[精品]档案管理规定

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1、档案管理规定第一章总则第一条为加强公司档案管理，规范各类档案资料的归档、分类、保管、借阅、保密、统计、销毁等工作，特制定本规定。第二条公司档案管理工作实行统一领导，分级管理，定期归档的方式，即公司行政文书档案由行政部（综合部）集中统一管理；财务档案、人事档案、工程技术档案、销售档案、招商档案、客户档案及相关的经营类档案分别由职能部门管理，由各职能部门做好档案资料的收集、整理、立卷和归档工作，并以年度为期限向行政部（综合部）移交。第三条本办法适用于高扬投资控股有限公司（以下简称集团）及所属各子公司（以下简称子公司）的档案管理。第四条集团行政部及各子公司综合部

2、是档案管理的责任部门。第二章公司档案管理机构及职责第五条档案工作由公司董事长统一领导，行政部负责接收，收集，整理，立卷，保管和提供利用工作，督促和指导各部门,各下属子公司的档案工作。第六条集团总部及子公司应明确专人，及时处理需要保存的文件资料，并在收发文登记簿上注明。第七条档案管理的职责1、负责公司文件材料的形成、积累、保管和整理、立卷归档工作，保证归档文件材料完整、准确、系统。2、坚持平时整理。根据公司不同种类文件材料的形成特征，制定案卷类目，合理分类存放,便于利用和归档。3、归档案卷做到页号编写准确，案卷目录清楚，案卷标题简明扼要。4、保管好本公司归档

3、的案卷，注意文件材料的安全和保密。5、按要求对档案进行分类、整理、编目，并编制检索工具，能应要求快速、准确地查询所需档案。第三章归档范围第八条公司在筹备、建设、经营、管理等活动及产权变动过程中形成的具有保存价值的各种载体形式的文件都应纳入档案收集范围，包括文本资料，电子记录资料，声像资料和实物资料等。1、经营决策类：企业发展规划、经营战略决策等文件；董事会、监事会、股东会记录、工作报告、决定、决议等文件；经营管理计划、总结、报告及计划调整等材料。2、资产管理类：项目投资规划等文件；企业证照、资质、股权、房产、土地等的权属登记等材料；股权变更、收购、转让的请

4、示、批复、协议等文件；产权变动的请示、批复、协议等文件；企业资产管理、登记、统计、交接以及清产核资、资产评估等材料。3、行政文秘类：政府机关、行业主管部门来文、上级领导题词、指示、讲话等文件材料；公司对外的正式发文、与有关单位来往的文书函件；下级机关上报的工作计划、总结，报告、请示等文件;办公会、专题会、工作例会等会议通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议纪要、简报、记录等材料；企业编史修志方面如大事记、机构沿革等文件；企业制发的各种规章制度等。4、企业资信类：企业认证、达标等活动的呈报、审批材料、合格证、资格证书、企业获得的资质、信誉方面的证

5、书及其他奖励等企业信用资料；企业标识、商标标识方面的材料、专利、商标和其他知识产权方面的申报、证明等知识产权方面材料。5、经济合同类：对外签订的经济合同、协议书等文件材料；项目开发、工程建设、商品房销售、商铺租赁合同、协议、承诺书等材料。6、法律事务类：法院判决书、调解书等诉讼和仲裁等文件；案件、纠纷及公证事务调查过程形成的文件及结论性材料；一般法律事务工作文件等；7、人力资源类：员工劳动合同、劳动合同补充协议；社会保险申报材料；管理人员任免、职工奖励处分的文件材料；员工招聘、入职、转正等人事档案；劳动、工资、福利方面的文件材料；员工学习培训文件资料。8、

6、项目建设类：项目调研、规划、立项等文件材料；建设用地、勘察、设计、招投标与合同等文件材料;施工、监理、质量、竣工验收等工程管理文件；设备采购计划、方案、合同、验收等资料。9、市场管理类：市场定位、业态规划资料；招商政策、推广营销计划等文件；商铺租赁、物业管理合同、协议等资料；客户调查、商户档案、合作商（客）户资信材料；市场消防、治安管理文件资料。10、财务管理类：财务管理文件资料、会计凭证、会计帐簿、财务报表等财务材料；固定资产管理文件资料；审计意见、审计报告及批复等资料、专项审计通知、报告、批复、评价书（结论）、调查与证明等材料。11、其他需要归档的文件

7、资料：宣传或反映本公司重要活动以及在外学习、考察时的影像音资料；本公司获得的奖状、奖证、奖章、奖旗、奖品、牌匾，包括上级领导和外协友好部门或个人提供的题词、书画、工艺制品等。第三章归档时间及要求第九条档案归档时间1•行政管理、经营管理文件应在办理完毕后的次年三月份前归档。2•项目建设文件应在其项目鉴定、竣工验收前归档，周期长的可分阶段、单项归档。3.产权产籍、质量认证、资质信用、合同协议、知识产权等文件应随时归档。4.外购设备文件应在接收后即时登记归档。5.员工外出参加公务活动形成的文件材料应在活动结束后一周内归档。6.会计核算专业材料应在会计年度终了后由

8、财务部门整理归档，保管一年后向公司档案管理部门移交。7.电子文件应