秘书日常事务工作 印信管理

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1、秘书日常事务工作印信管理秘书学-安志放一、印章管理㈠印章概述印章是“印”和“章”的合称。“印”和“章”都是信物。在古代，帝王所用的称为“玺”，官吏所用的才称为“印”，而私人使用的则称为“私印”。就目前来说，各级各类国家机关、社会团体、企事业单位用的都称为“印”，相应的领导人则用“章”。从某种意义而言，印章是权力的象征和职能的标志。秘书学-安志放1.印章的作用⑴权威作用“印”和“章”便是权威的象征，代表着一定的职能和权力。⑵凭证作用公务往来的文件，要取信于人，就必须加盖印章，否则就会失去其合法性和有效性。⑶标志作用印章是组织名称的“物化”代表，在开展工作过程中，便明确地表

2、明了其合法身份。秘书学-安志放2．印章的种类⑴正式印章正式印章也叫公章，代表一个组织的正式署名。这种印章必须按照国家法定程序，由上级机关、主管部门正式颁发或同意刻制后使用，具有法定的权威性和凭证性。⑵套印章套印章是指按照正式印章的原样制版而成，在需要制发大批量文件时，以制版印刷的方式代替手工印刷。它与正式印章具有同等的法定效力。秘书学-安志放⑶专用印章专用印章是指各级各类组织为开展某一类专门性业务而使用的印章。专用印章在印文中除刊有组织的法定名称外，还应刊有专门的用途。⑷钢印钢印不用印色，只利用压力凹凸成形，一般用于证明性公文或证件，盖在证件与相片的交接处。秘书学-安志放

3、⑸个人名章个人名章有领导人签名章（有的也叫领导人手章或手章）和个人名章两种。其基本作用都是以盖章代替手写签名。领导人签名章有三种：一是按领导人亲笔书写的姓名字样刻制，无外框，多用于重要凭证时的签字；二是用楷书、隶书等字体刻制，有外框，一般为方形或长方形，多用于一般签字；三是电子签名章，适用于电子商务领域。秘书学-安志放电子签名（章）（electronicsignature）指以电子形式存在，依附在电子文件并与其逻辑关联，可用以辨识电子文件签署者身份，保证文件的完整性，并表示签署者同意电子文件所陈述事实的内容。电子签章并非是书面签字盖章的数字图像化，它以一种电子代码的形式存

4、在，必须与数字证书捆绑使用。⑹戳记戳记是为标识特定信息而使用的印章。秘书学-安志放2.印章的式样⑴质料在我国古代，帝王的“玺”使用的是珍贵玉质，象征其地位，官印则依品级高低分别用金、银、铜等金属铸成。近代公章用过角质、木质，现代则多用橡胶、塑料、钢材等刻制。电子印章是采用数字化技术制作。秘书学-安志放⑵形状古代官印为正方形。现代党政机关、企事业单位和社会团体的正式印章则为正圆形，其他印章可视情况而自由选择。秘书学-安志放⑶印文正式印章的印文必须使用机关和单位的法定名称，如名称过长，可采用规范化简称。正式印章的印文必须使用国务院公布的规范简化汉字，字形为宋体，自左而右环行排

5、列。领导人签名章由个人书写习惯而定，民族自治机关的公章可并列刊有汉字和通用的民族文字。秘书学-安志放⑷图案县及县以上政府机关、法院、检察院、驻外使馆等的正式印章的中央应刊有国徽；其他企事业单位的正式印章中央则刊五角星图案。国务院的钢印、国家院有关部委外事用的火漆印，中央刊国徽；其他需使用钢印的单位，钢印中央刊五角星。党的各级机关印章刊有党徽。秘书学-安志放⑸尺寸按国务院规定：国务院正式印章的直径为6厘米；省、部级政府机关的，直径为5厘米；副部级、地、市、州、县级机关的，为4.5厘米；其他机关、部门、企事业单位以及驻外使领馆的，直径一律为4.2厘米。党的机关的正式印章尺寸规

6、格一般与同级行政机关的正式印章相同。国务院的钢印，直径4.2厘米。其他单位使用的钢印，其直径最大不得超过4.2厘米，小于3.5厘米。其他印章和戳记的尺寸大小可由使用单位自行确定。秘书学-安志放㈡印章的管理1.印章的刻制印章刻制是印章管理工作的首要环节，必须按照国家的有关规定严格执行。凡机关单位的正式印章，一律不得私自刻制，只能经公安部门批准后到指定单位刻制，或由其上级主管机关负责制发。单位内部的专用章、负责人印章等可由单位出具证明，然后到指定的刻制部门刻制。按照规定，正式印章刻制完毕，刻制单位一律不得留存章样，也不能擅自先行使用正式印章。秘书学-安志放2.印章的颁发由上级

7、主管机关负责刻制的印章，刻制后，一般由下级单位派专人持本单位领导人签名的介绍信前往领取，也可以由上级主管机关派专人送到受印单位。领取时，颁、领双方应当面验章，并严格履行登记、交接等手续，然后由颁发机关将印章密封和加盖密封标志，再交给领取人带回，确保安全。领取人接回印章后，要及时向组织领导汇报，经领导验证后，根据领导的指示交给印章管理人员验收管理。秘书学-安志放3.印章的启用印章的启用是指印章从何时开始生效使用。在选择好启用印章的时间时，应该提前向有关单位发出正式启用印章的通知，注明正式启用日期，并附印模。秘书学-安志放印章的启