湖州市住房公积金档案管理操作规范

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1、湖州市住房公积金档案管理操作规范目录第一章总则---------------------------6第二章文书类档案管理--------------------12第三章业务类-归集档案管理----------------22第四章业务类-贷款档案管理----------------51第五章业务类-提取档案管理----------------59第六章科技类档案管理---------------------65第七章会计类档案管理---------------------72第八章特种载体档

2、案管理-------------------84第九章档案综合管理-----------------------100第十章附件-----------------------------121121湖州市住房公积金档案管理操作规范第一章总则为规范住房公积金档案管理，提升档案管理水平，根据档案管理相关规定，对我市住房公积金档案的收存、移交、整理、装订、系统录入、归档、修改及查询等具体工作制定以下操作管理规范。一、编写原则住房公积金档案管理是一项集专业性、综合性、安全性、保密性为一体的重要工作，在档

3、案部门或上级住房公积金监管部门未出台有关住房公积金业务档案管理标准前，本管理规范只是根据我市住房公积金业务管理需求和新开发的《湖州市住房公积金档案管理子系统》特点，在遵循国家档案局制定的一系列档案管理规范（或管理办法、规则，下同）的基础上，对我市的住房公积金业务档案管理制订较为详细的规范。本次编制档案管理操作规程遵循以下原则：㈠一是国家档案部门已制定具体规定，一律按国家档案规定执行。如对文书类、会计类、科技类及特种载体类档案，除了对上述档案的收集、移交、系统录入等操作过程作具体规定外，其整理、装

4、订、归档等统一执行国家档案管理规定；121㈡二是结合我市实际，对住房公积金业务类档案的日常管理作出具体规定，在制订具体规定时，能参照档案部门有关规定的，尽量参照执行。对于参照部分，本规范只作提示，不详细表述。二、引用标准㈠文件类档案管理标准：《中华人民共和国档案行业标准-归档文件整理规则》（DA/T22-2000）及《归档文件整理工作务实》（见档案部门下发文件）。㈡其他综合档案管理标准：包括《会计档案管理办法》在内的国家档案行业标准（见浙江省档案[2002年7月]编制的《档案工作标准汇集》）㈢业

5、务类档案管理标准按以下规定执行：⒈湖州市住房公积金管理中心档案管理暂行规定；⒉湖州市住房公积金业务档案管理实施细则；⒊湖州市住房公积金管理中心档案分类示意图（见附件1-1）；⒋湖州市住房公积金管理中心文件材料归档范围及保管期表（见附件1-2）；⒌住房公积金档案的日常管理需严格遵循的综合档案管理12项制度；⒍档案管理人员需遵循档案工作的3项管理职责。三、综合档案分类121经市档案局（受省档案局委托）对我市住房公积金档案管理省级目标达标验收时认定，住房公积金管理机构的综合档案按以下规定分类：㈠文书类

6、。㈡业务类。下设归集、贷款和提取3个二类明细：⒈归集类。为每个缴存单位设立1个案卷号，按年连续跟踪归档，直至该缴存单位注销或解散为止。⒉提取类。按月按提取单位整理归档。⒊贷款类。下设个人贷款档案、综合贷款档案2个三类明细，其中个人贷款档案根据收存档案性质按“同一归档号两地存放”原则管理。㈢科技类。下设基建、设备2个二类明细；㈣会计类。下设住房公积金会计、工会会计和管理经费会计3个二类明细；㈤特种载体类。下设照片、录音录像、实物和光盘4个二类明细，其中实物又分权证类和荣誉类；光盘又分业务光盘和综合

7、光盘。四、档案管理子系统功能介绍根据档案管理相关规定，结合我市住房公积金管理特点，市公积金中心设计开发了《湖州市住房公积金档案管理子系统》（以下简称“档案管理系统”），作为《湖州市住房公积金管理系统》的组成部分，用于各类档案整理后的信息录入、归档、查询等管理，该子系统具有以下特点。㈠系统管理更专业121。档案管理系统根据住房公积金综合档案管理要求分类设置，整个系统分文书类、业务类、科技类、会计类、特种载体类及综合管理6大类（见《湖州市住房公积金综合档案管理系统分类示意图》）进行管理，并根据不同业

8、务的需要，在大类下分设不同小类，根据本单位工作特点，重点突出住房公积金的业务档案管理。㈡实物查询更方便。在综合管理中设置了库房管理，以库房内档案柜安置平面图为基础（见《市公积金中心综合档案室密集型柜分布平面图》，附件1-2），采用输入具体柜号才能归档的方式，将每份档案落实到具体档案柜，有利于档案保管的安全性和有序性，方便档案的查询与开发利用。㈢信息共享更充分。档案管理系统作为公积金管理系统中的子系统，具有与业务系统信息共享功能，归档资料主要采用手工输入案卷目录及部分卷内目录方式，在输入时，充分利