提高住房公积金档案管理的策略

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1、提高住房公积金档案管理的策略深圳市住房公积金管理中心广东深圳518000摘要:住房公积金档案是在住房公积金业务活动中形成的最原始资料,随着使用住房公积金的家庭不断的增加，住房公积金档案管理也产牛了不少新的问题。木文介绍了住房公积金档案的重要性及特点，针对住房公积金档案管存在的问题进行深入地分析，并提出一些完善方案，以进一步确保住房公积金的档案管理质量。关键词:住房公积金；档案；管理；周期性；监管引言住房公积金是一项住房保障政策，对于支持职工改善住房条件，促进城镇住房建设发挥着重要作用。而住房公积金档案管理工作作为住房公积金业务的重要组成部分，是各项业务的基础，

2、其管理规范与否直接关系到业务的发展与资金的安全。但随着住房公积金以及个人贷款数量的不断增加，住房公积金档案的数量也急剧增加，这给住房公积金档案的管理工作带来了新的挑战。如何加强住房公积金档案管理工作，己成为了目前档案管理工作中的当务之急。木文探讨了住房公积金档案管理中存在的问题及相关改进方法，以期能够为加强公积金档案管理提供一些新思路。1住房公积金档案的重要性及特点住房公积金档案，是住房公积金管理机构在业务管理工作中，随着住房公积金业务的发牛而产牛的档案材料。同时，随着业务的产生、发展而进一步完善，其内容不断丰富，数量逐步增长。它是住房公积金各项业务工作的基础

3、，是各职能部门、经办机构开展工作的依托。它留存了经办人、当事人的历史资料,具有原始性和法律性效用。在经办人变更、当事人记忆不清晰、借款人发生违约以及相关机构查询时，各方均可以以档案为凭据，进行相应的处理，从而使业务规范化、合法化，将风险降到最低限度。住房公积金档案管理的规范性，直接决定了住房公积金业务工作的质量。住房公积金档案管理工作，是缴存单位和职工切身权益的保证，并承担住房公积金管理机构正常业务。住房公积金政策能否真正有利于广大人民群众，改善居住条件，切实解决住房状况，这是关系到国计民生的大事，是构建和谐社会的重要部分。住房公积金档案作为档案的一种，具有档

4、案特点的普遍性，也有其自身的特点：(1)采集广泛形成公积金档案的部门、环节很多，有住房公积金管理中心、办事处；有相关机构，如银行、担保公司、公证处等；有缴存单位、缴存职工，都是住房公积金档案采集环节的贡献者。(2)内容多元住房公积金业务主要有单位个人设立账户、缴存、账户转移合并、提取、信息变更、对账查询、个人住房贷款等。在住房公积金服务和管理工作过程中，因业务分类的不同，产生的住房公积金档案内容也呈多样化。(3)留转规范住房公积金柜台业务均要求相关单位或当事人提供各种材料，由经办机构初审合格后，办理具体业务，与此同吋留存纸质材料，经过几道流程后形成档案。(4)

5、周期性主要体现在个人住房贷款方面，贷款从审查、受理、协议、放款、信息变更、提前部分还款到最后全部还清，整个过程需要十几甚至二十几年。期间会不断补充新的档案材料，在还清后，还要形成规定的材料。档案形成周期就是贷款运行周期。⑸针对性住房公积金资金规模巨大，对风险损失应该零容忍。它的缴存、使用都有严格的监管程序，住房公积金业务的监察、审计，都需要凭当时办理的业务凭证来判断。形成的住房公积金档案，除了为公积金中心自身的业务提供服务，同吋也为缴存单位或个人，提供档案查询。所以说，每一个缴存单位、职工都是住房公积金档案的使用者。2目前住房公积金档案管理存在的问题(1)档案

6、种类繁复，流动性大住房公积金需要管理的档案种类很多，在各个部门日常工作中需要频繁调取档案，导致流动、使用频繁，使管理存在着很大难度。公积金档案包含的内容十分庞杂，各种业务单据、材料、财务凭证等多种多样。通常除了直接接手档案的部门之外，剩余的业务档案都被分散到住房公积金管理中心的办事处中，所以，极容易造成收集档案时出现丢失、遗漏等情况，为后期的档案工作造成极大的隐患。公积金档案在业务办理过程中，因不同时期的政策变更，常常需要随时追加材料的内容。公积金中心档案采用中心统一管理模式，而分布各地的公积金办事机构、相关的管理科室却需要根据不同的业务随吋调用公积金档案，导

7、致公积金档案流动性大，管理困难。(2)档案建立历史短，标准不统一公积金建立档案历史很短，数量和类型增长却很迅速，相关的法律法规亟待完善。公积金档案业务从简单到复杂，相关的档案迅速积累成庞大的数目，但是相关的政策法规目前还不足以规范所有业务类型，导致管理方式政出多门。我国关于管理住房公积金档案的相关标准并没有一个统一的要求，都是根据各自经验来开展住房公积金档案的工作，使工作开展难于顺畅。(3)档案建立不完善，风险性犬目前，国家对档案管理的法规也越来越重视，更需要我们高度重视，而且公积金中心档案管理的风险性很高，特别是贷款档案，因为贷款档案作为原始的证据，在贷款年

8、限及以后很长一段时期内都具有重要的意义