秘书的日常事务工作

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1、第六章秘书的日常事务工作引入案例主要内容本章小结案例分析实践训练学习目标第一节　办公环境的管理第二节　安排领导日程第三节　接打电话与处理邮件第四节　印信与保密工作主要内容第六章秘书的日常事务工作电子教案模版配色（1）学习提示（一）学习目标了解秘书日常事务工作的内容熟悉工作环境的布置理解领导日程安排的原则掌握正确地接打电话及处理邮件理解印信与保密工作（二）学习重点了解日常事务工作的内容正确处理日常事务工作（三）学习难点日常事务工作的灵活处理第六章秘书的日常事务工作引入案例第六章秘书的日常事务工作第一节办公环境的管理一、办公室概述1.办公室的种类（1）小办公室。传统的办公

2、楼多为中间一条走廊，两边是多间15—20平方米的小办公室，其优点是彼此独立；缺点是沟通不便且及资源浪费较大。（2）大办公室。新式办公室多为100至200平方米的大厅，留出过道，用高约1.2米的隔板，隔成3—4平方米的个人工作区。优点是节省空间，空气流通，共同采光好，人员之间联系方便。但缺点是工作可能会相互干扰。(3)公寓式办公室。规模小的单位如三五人的办事处，联络处等往往租用公寓式办公室。第六章秘书的日常事务工作第一节办公环境的管理二、办公室布置的原则办公室的配置，就是办公室的家具布置和设计，必须考虑到符合各种沟通，确保守密，心理调适，情绪转换以及休息等要求。主要的原

3、则有：1.办公室空间布局的合理化原则2.色彩搭配相宜的原则3．办公室设备优化的原则。主要考虑照明、隔音、空气调节、办公设备优化。4.办公环境美化的原则。可以通过对办公室的绿化与装饰美化办公环境。第六章秘书的日常事务工作第一节办公环境的管理三、办公室的整理1．领导办公室和接待室的整理办公室整理的最基本的原则是整洁。应主要注意以下几个方面：桌子和办公器械是否摆放平衡妥当，有没有歪斜和灰尘；时钟是否拔准，并保持走动；日历上的日子是否准确；办公室内温度与湿度是否调到适意的程度；盆景、挂画的挂置是否得体，并整理好了；花卉是否定期浇水并保持新鲜；报纸、杂志是否最新的一期；书架是否

4、归置妥当；摆放在领导办公桌上的用品是否整理好了。第六章秘书的日常事务工作第一节办公环境的管理三、办公室的整理2．秘书整理办公室的注意事项（1）坐在办公桌旁，面对桌子，伸直双臂，再双手合拢，在高于桌面15CM左右画弧形，手臂所能覆盖的桌子面积，比较适合摆放与工作有关的物品。（2）电话一般放在左边，电脑一般放在桌子的右边。（3）多准备一些存放各类文件的文件夹。处理完毕的文件应该放在文件柜里。（4）把各种笔、剪刀、回形针等文具分门别类放在文具盒内。（5）办公桌抽屉里的物品摆放整齐，且要经常清理，井然有序。（6）公章、介绍信、机密文件等应该放在带锁的抽屉里。（7）办公室内各类

5、文件柜要分门别类存放文件、资料和物品。（8）如果用架子，应该把容易倾翻的墨水和较重的物品放置在底层。（9）每天下班前，要整理好自己的办公桌，把文件收藏好以免丢失和泄密。要仔细检查电脑、复印机、空调开关是否关上，抽屉、橱门是否锁好，确保万无一失。第六章秘书的日常事务工作第一节办公环境的管理四、办公环境的安全管理（一）识别办公室安全隐患办公室常见的有碍健康和安全的隐患（内容略，见教材第167页）（二）正确处理安全问题秘书要定期对办公环境和办公设备进行安全检查，及时发现和排除隐患，做好风险防范。第六章秘书的日常事务工作第一节办公环境的管理第六章秘书的日常事务工作一、安排领导

6、日程的意义有利于科学的利用时间，提高领导工作效率。有利于秘书部门主动做好各项辅助工作，更好地为领导工作服务。有利于各领导、各部门互相配合，协调行动，提高整个单位的工作效率。第二节安排领导日程第六章秘书的日常事务工作二、编制领导日程表的原则1．注重实效，不搞形式主义2．注意张弛有度，劳逸结合3．要留有充分的机动时间4．要充分尊重领导本人的意见5．要注意保守机密第二节安排领导日程第六章秘书的日常事务工作三、编制日程表的方法（一）年度计划表年度计划表是本单位在新的一年中重要活动的时间安排一览表，年度计划属于长期的日程安排，其内容宜粗不宜细，一般只列出本单位在下一年涉及全局或

7、本单位主要业务的重大活动。第二节安排领导日程第六章秘书的日常事务工作第二节安排领导日程第六章秘书的日常事务工作二、日程表的编制（二）月工作日程表月工作日程表属于中期的日程安排，一般应将领导在一个月内要参加的会议、会谈、工作旅行等重要活动以日为时间单位记入表中。（三）周工作日程表周日程表属于短期的活动计划，其内容要求更加详细具体，在时间上要求尽可能精确，活动地点也要注明。（四）每天的工作日程表每天的工作日程是领导一天工作的计划，其时间安排一般要精确到时、分。这种日程表应尽可能详细具体第二节安排领导日程第六章秘书的日常事务工作第三节　接打电话与处理邮件一