秘书技能——组织参观

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1、参观［作者：李梦宇    转贴自：中华秘书网    点击数：13］   参观，是组织向公众宣传自己的工艺流程、技术力量、生产规模、环境条件、产品管理、企业文化，向公众释疑解惑，深化公众对组织的了解，获得公众支持的一条重要途径。在日本，越来越多的企业已取消了挂警示牌的做法，他们不但欢迎，而且邀请公众来厂里参观，进一步增进社会对其的了解。早在20多年前，松下公司的创始人松下幸之助就指示所属工厂设立参观课，配备受过专门训练的招待员，接待来厂参观的用户，并且主动邀请、组织公众来参观。有的工厂为了使参观者看清现场生产情况，门窗特意用透明玻璃制成，还专门制作了纪念品赠送给参观者。日本丰田公司为接

2、待参观，专门盖了栋宾馆。宾馆里既有资料、零件、成品的展览，又有来宾娱乐的礼堂，凡是最近十年来买过丰田汽车的参观者一律免费住宿。1．参观活动的分类。(1)按参观目的分，有订货性参观和学习性参观。(2）按参观性质分，有考察性参观和一般性参观。(3）按参观时间分，有定期安排的集中参观和日常随时来的分散参观。(4)按参观方式分，有应邀来厂的参观者和自行来厂的参观者。(5）按参观对象分，有一般对象，如学生、社区公众、职工家属等；有特殊对象，即与该企业有各种直接或间接利害关系的人员，如新闻社团和单位、行政机关、科研部门、客户、协作单位等。2．参观活动中的接待礼仪。在参观这一公关特别活

3、动中，接待是关键。接待工作的好坏，不仅影响参观者对企业的了解，而且也关系到对企业的印象如何，对搞好内外部关系以及达到相互协作的目的，产生积极或消极的作用。因此，接待工作要细致周到，精心安排，要注意以下几个方面：(1)对于组织团队前来参观的人员，企业领导应该在接待中出面，在他们正式参观前讲话，表示欢迎；接待室要备有茶水、座位，供参观者使用。(2)有意识地将参观列入本企业公关工作的范围，有组织、有计划，有目的的进行。组织参观者观看与企业和产品有关的影片、录相、幻灯片以及创业史展览、产品展览等，散发各种有关材料，使参观者对企业或产品有较全面和深入的了解。接待员在宣布参观后，要礼貌地用手示意

4、，引导大家来到展览室。展览室一般有文字介绍，不一定一一讲解，但对于一些文字上未及的必要情况，接待员可以针对不同对象作一定讲解，满足不同参观者的需要。(3)参观的重点是企业的厂房、设施和工作现场，让参观者身临其境。企业应拟好参观的线路，由接待人员引领参观者参观。参观时，接待员可进行现场解说；解说时声音要宏亮，口齿清楚，速度不宜快，以使站在后面一点的参观者也能听清。参观者应该尽量跟紧参观的队伍，不要稀稀拉拉，头尾不应，散乱无纪；也不要乱动乱摸机械和仪器，以免损坏或发生意外。接待员对于参观者感兴趣的问题，如果不是牵涉到秘密，应一一作答；对于不能解答的问题要表示抱歉。参观者如果想与现场工作人

5、员交谈或向他们提问，尽可能地简短，以免影响他们的工作；对于工资、奖金、对厂领导的看法以及个人的其他隐私应避免相问。参观者还要自觉遵守参观的规定，对于未被接待员引领去的地方不要擅自闯入，不要随地吐痰，扔废纸、果皮（壳）。（4）参观后，特殊情况下可以组织座谈，但应该尽量减少这种会议式的座谈，把更多的时间留给大家实地参观，还可以避免座谈给他人带来的思想负担。需要听取感想和意见，尽可能采取自由交谈的方式。(5）视情况安排参观者休息、招待吃饭、安排住宿。要根据参观者往返的远近、逗留时间，事先作好上述接待的计划。不要事先无准备，临时抱佛脚，使参观者感觉你缺乏诚意。(6）参观完后，东道

6、主应该对大家的参观表示感谢。有条件的企业可以给每个参观者赠送有纪念意义的礼品。目送参观者离去，并欢迎他们再来，与他们挥手道别。接待工作应给参观者留下深刻而美好的印象，不能马虎。经常有人来参观的企业应该有专门的接待组接待参观，而不能每每有人来参观，临时抽几个人应付一下，这也是对参观者的不尊重。担任接待工作的人员是接待工作的门面，不能仅仅从相貌上来强调这个问题，而应该全面衡量，有较好的素质。接待人员要对厂情、产品情况有较多了解，有人际交往中良好的心理素质，表达流利、口齿清楚、普通话讲得标准，有公关意识，文明礼貌方面的修养好，行为举止端庄大方，注重仪表。接待人员与各种各样、众多的参观者直接

7、打交道，不仅参观的全过程依赖于他们工作的有条不紊、尽心尽责，他们的素质和形象，也是参观者了解该企业的一个窗口。