工程设计档案的管理难点及对策

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1、工程设计档案的管理难点及对策工程设计档案的管理难点及对策工程设计档案是设计人员在科技活动中形成的具有保存价值文字、图表及的真实记录，是工程施工、审计、交竣工验收等诸项工作的依据。如何做好设计档案的管理工作，更好地为工程建设服务，是急需解决的问题。结合工程建设工作实际，笔者认为还存在以下几个问题。1、部分人员素质偏低在工程设计过程中，一个工程项目需多个设计部门精诚合作才能完成。个别人员将职责范围内的设计成果当作自己的私有财产，不及时向档案部门移交，造成档案不完整。2、管理制度不健全在设计档案管理工作中，缺乏设计文件材料归档方面的制约措施,造成档案资料

2、不能及时归档，影响整个设计档案工作的开展。3、档案重视程度不够个別人重设计轻归档，总以为档案收集和管理是档案人员的事，使档案管理工作滞后于设计工作。因此，给档案管理增加了难度，势必影响到设计产品质量。设计产品是设计人员运用基础资料，先进技术、科研成果、实践经验进行集体创作的综合技术成果，表现形式为技术文件、技术图纸等。工程设计档案直接记录了设计人员的科技思想，科技方法和科技成果，真实地反映了设计实践活动的历史过程，除具有科技档案的一般共性外，还有其自身的特点。充分认识和掌握它的各种特点及其管理要求，对加强工程设计档案工作并充分发挥其作用十分重要。现

3、就其工程设计档案的主要特点，谈一下观点。一、组成的成套性一个单位或独立的工程，一般都是作为一个建设项目来安排基本建设工作的，设计单位也就以一个独立的工程项目作为设计工作对象,把不同专业的设计人员组成队，按照严格的、科学的设计程序，一个环节紧扌II一个环节有规律的展开设计工作，并相应形成具有严密的系统性和有机联系不可分割的设计文件材料整体，从而决定了设计档案的成套性，一项工程设计的全部设计技术文件材料的总和，包括设计依据材料厂、中间计成品和最终设计成品等，按照一个独立的工程项目把它们组成一套完整、准确、系统的档案，其中的每一张图纸、每一页文字或表格都

4、是该套档案不可缺少的组成部分，这就是它的成套性。工程设计档案的收集、配套整理、保管和开发利用等管理工作，都为这种成套性的特点所制约，并在设计管理工作中做到“三纳入”、“三参加”和“四同步”，从而按照工程项目将设计文件材料收集齐全归档，有头有尾、完整无缺；按工程项冃进行配套整理，如实地、系统地反映出一项工程各个设计阶段、各种设计专业技术活动的历史过程，维护其历史全貌；不同项目的图纸文件一般不能混淆在一起，以便按项冃完整、系统地排架保存，有利于按项冃系统地、成套地、方便地提供利用。二、形成的阶段性根据设计工作的基木程序，一项工程一般都要经过设计准备即前

5、期）阶段,初步设计阶段，施工图设计阶段和配合现场施工安装阶段，每个设计阶段的工作任务，工作内容，工作程序和工作环节，应具备的工作条件，以及必须形成的设计文件的内容及其深度，章节的组成、格式及审批权限等，也都在设计程序中有明确具体的规定。前一阶段的设计工作没有完成，或设计文件没有经过有关部门审核批准，不得开展下一阶段的设计工作。前一阶段的设计文件经过批准成为后一阶段的设计依据，后一阶段的设计文件乂是前…阶段的设计的深化和发展。前后不同阶段的设计文件之间，既有密不可分的有机联系，双有明显的严格控制的阶段区分。因此，每个设计阶段各个专业的设计文件分别组成

6、部分各自互相联系的有机整体，并决定设计文件材料形成的阶段性。根据这■-特点，在管理工作上强调设计成品必须按阶段归档并随时复制向外分发使用，以便设计工作和基建采购、施工准备等紧密衔接，做到不间断和不脱节。在整理、分类、立卷、编号时应将不同阶段形成的技术文件材料区另开來。三、内容的专业性一项工程设计是由多种专业的设计人员按不同专业分别开展具体的设计作业，双相互配合共同完成的，因此，一项工程的设计文件材料其形成过程是多学科、多专业联合集体创作的过程。各专业z间必须密切协调，以相互提供的设计条件作为依据而开展工作，其形成的设计文件Z间也必然有着非常紧密的联

7、系。但每一专业设计文件必然是该专业技术活动的表达和存在形式，它所体现的科学技术内容、术语、符号和组成等都有专业特点，其利用多数也是有针对性地按专业來进行。目前我国的设计部门大体上分为建筑。一个设计单位承担的某项工程设计也需要多种专业共同投入。每一个专业的设计文件乂是其专业技术活动的产物，它反映了该专业设计实践活动的规律及特点，记载着该专业学科的科技知识、科技思想和科技成果，体现了该专业设计活动的表达方式。因此工程设计档案在分类、编号、编制检索工具时，都要考虑到设计文件材料的专业性，以及各专业间的联系特点。不同专业的技术文件材料一般不能混淆在一起，在

8、确定分类、编号的结构层次吋，要考虑图纸文件所属关系。此外，还要求档案人员学习本单位各专业的基木知识，了解各专业的业务范围，