组织会议的要点--秘书技能

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1、组织会议的要点［作者：李梦宇    转贴自：中华秘书网    点击数：49］   一、会前准备1．记录室大型的会议一般可有一个记录室，它是控制和调配音响效果、视听设备以及安放必要的会议所需的一切相应设备的理想场所。一般的面积为8m2～18m2。音像师可在此放置调音台，安装灯光控制按钮、各种接线板、总供电开关以及放音、放像设备的开关等等。内设几把坐椅以供工作人员休息时使用。如需要还可为记者准备电话、传真机或文字处理机、打印机等设备，以方便传送各种信息。当然，一定要准备好各种录音、录像设备，以利于会议秘书圆满完成会议的记录工作。工作人员还可以在此控制放映

2、机、幻灯机、电脑等，以供演讲者使用。”麻雀虽小，五脏俱全”，一间小小的记录室可以容纳整个会议要求的全部硬件。一个大型的会议，与会者往往很难听清、看清，会议的精神往往不能够清楚地传达，有了记录室效果就大不一样了。2．安排餐饮3．安排停车必须做好车辆的管理工作。会议的车辆管理包括车辆的组织、调度、车况检查以及停车管理、驾驶员的管理、派车用车等。会议秘书人员应该清楚每个与会者到达、离开的日期和时间，安排人员在机场、车站接待，有自己车队的要与车队事先拟定接送与会者的细则，无自己车队的要备有出租汽车机构的名单、电话，计划好租车事宜：用车

3、日期、时间，需要多少坐位的车以及需要几辆等。如有与会者要求自己租车，应该提供帮助并做好记录。关于接送与会人员的车辆停放问题，要有物质保证并确保安全。所有车辆到会前检查停车场的容量是否足够，确定供电系统是否正常。无论是地下停车场还是地上停车场，都要安排固定人员看管，负责引导车辆入位，确保秩序正常。4．电话联系邀请与会者是召开大会的序曲。一个延续1天～3天的重要工作——电话联系，是需要认真对待的。在会议召开的前一个月，就得有人天天坐在电话机前，一个个确认被邀请者是否出席，因为接到邀请的人往往疏于回复。5．预定和检测视听设备如果公司不是经常召开

4、需要较多视听设备的大型会议，可以向专业的机构租用这些设备。要在会前预先试用并能熟练掌握，从电源开关开始逐一进行检查，并进行音、像等的试播试放，以确保这些设备完好并保证在所有的坐位上都能看到图像。6．监督会议安排会议的监督安排主要体现在催办工作上。首先明确催办对象与催办时限。一般应比会议各项工作的承办时限提前一至二天，即对有关承办部门是否把催办事项及时办理完毕进行查询、督促。如遇特殊情况或办理过程中出现问题，应及时向领导汇报并采取措施，保证被催办事项的有效处理。其次是填写催办登记。催办对象与催办时限一经确定，便应立即登记交办。可采用簿式登记

5、方式的催办卡，也可采用电脑登记的办法，将催办事项输入电脑，同时填写一份催办单随文件发给承办单位，催办时限一到，电脑便能自动将当天需完成的催办事项显现出来。催办的要求，即建立催办系统明确分工。通常文件由秘书、文件管理人员进行催办，重要会议文件由各级领导人员亲自负责。建立催办的登记报告制度。对需要催办的文件以表格或卡片的形式逐件进行登记，并追踪记录催办的情况；及时进行分析研究与汇总上报，向领导反馈信息。坚持全面、及时的原则，这对会议与活动的组织很重要。全面地调查和反映会议文件的处理和实施情况，及时督察及时反馈，保证文件及时办理完毕并发挥效用，惟其如此，催

6、办才能真正成为加速文件运转的”催化剂”，以确保会议与活动的高质量完成。二、准备文件1．准备并检查文件的准确性准备和检查文件的准确性是一项非常艰巨而必要的任务，文件主要是会议日程、会议通知、主席日程和报告。检查文件的准确性时一定要认真核对每一项细节，尤其是时间、地点、活动内容、与会人员名单、车辆、会议名称、出席人数、主持人名宇等，要确保每一项都与实际相符。会议的日程要尽快检查核对，印发给与会者，以便主办单位人员同与会者能尽快熟悉，互相沟通。制定会议生活管理的计划，必须了解将要召开的会议的基本情况和要求，如会议日期、会议规模、会议日程（或议程

7、）、会议通知、主席日程及报告等，根据掌握的总体情况制定出详细的计划和实施方案，然后报请会议主管领导审批。计划一经批准就要立即着手实施。各项准备工作基本完成后，应对准备工作进行一次详细的检查，确认没有问题以后，把准备情况向会议主管领导汇报，并将计划印制成图表分发大会使用。2．整理文件印制讲话稿、会议日程安排表、会场指示图、宾馆内部示意图，并将以上文件及附送的本市交通图等装订成册，注意不要缺页要便于携带和查阅。印制这些文件要根据与会人数并注意留出足够的份数，以备与会人员遗失文件时用。印制好的文件要根据与会人员不同的单位、部门、级别整理好，以便

8、分发。3．分发文件人数较少的小型会议，会议的资料可放置于会议室的桌面上。较大规模的会议可在与会人员签到时由工