集团档案管理制度

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1、集团档案管理制度一、目的为规范集团及各成员公司的档案管理，增强公司档案的实用性和有效性，特制定本制度。二、归档范围1、公司设立、变更申请、审批、登记以及终止、解散后清算等方面的文件材料。2、公司股东会、董事会、监事会形成的文件材料。3、企业行政文书档案。包括法规性文件、政府批复核准文件等，各种合同及协议书，会议文件，工作计划、规划和工作总结，有关干部的任免、奖励和处分、调配人事材料，职工花名册、人事档案等。4、企业管理档案。包括企业生产经营计划、各种指标类定额类文件、企业管理方面的各种市场信息、劳动工资档案，固定资产及办公用品名册，产品质量、用户档案等。5

2、、企业技术档案。包括科研、技术引进及转让档案、产品档案等。6、企业会计档案。包括会计凭证档案、会计账簿档案、会计报表、税务资料档案等。7、企业业务档案。包括供应商资料、产品资料、客户资料、与客户的往来函件、商务报告、贸易单据等。8、基础建设、工程设计、施工、竣工、维修方面的文件材料。9、教育培训方面的文件材料。10、信息、情报方面的文件材料。11、其他具有利用和保存价值的文件材料。以上文件材料包括决议、决定、条例、规章制度等法规性文件，各类会议文件、重要记录、工作计划、工作规划和工作总结。12、公司档案还包括音像资料：（1）照片档案：新闻、科技、艺术照片，

3、由原版、翻版底片、照片、文字说明构成。（1）影片档案：原版底片、拷贝及文字说明。（2）录音档案：唱片、录音带。（3）录像档案：经济、科技、文娱、广告活动。一、公司档案管理体制1、公司档案管理实行集中与分散管理相结合的原则。由行政部负责主体档案的管理，并对其他部门的档案管理工作进行监督和指导。行政部设立主体档案室，设专职档案管理员，其他部门设兼职档案管理员。2、各部门形成的文件材料原则上由本部门负责立卷和归档，并定期向公司主体档案室移交保管。二、档案管理员（含兼职）的职责负责所在单位档案的完整齐全、安全保密和使用方便。三、立卷归档制度1、归档时间（1）按年形

4、成的文件，次年上半年归档。（2）凡具有法律效力的文件材料，一旦生效就应归档。（3）凡是机密性的文件，随时形成，及时归档。（4）工程项目、科研课题，鉴定、竣工验收后，三个月内归档。2、档案材料的收集（5）需要存档的传真件应复印后存档。（6）对遗缺不全的档案，采取措施，积极收集齐全。（7）在档案资料归档期，由档案管理员分别向各主管部门兼职档案员收集应该归档的资料。各主管部门经理及兼职档案员应积极配合与支持。（8）各部门专用的收、发文件资料，由各部门经理按文件的密级确定是否归档。凡机密以上的文件必须把原件存放在档案室。3、保密级别的确定及分类标准（9）根据档案的

5、价值，将档案分为绝密、机密、秘密、普通四级。公司可根据工作需要调整文件密级或标准。（10）绝密级档案：直接影响公司权益的重要决策文件资料。（1）机密级档案：属于公司重大信息，泄露会使公司的利益受到重大损害，包括：财务部门文件、统计资料、资金动态、公司规划、经营情况、总经理办公会议记录纪要、董事会纪要、涉及股权及战略合作等合同协议、纪要以及其他需保守机密的重大事项。（2）秘密级档案：公司重要的信息，泄露会使公司利益受到损害，包括：人事档案、部门经理办公会议记录、职能部门掌握的信息、合同协议以及其他尚未进入市场的或尚未公开的各类信息和需保密的事项。（3）普通级

6、档案：公司内部文件、资料，对外公开不会对公司利益造成损害。1、档案的归档、立卷与管理（1）区分全宗，确定立档单位。各公司全宗号如下：··（2）档案号的编制方法：全宗号+类别号+年度+案卷号+件号（XXXX—XXX—XXXX－XXX－XXX）全宗号：依照集团档案管理制度统一编制，由字母和数字组成。类别号：类别号不超过三级，一级分类由2-3个汉字组成，二级、三级分别由3位数字组成。案卷号：由3位数字组成。件号：由3位数字组成。（3）归档前将资料分类，分组放置在待办卷宗内。（4）确定各类档案的保管期限：立卷按永久、长期（20年）、短期（10年）分别组卷，介于两种

7、保管期限的，保管期限从长。①永久保存：a公司章程；b股东名簿；c组织规程及办事细则；d董事会及股东会纪录；d财务报表；f政府机关核准文件；g不动产所有权状及其他债权凭证；h工程设计图；i其他经核定须永久保存的文书。②20年保存：a预算、决算书类；b事业计划资料；c其他经核定须保存20年的文书。③10年保存：a期满或解除之合约；b会计凭证；c其他经核定保存10年的文书。④规章由规章管理部门永久保存，使用部门视其有效期间予以保存。（5）案卷排列。卷内文件把正本与副本、印件与定稿、请示与批复放在一起，编制案卷目录和案内目录。（6）系统、条理、保持有机联系。凡是归

8、档文件材料，均要按其不同特征组卷，尽量保持它的内在联系，区分它们不