秘书办公室事务管理印信、值班、邮件管理

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1、印信管理印章是权力的象征和职能的标志印章的作用权威作用标志作用法律作用凭证作用印章的种类正式印章套印章钢印领导人名章（分为领导人签名章和个人名章）专用印章戳记印章尺寸规格国务院正式印章为6厘米，省部级及机关的正式印章为5厘米，副部级、地、市、州、县机关为4.5厘米，其他单位一律为4.2厘米。党的各级机关的正式印章，其规格与同级行政机关的正式印章相同。国务院钢印直径为4.2厘米，其他单位钢印不得超过4.2厘米，不得小于3.5厘米印章的应用应注意的事项要求具体内容管理印章要有制度对什么情况下用公章，什么情况下用专用章，什么情况下用负责人印章都要有明确规定，并且责成专人管理

2、和使用，未经上级批准，任何人不得管理和使用印章使用印章要慎重要有批准手续，并进行登记。登记项目有用章日期、用章单位、用章经手人、用章事由、用章批准人、用章印数等使用印章事前认真检查看手续是否齐全，材料是否完备，对不合法和不合手续的可以提出异议，甚至拒绝用印盖章位置准确要印在文件日期上方，做到上不压正文、下要骑年盖月，印文字迹要端正清晰印章必须妥善保管须放在安全可靠的地方，或保险柜中，或抽屉中，并随时上锁。节假日须加贴封条，以防被盗。如发现被盗，要马上报案，并迅速通报有关方面印章的管理印章的管理包括：印章的刻制、颁发、启用、保管、使用、停用等印章的使用操作流程：用印申请

3、用印签批用印登记用印监督正确用印秘书印章的要领（）A握法标准B用力均匀C落茵平稳D印泥适度案例：总经理把保管单位公章和盖印的任务交给了秘书小付，小付应该怎样做？答案:小付应把印章放在办公室装锁的抽屉或保险箱内,钥匙随身携带每次用毕应将印章加锁存放,随印随锁如因事外出,须经批准交他人代管加盖单位公章,须经总经理批准,并审核签名;要将盖用文件名称,编号,日期,签发人,领用人,盖章人等项详细登记加盖印章必须做到用力均匀,使印章端正,完整印章使用与管理1、印章的刻制及启用严格按照国家有关规定刻制，不得擅自更改;必须执单位证明及公安部门的批准证明，到指定的刻字单位刻制。启用时一

4、般由制发单位发出启用通知，通知中盖上所启用印章的印模，发给有关单位保存，以备查考。印信管理印信管理2、印章的审批和使用＊必须经过领导人批准，并进行认真的登记未履行手续或手续不全时，不得用印。＊用印时应注意盖在正确的位置，一般应盖在文件成文日期的上方，上不压正文，下骑年盖月。3、印章的保管＊印章必须由单位的领导指派专人负责保管和使用，严禁擅自使用或外借。＊印章如果丢失要立即报告公安机关备案，并以登报或信函等形式通知有关单位，声明其遗失或作废。印信管理介绍信的使用与管理介绍信是用来介绍被派遣人员的姓名、年龄、身份、接洽事项等情况的一种专用书信，具有介绍和证明双重作用。介绍

5、信管理应严格而细致，并注意以下问题:（1）介绍信的格式应符合要求（2）介绍信应由专人管理（3）出具介绍信必须认真履行审批手续（4）妥善保管好介绍信的存根介绍信使用的程序用印申请、开介绍信领导审批登记填写用印申请、开介绍信领导审批登记填写核对用印用印申请、开介绍信领导审批登记填写动脑筋1、11月1日，李经理要到广州参加一个贸易洽谈会，考虑到要与多家公司洽谈业务，需要带几张空白介绍信，可否？2、某公司印章管理人员小马为工作方便，带印章一起出差到外地，这种做法正确吗？值班工作值班形式常设值班室（重要党政机关或规模较大的组织）轮流值班（下班时间或节假日期间，大多数单位采用）临

6、时性值班（防范突发性事件临时开设）传递信息办理领导临时交办的事项负责接待工作处理来函、来电（一般只传达不答复，不随意表态）掌握领导外出活动情况确保安全处理突发事件承办临时事项值班工作的主要任务值班记录值班记录一般包括接待记录、电话记录、值班日志、值班报告、公务接洽。接待记录（来访人姓名、单位、时间、内容接待人的承办意见、领导的批办意见、接待人的姓名）接待记录表编号来访人姓名来访人单位接待时间年月日时分至年月日时分接待人姓名接待地点内容来访事由接待人拟办意见：签字：主管领导意见：签字：处理结果：值班人员签字：电话记录（来电时间、来电单位、来电内容、接电话记录人、领导批示

7、和处理意见）电话记录编号：时间：年月日时分至年月日时分来电单位来电人姓名来电电话号码接话人姓名通话内容：接电话人拟办意见主管领导意见签字：处理结果：值班人签字：值班日志（一天一般的重要工作）值班日志时间日时分至日时分值班人办理的事项及情况：待办事项的内容：其他备忘事项：值班人签字接班人签字值班报告编号：值班人：报告事项发生时间事项涉及的单位及人员情况单位名称人员姓名职务电话事项摘要：拟办意见：领导指示：处理结果：报告单位报告人签字会晤接洽记录本来电或来人单位姓名职务接洽时间年月日时分至年月日时分接洽人洽谈事项：领导指示：处理结果：备注接洽人签名来访登