【精品】档案管理方案

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1、文件.档案流向（RFID）登记管理系统设计方案文件、档案流向（RFID）登记管理系统设计方案文件、档案流向登记管理的现状与问题近年來，我国文件、档案流向登记管理爭业取得了长足的发展，文件、档案流向登记管理事业的规模扩大了，数量也逐日增多，文件、档案的种类日趙多样化，信息量迅速膨胀。但传统保密文件、档案管理手段与技术所导致的问题日益突显：（一）、保密文件、档案编冃流程繁琐低效、整理时间兀长传统方式下,保密文件、档案入馆后先需进行分类、排序，并去装钉，然后由人工撰写档案盒的相关信息，最后手工抄写档案目

2、录，并将H录连同档案一起封装入档案盒内。这种操作方式耗费人量活劳动和时间，导致较多文件、档案入馆肩被长期堆放、一隅得不到及时鉴理归档。此外，文件、档案编目与文件、档案盒眷写多为简单、重复件劳动，手工处理方式使得整个流程既繁琐又低效。（二）、文件、档案存放次序较易被打乱虽然文件、档案一•般都分类存放，但是在档案存取过程中，山于人工操作的随意性和一些不可避免的错谋，文件、档案存放的次序难免被打乱，造成文件、档案存放无序，查找困难。（三）、文件、档案查阅耗时长随着文件、档案规模与种类越來越庞大，要查找某

3、一文件、档案时，先由管理员找到存放该类型文件、档案的架，再根据文件、档案的编目信息在档案架的每一格进行杳找。一旦文件、档案存取时没有按规左存放在指定的位置，查找起来就好比海底捞针，需要将所有的文件、档案筛选一遍。（四）、文件、档案的盘点操作不科学由于文件、档案数量众多，且文件、档案材料都封装在文件夹或档案盒内，因此在盘点文件、档案时一般只清点文件夹或档案盒的数虽。但在每个文件夹档案盒内存放的档案种类、数量均不相同，这种盘点方式并不能真正反映文件和档案储存的真实信息。如果耍拆开每个文件夹或档案盒进行

4、盘点，那将是一项十分庞大的工程。（五）、对失效文件和档案的管理滞后有效期限是文件、档案价值体现的重要标志之一。凶此，超过有效期限的文件、档案是没有任何价值的，需耍经常性销毁以减少对文件、档案库存资源的占用。但是，由于传统管理模式下文件、档案盘点工作的困难，管理人员对文件、档案的储存时间信息掌握很不准切，使得失效文件、档案不能被及时发现和处理。因此，很多已过保存期限的111文件或门档案仍然和有效文件或档案一-起储存在货架上，形成大量冗余档案，给文件、档案管理工作带来额外负荷和成本。鉴于这种现状，文件

5、档案管理的技术升级与改造迫在眉睫。作为新一代物料跟踪与信息识别的RFID（无线射频识别技术）技术的快速发展给档案管理的口动化、智能化带來了可能性，具冇其他方式无可比拟的优越性。二、RFID技术应用于文件、档案流向登记管理的方案设计（―）RFID技术简介RFID（RadioFrequencyIdentification）,即无线射频识别,是兴起于20世纪90年代的一项自动识别技术。一个典型的RFID系统山射频电子标签、读写器或阅读器以及天线三部分构成。它集编码、载体、识别与通讯等多种技术于一体的综合

6、技术，主耍原理是利用无线电波对一种标记媒体进行读写、识别的过程,非接触性是它明显特征。在实际应用中，读写器将特定格式的数据吗入肿11）标签，然麻将标签附着在待识别物体的表面。读写器亦可无接触地读取并识别电子标签中所保存的电子数据，从而实现对物体识别信息的远距离、无接触式采集、无线传输等功能。（二）将RFID技术应用于档案管理，有着以下优点:1、非接触式数据采集。RFID技术极大地増强了管理者对库区存储物品的信息收集、交换与跟踪能力。管理者无需打开档案盒，只需将粘有RFII）标签的档案盒在阅读器前经

7、过，就町以在电脑辟幕上显示出盒内档案的具体名日、数量、档案摘要等信息，缩减了管理者的作业环节，提高了作业效率，从而有助丁管理者实施库存档案的动态化管理。2、快速扫描，且一次性数据处理虽大。RFID读写器可以同时从多个射频标签屮快速读取包括货位信息、档案内容摘耍信息等多项相关数据信息。如一些读写器可以每秒读取200个标签的数据，这比传统扫描方式要快超过100倍。3、标签信息容量大，使用寿命长，可重复使用。和传统的条形码、磁卡等数据存储介质相比，RFID标签可存储的数据量大大增加，可达1K甚至更大的容

8、虽；标签的内容可以反复被擦写,而不会损害标签的功能，从而可实现标签的亜复使用。4、安全性高。标签的数据存取具冇密码保护，识别码独一无二，无法仿造，这种高度安全性的保护措施使得标签上的数据不易被伪造和篡改。5、抗污染性能强和耐久性，传统条形码的载体是纸张，因此容易受到污染，但RFID对水、汕和化学药品等物质具有很强抵抗性。此外，由于条形码是附于塑料袋或外包装纸箱上，所以特别容易受到折损；RFID卷标是将数据存在芯片屮，因此町以免受污损。6、体积小型化、形状多样化，RFID在读取上并不