《秘书管理》PPT课件

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1、秘书文档管理陈祖芬中国人民大学出版社21世纪高等院校秘书学专业系列教材第一章文档与文档工作概述第一章文档与文档工作概述第一节文书与文书工作1第二节档案与档案工作2第三节关系辨析：文档与文档工作3第一章文档与文档工作概述第一节文书与文书工作DBCA二、文书的作用三、文书的种类四、文书的稿本AddYourTextEF一、文书的概念五、文书工作概述六、文书工作的组织与管理第一章文档与文档工作概述一、文书的概念（一）“文书”一词的由来与演化文书的产生与“文书”一词的产生孰先孰后？古代“文书”一词的四种含义？（诗书古籍，公文案卷，契约形式，文章与书法的合称）“公文”、“文件

2、”等词语的出现现代，“文书”一词的两种含义物人第一节文书与文书工作公文：国家机关、企事业单位、社会团体在公务活动中形成的具有法定效力和规范体式的文字材料，是贯彻政策、发布法规、商洽工作、汇报情况、交流经验的重要工具。第一章文档与文档工作概述一、文书的概念（二）文书、公文、文件含义的联系与区别第一节文书与文书工作经常交错使用文件（广义）＝文书（广义）纸质文件（狭义文书）非纸质文件公务文书私人文书声像文件电子文件哪种适合集合概念，哪种适合个体概念？第一章文档与文档工作概述想一想这些称谓哪些符合人们使用惯例，哪些不符合？“历史文书”“中央文书”“省委文书”“中央一号文件

3、”“上报公文”“信函”、“会议记录”称“文件”吗？第一节文书与文书工作第一章文档与文档工作概述二、文书的作用指导规范联系记载凭证等第一节文书与文书工作想一想：这些文件有何用？国家行政机关公文格式《××总公司关于印发××行业工商企业对标指标解释说明的通知》《××通信集团××有限公司关于××资费营销方案的请示》××与××公司购销合同三、文书的种类按照文件载体的不同；纸质文件、感光介质文件、磁介质文件以及电子文件等；按照内容性质的不同：规范类文件、领导指导类文件、报请类文件、知照类文件、契约类文件和会议文件等；按照文件内容涉密程度的不同：绝密、机密、秘密、内部、限国内公

4、开和对外公开等不同等级；按照行文方向的不同：上行文、平行文和下行文；按照文件处理时限的不同：平件、急件和特急件；按照文件来源的不同：收文、发文和内部文件；按照文件处理方式的不同：阅知件（阅件）和阅办件(办件)；按照文件形成者和使用范围：公务文书和私人文书。第一节文书与文书工作第一章文档与文档工作概述三、文书的种类公私文书的界限有时候并不明确。第一节文书与文书工作第一章文档与文档工作概述四、文书的稿本（重点掌握）草稿定稿正本副本存本试行本修订本各种文字文本第一节文书与文书工作想一想：正本、副本与存本的主要区别在哪里？五、文书工作概述文书工作——机关形成、处理和管理公

5、文的各个环节及其中相衔接的各项程序和手续。三个环节形成办理管理第一节文书与文书工作第一章文档与文档工作概述六、文书工作的组织与管理（一）文书工作的组织形式第一节文书与文书工作集中处理形式分散处理形式职权范围不大内部组织机构简单驻地集中公文往来不多基层、小型机关和企事业单位职权范围大内部组织机构多层次两级或两级以上或驻地分散公文往来数量多县级以下的党政机关及其直属机关大中型企事业单位第一章文档与文档工作概述六、文书工作的组织与管理（二）文书工作领导体制各单位的文书工作？第一节文书与文书工作Text领导？指导？第一章文档与文档工作概述六、文书工作的组织与管理（三）文书

6、工作的原则与要求各类规定？原则：实事求是，准确、及时高效、安全、简便、集中统一。要求：准确、及时、安全。第一节文书与文书工作第一章文档与文档工作概述第二节档案与档案工作DBCA二、档案的价值三、档案的作用四、档案的种类AddYourTextEF一、档案的概念五、档案工作概述六、档案工作的组织与管理第一章文档与文档工作概述一、档案的概念（一）“档案”一词的由来与演化“典册”、“中”、“典籍”、“图籍”、“文献”、“文书”、“文案”、“案卷”、“案牍”、“簿牍国外第二节档案与档案工作起居注写在羊皮纸上的独立宣言第一章文档与文档工作概述一、档案的概念（二）对档案的定义理

7、解《档案工作基本术语》中对档案的定义：国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。第二节档案与档案工作因此，可以从六个角度理解档案的定义：来源、内容、本质属性、价值、形式、历史记录。第一章文档与文档工作概述二、档案的价值档案的价值是指档案对于形成单位和社会的意义与作用。档案价值是由档案本身的各种因素和社会对档案利用需求二者的结合所决定的。档案具有凭证价值和情报价值。档案价值的实现的规律性：档案价值扩展律，档案机密性递减律，档案的科学文化作用递增律。档案价值的实现，档案作用发挥的程度如何，取决于四个条件：档案利用实践、社会发展水平、社会

8、制度和档案