秘书文档管理课件项目十一.ppt

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1、项目十一档案的保管项目目标任务导向技能训练项目目标1．知识点档案保管工作的内容、任务和基本要求档案保管的物质条件档案库房管理与档案在流动过程中的维护与保护方法2．技能要求初步掌握档案保管工作的要领任务导向一、档案保管工作概述二、档案保管的物质条件三、档案库房管理四、档案存放位置索引五、档案代理卡六、全宗卷一、档案保管工作概述（一）保管工作的含义1、库房管理2、档案流动过程中的保护3、保护档案的专门措施（二）保管工作的任务1、防治档案的损坏；包括自然损坏和人为损坏。2、延长档案的寿命；3、维护档案

2、的政治安全，防止泄密。（三）基本要求1.以防为主，防治结合2.加强重点，照顾一般3.自力更生，勤俭节约4.立足长远，保证当前（四）意义档案保管工作为档案管理工作提供物质对象，其质量的高低，对提高档案管理工作水平具有重大的影响，甚至在一定条件下具有决定性的影响。二、档案保管的物质条件（一）档案库房档案库房是为存储和保护档案而设计建造的建筑物。库房地址的选择，以及防热、防潮(防水)、防火、防盗等方面均有一定的要求，不少国家制定有专门的设计规范。档案库的窗户应尽可能少而小档案库的形式、结构、用材、颜色

3、均应考虑隔热、防潮等效果库房温度冬季不低于14C，夏季不高于24C，相对湿度45～60％。（二）档案装具1、档案箱2、档案架活动式密集架积层密集架（通天架）3、档案柜等手动密集架底图密集柜（三）包装材料1、卷皮2、案盒、卷盒3、档案袋4、包装纸等（一）库房编号1.为所有库房编一总的顺序号2.分区编号（二）排架和编号1.整齐一致2.避光通风3.空间利用4.统一编号，顺序是从左到右、从上到下。三、库房管理（三）全宗的排列和档案的存放1.全宗的排列      一个全宗的档案放在一起；      

4、全宗号流水排列法；全宗分类排列法；      全宗群排列法。2.存放方式      竖放和平放四、档案存放位置索引全宗名称：全宗号：案卷目录号案卷目录名称目录中案卷起止号数存放位置楼层房间档架（柜）栏格五、档案代理卡为了便于库房管理售货员掌握流动情况和安全检查，可以填制一种卡片放在档案原来存放的位置上，这就是“代卷卡”或“代理卡”。全宗号目录号案卷号移出日期移往何处库房管理员签字（移出）归还日期库房管理员签字（收回）单位名称经手人姓名六、全宗卷全宗卷是在管理某全宗过程中形成的，以全宗为单位

5、组成的说明全宗历史情况的文件材料专卷。通常包括：移交和接收全宗的文据，立档单位和全宗历史考证，全宗整理工作方案，立卷说明，全宗内档案数量和状况的检查登记和报告，档案鉴定的报告和销毁清册，全宗指南、档案利用的重要登记等。技能训练P126页