档案信息化管理的优势与存在的安全问题分析

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1、为了确保“教学点数字教育资源全覆盖”项目设备正常使用，我校做到安装、教师培训同步进行。设备安装到位后，中心校组织各学点管理人员统一到县教师进修学校进行培训，熟悉系统的使用和维护。档案信息化管理的优势与存在的安全问题分析　　【摘要】本文主要探讨档案信息化管理的优势及其存在的安全问题，进而提出相应的意见和建议，以期望能够更有效地做好档案信息化管理工作。　　【关键词】档案信息化管理；优势；安全问题　　在当今社会，传统管理档案的方式已经无法满足时代的需求。因此，在新时期学习新的档案管理方法即是社会发展的趋势。为此，增强人们对档案信息化管理优势与

2、及其所存在安全问题的认识是非常必要的。基于此，本文主要从以下三个方面进行分析。　　一、档案信息化管理的优势　　档案管理的高效率和利用率。随着科技的发展和进步，新时期档案信息化管理更应注重档案信息化管理的效率和利用率。唯有增加档案信息服务对象和档案信息的传递数量，方显档案信息化管理的优势。新时期档案信息管理的高效率主要体现在数字信息所占空间小，传递空间无限制，且能持续24小时服务等。不仅在空间方面，更增强了档案信息化管理的水平。而新时期档案信息化管理的高利用率主要是指同一档案可以为多个用户使用，且不影响保存质量。为了充分发挥“教学点数字教

3、育资源全覆盖”项目设备的作用，我们不仅把资源运用于课堂教学，还利用系统的特色栏目开展课外活动，对学生进行安全教育、健康教育、反邪教教育等丰富学生的课余文化生活。为了确保“教学点数字教育资源全覆盖”项目设备正常使用，我校做到安装、教师培训同步进行。设备安装到位后，中心校组织各学点管理人员统一到县教师进修学校进行培训，熟悉系统的使用和维护。　　信息查询快捷且精确。传统的档案信息化管理查询方式主要是以档案工作者手动寻找为主，难免出现效率低，有纰漏，甚至错误的现象。而新时期的档案信息化管理手段恰巧弥补了这种弊端。无论是精确查询还是模糊查询，效率

4、都是非常高的，其精确度也是人工无法比拟的。例如，在查询同一类型的档案资料时，只要通过信息查询，就可为档案管理工作者筛选出类似的资料，既快速，又避免很多误差。　　信息运输和共享方便。传统的档案信息主要是到相关部门进行实际查询或者运用传真等方式�M行运输或共享，既不方便，又不够快捷。而新时期的档案信息在运输方面和共享方面都是十分方便的。以网络为基础，自动检索就可以实现档案信息间的运输，不受地域和时间的限制，节约了人力、物力和财力。另外，对于同一份档案信息，可以实现多数人同时学习和借鉴，更可以同步完成档案信息的发文、归档以及使用。这些无不体现

5、档案信息化管理的优势。　　二、档案信息化管理存在的安全问题　　档案管理者所带来的安全问题。在管理档案信息的过程中，最关键、最重要的因素就是人。由于档案管理工作者的安全意识淡薄、素质水平偏低等都会威胁到档案信息的管理。例如，因为操作失误或不够严谨导致档案信息的丢失或遗漏；或者随意将账号或密码告知他人等等，都会造成一些无法估量的安全问题。为了充分发挥“教学点数字教育资源全覆盖”项目设备的作用，我们不仅把资源运用于课堂教学，还利用系统的特色栏目开展课外活动，对学生进行安全教育、健康教育、反邪教教育等丰富学生的课余文化生活。为了确保“教学点数字

6、教育资源全覆盖”项目设备正常使用，我校做到安装、教师培训同步进行。设备安装到位后，中心校组织各学点管理人员统一到县教师进修学校进行培训，熟悉系统的使用和维护。　　档案管理过程的安全性。传统的档案信息管理方式，以纸质档案、单位盖章以及相关领导签字为主。然而相对于新时期的档案信息管理方式而言，它具有一定的安全性。由于电子信息档案长期存储在计算机的硬件或软件中，那么，无论是硬件的使用寿命，还是软件的使用寿命都会在一定程度上制约档案信息管理过程的安全性。若管理不善，将带来重大的损失和无法估计的后果。　　计算机病毒带来的威胁性。在这个信息膨胀的时

7、代，计算机的广泛应用既给我们带来了巨大的便利，同时，也给我们带来了不可避免的威胁――有可能感染计算机病毒。有的计算机病毒所带来的破坏是非常巨大的，有可能损害管理档案信息系统，导致信息泄漏，信息修改或窃取等，不仅不利于档案工作者自身的利益，更会危害到企业整体的利益。　　三、档案信息化管理的几点建议　　增强档案工作者的安全意识。在现代社会，档案信息化管理工作是十分重要的，稍有不慎就会导致无法挽回的后果。因此，为提高档案信息化管理的水平，应做到以下两个方面：第一，加强学习保密性法规，以误报档案管理信息的安全性。第二，开展相关的培训工作，提高档

8、案管理工作者的文化水平和自身综合素质，进而提高其管理能力。为了充分发挥“教学点数字教育资源全覆盖”项目设备的作用，我们不仅把资源运用于课堂教学，还利用系统的特色栏目开展课外活动，对学生进行安全教育、健康教育