采购作业管理制度(新修订)

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1、湖南腾飞集团有限公司编号010发布日期2011-7-12文件名称采购作业管理制度页码1/5编制集团行政部审核李景批准肖雄风秘级B类一、总则1.依照公司基本管理制度的规定，为加强公司各项物品采购作业流程的规范管理，提高工作效率，保障经营所需物品的供给，降低经营成本，特制定本制度。2.本制度是指公司固定资产、办公用品、员工宿舍用品、低值易耗品、员工工服、广告宣传及促销品、礼品（含食品、烟酒）等采购。3.集团行政部负责集团的采购工作和指导各子公司行政部的采购工作。4.原则上要求各子公司将采购计划上报集团行政部，由集团行政部实行统一采购。如遇特殊情况（比如分公司

2、内部小批量的办公用品采购、客户招待用糖果、茶叶，分公司员工小型联欢会冷餐食品等）则仍由各子公司行政部负责各子公司的采购工作。二、采购原则1.严格执行询议价程序物品采购，必须有三家以上供应商提供报价，在权衡质量、价格、交货时间、售后服务、资信、客户群等因素的基础上进行综合评估，并与供应商进一步议定最终价格，临时性应急购买的物品除外。2.采购会审、合同会签制度物品采购，必须经过有关部门参与，调研汇总各方意见，经总经理审核。3.一致性原则采购人员采购的物品或服务必须与采购单所列要求规格、型号、数量相一致。在市场条件不能满足采购部门要求或成本过高的情况下，及时反

3、馈信息供申请部门更改采购单作参考。4.廉洁制度所有采购人员必须做到：（1）自觉维护企业利益，努力提高采购质量，降低采购成本。　（2）加强学习，提高认识，增强法治观念。　（3）廉洁自律，不能向供应商伸手。　（4）严格按采购制度和程序办事，自觉接受监督。　（5）工作认真仔细，不出差错，不因自身工作失误给公司造成损失。　（6）努力学习业务，广泛掌握与采购业务相关的新设备及市场信息。三、供应商的选择1.供应商必须证照齐全，具有相关资质。2.对于经常使用的商品或服务，行政部应较全面地了解掌握供应商的管理状况、质量控制、运输、售后服务等方面的情况，建立供应商档案，做

4、好记录，会同客服、销售、售后、财务部门对供应商定期进行评估和审计。3.在选择供应商时，必须进行询议价程序和综合评估。供应商为中间商时，应调查其信誉、技术服务能力、资信和以往的服务对象，供应商的报价不能作为唯一决定的因素。　4.为确保供应渠道的畅通，防止意外情况的发生，应有两家或两家以上供应商作为后备供应商或在其间进行交互采购。　　湖南腾飞集团有限公司编号010发布日期2011-7-12文件名称采购作业管理制度页码2/5四、审计监督1.采购全过程进行财务监督和审计。2.在采购询价、议价、合同签订、合同执行和采购结算过程中，除有行政部门、业务部门、销售及相关

5、领导参与外，财务部门要全程参与。财务部门主要负责价格的核查及审计。采购人员要自觉接受审计及针对采购活动的监督和质询。对采购人员在采购过程发生的违犯廉洁制度的行为，将视情节严重情况予以经济处罚。五、固定资产的采购流程1.根据公司经营需要采购固定资产的，应由需要使用的部门负责人申请并填写《固定资产采购申请单》提交集团行政部/子公司行政部核实。2.经集团行政部/子公司行政部核实确需要购买的，按单次金额在10000元以下的经申请部门上一级负责人审核，报集团总经理批准后方可采购；在10000元以上的，报经副董事长批准；但总体的固定资产购置必须控制在年度预算范围内。

6、3.集团行政部/子公司行政部凭批准的《固定资产采购申请单》负责采购。采购前应当寻找多家供应商的价格、质量、品牌及服务等方面进行市场比较，各行政部之间加强沟通，资源信息共享，其中至少选择两家以上合适的供应商，把供应商信息详细记录在《固定资产采购申请单》上，将《固定资产采购申请单》提交财务部门进行核价。4.集团行政部/子公司行政部应与供应商签订购买合同或协议，保证其质量和售后服务。若涉及到技术性强的维修设备或工具的采购，售后部门相关技术人员应提供技术支持。6.对价值较高或数量较大的固定资产采购，可采取公开性的竞价招标的方式进行采购。5.凡异地采购或涉及到运输

7、的，应考虑运输费用、途中损耗、安全性、方便性等，多方面比较后选定方案。6.集团行政部/子公司行政部将采购到位的固定资产交付给请购的使用部门负责人和使用人共同验收，经验收确认并开具《固定资产验收单》。集团行政部/子公司行政部凭《固定资产验收单》和采购发票及批准的《固定资产采购申请单》，按公司财务审批权限规定办理采购的报账。7.若需要对使用人进行技术或专业培训的，使用人应参加培训并遵守使用操作规程。集团行政部/子公司行政部应做好固定资产的登记和管理。湖南腾飞集团有限公司编号010发布日期2011-7-12文件名称采购作业管理制度页码3/5六、办公用品、低值易

8、耗品的采购1.根据工作的需要，每月25日集团行政部/子公司行政部向各使用部门下发