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《浅析档案管理信息化的优势与措施》由会员上传分享，免费在线阅读，更多相关内容在学术论文-天天文库。
1、浅析档案管理信息化的优势与措施随着网络技术和信息技术在生产生活领域中的推广和应用,各种行业和机关事业单位的管理活动都发生了变化,尤其是对于机关事业单位来说,更是借助信息化的高效快速的管理手段和方式,实现了管理水平的飞跃。下文中笔者将对影响管理活动的重要内容的档案管理进行探讨,旨在希望管理工能够更新观念,采用信息化的管理方式和手段来提高档案管理的水平。一、当前档案管理工作的现状就目前来看,我国的档案管理工作的水平还有待提高,一些单位的档案管理存在着人员素质不高、重保管轻利用等现象,有的单位的档案管理人员甚至还存有应付检查等观念,严重制约了我国档案管理工作的发展。管理人员普遍没有
2、认识到档案管理的重要性,只根据工作需要进行必要的信息整理,而没能使档案管理发挥其真正的价值。这种陈旧的管理理念必然会导致工作人员在工作中的行为不够积极,不能主动的改变和创新管理方式,从而影响了档案管理的整体水平。在信息时代,各种理论和技术不断的向前发展,其更新速度也越来越快,如果档案管理人员不能及时有效的汲取新的理论知识,更新自身知识结构,完善自身技术水平,那么将很快落后于档案管理的时代要求。这也是我国档案管理工作缺乏创新的最主要原因。此外,随着各类管理和存储技术的发展,档案管理工作对于工作人员的专业知识和技能的要求也逐渐提高。只有具备了相关的职业技能的人才,才能够满足相关的
3、设备和系统控制需求。但是,就我国目前的档案管理工作人员的整体水平来看,还有待提高,尤其是一些资深的档案管理工作人员,由于从业较早,其无论是知识结构还是技术能力,都相对陈旧。二、档案信息化管理的优势所谓档案管理信息化,就是通过一定的现代信息管理技术对现有的档案管理进行全方位的升级和改造,使其从管理模式和方法上更多的采用信息化档案管理方式。并且能够在高效管理的同时,做到对档案信息的合理利用,使其能够在工作中最大限度的发挥价值,服务于单位管理和社会管理。笔者在认真分析了信息化档案管理和传统的档案管理后,总结信息化的优势有以下几点:首先,其可以克服传统的档案管理低效率的手工作业形式,
4、将工作人员从繁重的体力劳动中解放出来,并且能够实现档案资料的更加高效和精准的管理。因为在信息化档案管理的过程中,采用的是硬盘、光盘等体积小、容量大的存储设备,运用的是先进的网络管理系统,可以实现数据的灵活存取;其次,信息化的档案管理可以克服传统档案管理的定期分类数据搜集和整理工作,因为在信息化的档案管理过程中可以在信息和资料录人的同时,完成对其属性和类目的管理,不仅便于查找利用,还可以避免文件漏归,保证归档率和完整率,也更加方便、快速、及时提高档案管理的维护性;再次,在传统档案管理方式下,档案的检索、查询都要靠手工来完成,手续繁琐,程序复杂,给档案管理和利用带来很多不便。而档
5、案实现信息化管理后可在电子文件归挡的同时进行主题词标引,还可以编制多角度、全方位的检索工具,检索、查询信息更加方便迅捷。三、实现档案管理信息化的主要措施1、提高对档案管理信息化重大意义的认识人事档案工作向来以默默无闻、无私奉献著称,档案和管理人员都处于一种相对封闭的状态。要改变这种局面,就要不断地更新观念,勇于进取,努力学习建设有中国特色的社会主义理论。关注改革开放的新形势、新问题,把档案管理工作与社会活动结合起来,使档案工作由封闭型向开放型转变;在信息化不断深入的新时代,要不断强化档案管理的现代化、科技化意识,不断强化计算机管理档案的意识,这在加快档案由手工管理向计算机数字
6、化管理转变过程中是至关重要的。2、提高档案管理人员的综合素质档案工作人员素质的提高和电子环境下工作意识的培养是档案信息化的关键所在。这就需要培养出一支专业化的管理干部队伍。随着信息时代不断发展,对每位档案管理工的业务素质提出了更高的要求。档案管理工除了要强化事业心之外,还要加强业务知识学习,不断拓宽自己的知识面,提高文字能力和综合分析能力,掌握现代信息技术和管理技术,掌握文书学、档案管理学、档案文献编纂学、档案保护技术学、中外档案史等档案专业知识,涉猎一定的历史知识、古汉语知识和与档案管理有关的其他专业知识及管理科学,熟悉上级档案行政管理部门的各种业务规定。努力使自己成为既精
7、通档案管理业务知识,又熟悉计算机管理技术的复合型人才。3、强化档案管理的安全意识信息技术为档案管理提供了高效、快捷的手段和方法,但也给档案管理带来了安全隐患。目前,在进行档案信息化建设时,安全意识往往不够,造成档案信息的丢失和泄密,从而带来巨大的损失,在档案管理中一定要对档案管理的相关政策进行认真的研究,要正确处理好电子档案与纸质档案的关系,确保档案资料的安全完整。综上所述,随着信息技术的不断发展,档案管理的方式和手段也会不断的更新,这就需要管理人员根据档案管理的发展情况,不断调整观念,革新方法,以适应
