秘书有效的时间管理浅析

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1、秘书有效的时间管理浅析　　　　谈秘书的时间管理首先来看看时间这一抽象、模糊的概念时间是人类用以描述物质运动过程或事件发生过程的一个参数确定时间是靠不受外界影响的物质周期变化的规律时间是抽象的从西方的亚里士多德、奥斯汀、伽利略等哲学家都曾探讨过时间问题直到二十世纪的前期爱因斯坦的广义相对论才阐述了时间相对的并非独立存在而是与空间相互依赖的是可以被引力压缩弯曲的然而什么又是时间管理呢?时间管理就是用技巧、技术和工具帮助人们完成工作实现目标时间管理并不是要把所有事情做完而是更有效的运用时间从时间管理的定义中就可看出有计划的管理时间可以让事情有条不紊的进行有效的管理时间可以取得事半功倍的效果节省人力成

2、本切实提高工作效率和工作质量　　　　俗话说“时间就是金钱”在社会激烈的竞争中早已不是人与人竞争而是与时间赛跑哈弗的管理百科全书将“时间管理”列为成功的管理者的总要因素许多的美国企业在培训员工时也常常加入时间管理的培训过程秘书作为协调领导处理事务的人以从事其他工作的人一样要做好工作更要合理的分配时间分清轻重缓急明确工作目标加强时间管理有组织有计划的进行工作秘书对时间管理的好坏直接影响着领导的工作效率使得领导的工作不得头绪杂乱无章　　　　时间对于每个人都是平等的每个人都拥有同等的时间我们每天都只有24小时每天吃饭睡觉的时间都是大致相同然而人生之所以不同在于其余时间所创造出来的价值然而我国对于时间管

3、理的观念还是较落后的所以我们往往会掉入时间陷阱例如拖延工作无效率的加班等等一是由于领导的原因由于自身的陈腐的观念没有认识到时间就是金钱不把时间当做可利用的资源在会议、仪式中注重排场注重表明功夫而忽视了节约时间以及工作分工不明确第二个原因是由于秘书自身的原因对于时间安排不合理不能分清轻重缓急不能与领导主动的沟通而是被时间安排　　　　秘书对于时间的管理有着特殊性所以在工作中要有效的安排时间避免因自己工作的失误而造成工作效率低使公司落后于他人那么用科学的手段管理工作呢?　　　　管理时间必须遵守四个个重要的原则1)时间合理分配原则2)最大限度地为领导获取可控制时间3)分清工作的轻重缓急4)有计划、有目

4、的在遵循着三个原则的基础上来用科学的方法有效的安排、管理时间使各项工作有序进行　　　　对于时间的管理有以下几个方法：　　　　一、制定时间安排表　　　　这个时间安排表不单单是对一个时间段的安排我们可以做出很多种时间安排表我们大概可以做出5种时间安排表一是全年预定时间表在这个时间表里制定一个一年的计划不用每件事都详细地列出例如7月份公司要签订一份大的合同12月份进行年终总结列出这样一个大的方向二是每月预定时间表在这个时间表里可以把这一个月的会议、面谈、签约等事项逐一地列出使时间一目了然三是每周预定时间表每周的时间表要在下周一前完成完成后请领导过目征求领导的同意在这个时间表里可以记载员工的生日代表领

5、导对员工表示祝贺以及下周要参加什么会议等具体细节一定要明确例如这个会议性质是否要穿正装出席是否要发表讲话把项目的有关部门以及主要人员一一列出一遍突发情况可尽快联系相关部门四是每日预定时间表在每日预定的时间表里事情安排不仅要明确而且要明确到具体时间例如10点各个部门开会下午2点签约合同等把公司时间私人时间逐一列出　　　　二、利用80/20的法则进行管理　　　　80/20法则是19世纪意大利经济学家帕累托提出的一个法则在19世纪的英国他通过数据研究法现了一个奇怪的现象社会财富极其的不平等社会的财富流向了少数人的手中20%的人拥有80%的人的财富通过持续的研究发现很多情况都可以用这一法则来解释例如2

6、0%的员工创造了80%的财富80%的利润来自20%的客户这一发现在当时引起了不小的轰动　　　　同样我们也可以运用这一原则来对时间进行管理把这一天的工作按轻重缓急分为四类其中最重要的事情约占20%这是非常重要的事情必须当天完成剩下的三类按顺序先完成AB如果C实在不能完成可安排到明天在分类的同时要对工作的开展进行跟进例如一个会议预计是半小时结果一个班小时才开完秘书就要在其中寻找原因是个环节出了问题是准备时间过长还是开会的资料不够充分对这类问题进行总结在以后的工作中尽可能地避免这类问题来更高更快有效地完成工作　　　　三、工作有秩序以及分工明确　　　　对于处理完成的工作一定要及时归档把自己收里的工作进

7、行分类每天固定的时间处理邮件、文件、电话以确定工作有秩序避免在此环节中浪费时间对于突发的时间要预留出时间一遍事情发生打乱了一切计划对于领导安排的工作一定要明确些是自己的些需要同事协助完成的避免事必躬亲使自己陷入琐事之中从而耽误了工作进度降低了工作效率　　　　最为合格的秘书一定要对工作进行总结是个地方浪费了大量的时间些地方时间安排过于紧凑对时间表进行不断地变化和改进依据自己的实际情况来安排工作例如一