《公文的处理》PPT课件

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1、第二节文书的处理程序第三节发文处理第四节收文处理第一节行文制度第五章文书的处理第一节行文制度一、行文关系二、行文方式三、行文规则本节点睛第二节文书的处理程序一、文书处理程序的含义二、文书处理程序的特点三、文书的处理程序图本节点睛有步骤才能出效率。文书处理有其特定的程序。文书处理程序就是指文件在机关内部运转处理所必须经过的一系列环节。任何一个机关，在撰写对外发文、对内文件或处理收来文件时，都必须经过一系列环节。一般地说，机关文书处理工作通常可以分为收文和发文、文件管理三个方面的运转处理程序。一、文书处理程序的含义（一）确

2、定性文书处理的各个工作环节不可缺少而且相对独立，每个环节都有特定的功能和内容。文书处理过程中的所有环节都是一环扣一环、相互制约、缺一不可的。二、文书处理程序的特点文书处理程序具有连续性，我们一方面应当尽可能地完善公文处理的环节，不要人为地颠倒顺序或随意增删环节，以免影响文书处理的质量；另一方面又不要搞绝对化、一刀切，要允许从实际情况出发，使连续性特点在不同类型的机关和不同性质内容的文件中具有灵活性。（二）连续性文书处理的每个工作环节都必须遵循严格的工作规范。规范是文书处理的质量要求。文书处理的每一个环节不仅要及时、讲

3、究效率，而且要注重质量、避免差错。规范有效是文书处理工作所追求的最终目标，贯穿文书处理工作的始终。（三）规范性三、文书的处理程序图文书处理流程图只是对文书处理过程依次经过各环节的线性运转的概要说明，有利于对文书处理系统程序的掌握。但在实际工作中，某些环节的作用并不止如图所示这样简单，见图5-10。图5-10文书处理程序图三、文书的处理程序图第三节发文处理一、草拟二、审核三、签发四、复核本节点睛五、缮印六、用印七、登记八、分发第三节发文处理发文处理是指各种社会组织为制发公文所进行的公文创制、处置与管理活动。具体环节包括：

4、草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等八个环节。一、草拟草拟即拟写文稿，它是整个发文处理过程的第一个环节。拟稿的质量和时效是发文处理工作能否顺利进行的关键。草拟文稿包括这样几个步骤：（一）交拟交拟是指机关单位的领导或文秘部门的负责人向拟稿人交代撰拟任务的过程。交拟的重点是行文目的、对象和指导思想，行文意图、依据和具体要求。交拟这一环节是由本机关、单位的领导人和文秘部门的负责人负责实施的，是一种领导的组织能力和指挥能力的体现。（二）起草根据《办法》规定，起草文稿应当做到：第一，符合国家的法律、法规及其他有

5、关规定；第二，情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短；第三，公文文种应当根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定；第四，拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度；第五，人名、地名、数字、引文准确。第六，结构层次序数，第一层为“一”，第二层为“（一）”，第三层为“1”，第四层为“（1）”，见图5-11。图5-11结构层次序数第七，应当使用国家法定计量单位；第八，文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称；第九，公文中的数字，除成文

6、日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。二、审核审核又称核稿，是指文稿在送交机关领导签发之前，对文稿的内容、体式等进行全面的检查审定。这是关系到发文质量的重要程序，也是制文阶段和整个发文处理程序中一个必经的关键环节。图5-12审核三关文稿审核工作由文秘部门负责人负责，一般文件也可以指定经验丰富、各方面素质都较高又有较高文字水平的秘书人员来负责把关。审核主要是把好“三关”，即行文关、政策关和文字关。见图5-12。三、签发签发是机关单位主管领导

7、对已经审核的文稿进行最后的审定后，在发文稿纸上签署批准发文意见，并签注自己的姓名和日期的环节。签发是发文处理过程中最重要的一个程序。文稿一经签发即成定稿，办理人员无权改动，一旦出错，文件发出后势必造成工作的被动。签发环节是领导人行使职权的一种表现，签发人代表本机关单位对所发出的文件及文件的文字表述负有完全的责任。因此各机关单位对于签发文件的职能分工，应有明确的原则规定。四、复核复核是指公文在正式印制前，文秘部门对其进行复查审核，主要包括：审核处理程序、附件材料、文件格式等方面，见图5-13。图5-13复核缮印，是根

8、据发文定稿制成文件正本过程。现在的文件一般都是印制的，只有少数情况，如某些通知、通告和单份文件及领导人的亲笔信函要用缮写的形式发出（还要另缮写或复制若干份整理归档）。缮印也是发文处理过程中一个必须注意的环节。五、缮印六、用印用印，是指在需要用印的文件上盖上发文机关的印章的程序。用印是文件生效的标志，因此需要用印的文件，只有加盖了发