高书而表达能力，为文书的撰拟和审核做好能力上的准备。（3）购置计算机、打印机、纸张、油墨等相关的设备和用品，为文书工作的开展做好物质上的准备。项目2P16页1.由于青萌商贸公司与当地环保局不属于同一个组织系统，因此，他们之间的行文关系属于非隶属关系111的跨系统关系。2.跨系统的社会组织之间相互行文，属于平行文，因此，应该选择横向行文，直接向当地环保局发出请求批准建厂的“请准函3•文件打印出来以后，不能直接通过熟人关系送给吴局长本人

3、。因为吴局长主管环保局的全面工作，并不一定直接负责新建工厂的环境影响评价。把文件直接送给他，一来打乱了公文的运转程序，有可能使事情的办理变得更慢；二来也有可能影响到吴局长的声誉，让人觉得吴局长和青萌商贸公司之间冇着一种说不清的暧昧关系。因此，文件打卬出来以后，应当按照止常的公文运转程序，专人送达或者邮寄到当地环保局的办公室。项口3P30页1.（一）页面设置1•新建一个word文档，单击“文件”一“页而设置”，打开“页而设置，对话框，选择“纸张'‘选项卡，把纸张大小设置为A4；2.选择“页边距”选项卡，首先在“页码范围"设置栏的下拉选项屮选择“对称页边距"，然后在“方向"设置栏中

4、选择“纵向”，然后在“页边距''设置栏中设置上37mm,卜35mm,内28mm,外26mm。最后点"确定（-）制作发文机关标识1.在文档的第一行输入一个冋车符，并把这个冋车符的大小和行距都设置为71磅，即25mmo2•在文档的第二行输入“山东电建二公司文件S并使Z居中排列。选择这行字，对它进行格式设置：点击“格式”一“字体"，选择“字体”选项卡，在“中文字体”选择框中，选择“小标宋”（如果电脑中没有，可以从网上下载安装，或者用宋体代替），在“字形”选择框屮选择“常规J在“字号"选择框屮直接输入“62二即单个字的宽和高都是62磅，也就是22mm,在“字体颜色"选择框中选择红色；选

5、择“字符间距”选项卡，在“缩放”选择框中选择“68%：使单个字的宽度缩小为高度的68%,即15mm。点击“确定”，完成发文机关标识的制作。2.选中第二行，把第二行的行距设置成固定值“62磅二单击确定。（三）确定并标识发文字号1.在文档的第三行和第四行分别输入大小为3号字的回车符，并把这两行的行距都设置成“固定值"“16磅”，即3号字的高度值，这样就根据《格式》的要求，在发文机关标识下而空岀了两行的位置。2.根据公文内容拟定发文字号，比如“鲁电（2006）26号J用3号仿宋体字居中排布在文档的第五行。3.选中第五行，并把第五行的行距设置成“固定值"“16磅二（四）标注红色反线1•

6、在文档的第六行，输入一个大小为11磅即约4mm的回车符；1.选中笫六行，并把第六行的行距设置为“固定值杠II磅S2.在第六行冋车符的下面插入一条长度为156mm宽度为1mm的红色反线：单击“插入J“图片J“自选图形J打开洎选图形"工具栏，选择直线工具，在第六行的卜•面画一条与版心同宽的横线一双击横线，打开“设置白选图形格式”对话框，选择“颜色与线条”选项卡，设置线条颜色为“红色”，线条虚实为“实线”，线条粗细为“2.8磅J即1mmo单击“确定二完成线条格式设置。（五）设置标题1.在文档的第七行和第八行分别输入一个3号字大小的回车符，并把这两行的行距都设置成“固定值”T6磅=2.

7、在文档的第九行和第十行输入公文的标题，（因为该公文标题较长，需山用两行的位置）并设置成2号小标宋，居中排布。同时，把两行的行距设置成“固定值杯33磅S因为2号字的高度是22磅，把行距设置成33磅，就是使用了0.5倍行距，从视觉效果上看比较美观。（六）设置主送机关1•在文档的第十一行输入一个3号字大小的回车符，并把这一行的行距设置成“固定值'”'16磅”;2.在文档的第

8、•二行输入主送机关名称，并设置成3号仿宋体，居左顶格排布，后标全角冒号。然后，把这一行的行距设置成“固定值杠16磅"；（七）