[精品]汤臣倍健档案管理规定

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1、公司档案管理规定为规范公司档案管理，增强公司档案的实用性和有效性，特制定本制度。公司的档案管理由行政人事部档案管理员负责。在档案资料归档期，由档案管理员分别向各主管部门收集应该归档的原始资料，各主管部门经理应积极配合与支持。一、档案分类公司档案主要分为四大类，包括文书档案、资料档案、声像档案、实物档案。1.文书档案包括公司的规划、规章制度、统计资料、经营情况、会议记录、决定、委托书、协议、合同、项目方案、通知等具有参考价值的文件材料。2.资料档案包括公司出版的刊物和书籍、有关公司的新闻报道材料、产品宣传手册、营养健康读物、卖入手册等有保存价植的资料。3.声像档案是指以感光材料

2、、磁性材料为载体，以影像、声音为主要反映方式，辅以文字叙述的历史记录材料。包括照片、录音带、录像带、光盘等。4•实物档案是指单位或个人在各项活动中形成的，对企业有保存价值的物质实体为载体的历史记录，主要指不可折叠的物品，包括奖杯、奖牌、荣誉锦旗、横幅、纪念章等各类纪念品。二、档案收集公司成员均有义务积极配合做好档案归档工作，收集相应管理范围内具有保存价值的档案资料，主动向档案管理员移交相关档案。公司的归档资料实行“季度归档”及“年度归档”制度，即每一季度管理日及年末终了向档案管理员统一移交档案资料，并办理档案移交手续，对于频繁产生或比较重要的材料，移交时间可灵活掌握，做到及时

3、跟踪，尽快收集归档。档案原稿由公司档案管理员归档，经办部门视实际需要留存复本。如为特殊案件因业务处理需要，原稿须由经办部门保管者，应经行政人事部副总经理同意后妥为保存，档案管理员以复本归档，原件利用毕后仍应送档案管理员归档并换回复本。对于无法判断是否有保存价值的材料，应该主动联系档案管理员，由其判断是否归档，以避免重要材料的遗漏。三、档案整理凡应该及时归档的资料，由档案管理员负责及时整理。保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。文件整理应依下列方式整理：1•中文横写或外文文件应以左方装订为原则。2.文件如有皱折、破损、参差不齐等情形，应先整补，裁切折叠，

4、使其整齐划一。声像档案的归档遵行"谁主办，谁负责收集整理”的原则。即由拍摄人员和负责该内容的人员按要求附上时间、地点、主题、人物、拍摄者等详细文字说明。四、档案借阅1•各部门经办人员因业务需要需调阅档案时，应填具“档案借阅申请单”后向档案管理员调阅。档案管理员接到“档案借阅申请表”经核查后，取出该项档案，并于“档案借阅申请单”上填注借出日期后，将档案交与借阅人员。“档案借阅申请单”则依预定归还日期之先后整理，以备稽催。2.“档案借阅申请单”以一单一案为原则，借阅时间最长以两周为限，如有特殊情形欲延长调阅期限时，应按调阅程序重新办理。借阅人员对于所借案件，不得抽换增损，不得在档

5、案资料上圈点、划线，不得折叠、拆卸和污损，如有拆开必要时，亦须报明原因，请档案管理员负责处理。调卷人员调阅档案，应于规定期限内归还，如有其他人员调阅同一档案时，应提出借阅变更登记，不得私自授予。3.涉密文件及相关重要材料借阅需由行政人事部副总经理同意签章后方能借出，如副总经理因公外出时可委托行政人事部经理审批。总经理、副总经理、总监、办公室主任借阅非密级档案可直接通过档案管理员办理借阅手续。于档案管理员处当场借阅者，免填“档案借阅申请单”。4•档案归还时，经档案管理员核查无误并于“档案借阅申请表”填注归还日期及签名确认后，档案即行归入档夹。“档案借阅申请单”由档案管理员留存备

6、查。%1.档案清理1•档案管理员应随时拂拭档案柜，维护档案清洁，以防虫蛀腐。每年依规定清理一次，已届保存期限者，得予销毁，销毁前应造册呈行政人事部副总经理核准，并于目录表之附注栏内注明销毁日期。2•在销毁公司档案资料时，必须由总经理或副总经理以上领导指定专人监督。公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司档案资料。3•保管期限届满的文件中，部分经核定仍有保存参考价值者，档案管理员应将“档案移交登记表”备注在其保留文件上。