论“smart”原则在供电企业办公室管理中的应用

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论“SMART”原则在供电企业办公室管理中的应用【摘要】如何让办公室的管理工作更好地服务于企业的发展，是所有办公室工作人员面临的一个不可回避的课题。笔者认为，将目标管理理论及“SMART”原则引入办公室管理，可使办公室的工作在纷繁复杂中有条不紊地推进并提高效率。【关键词】办公室管理；目标管理；“SMART”原则一、“SMART”原则简述谈“SMART”原则得先从“冃标管理”理论说起。1954年，美国著名的管理学家彼得?德鲁克(PeterF.Drucker)在其名著《管理的实践》(ThePracticeofManagement)一书中提出了"目标管理(MB0)”的概念，后又提出“目标管理和自我控制”的主张。他认为，人是有了目标才能确定其工作，所以“企业的使命和任务，必须转化为目标”，一旦没冇了目标,这项工作一定会被忽视。在德鲁克看来，“目标管理”不仅仅是一种组织管理模式，它更是一种管理思想和管理哲学。同时，他对目标有五个要求:一是目标是行动的具体承诺，是用来衡量工作绩效的标准的；二是目标是可操作的，是可以转化为具体的小目标和工作安排；三是目标能使各种资源集中起來；四是目标不是唯一的，必须具有多种目标；五是在影响组织生存的各个关键领域都需要目标。再后来，美国马里兰大学教授爱德温?洛克(EdwinA.Locke)和休斯研究发现，外部来的刺激都是通过目标来影响动机的。目标能够引导活 动指向和目标相关的行为，能让人们根据目标难度的大小来适时调整其努力的程度。在他一系列研究的基础上，爱德温?洛克于1967年提出“目标设定理论”(GoalSettingTheory),并提出目标设定的原则：目标应具体可操作；目标的难度应适中；目标应被组织成员接受；达到目标进程的有关信息耍及时客观地进行反馈；个人参与口己冃标的设置效果更为有效。后来的专家学者在对彼得？德鲁克和爱德温？洛克关于目标的要求以及目标设定基本原则进行总结提炼的基础上，逐渐形成现在学界普遍比较认同的目标管理原？t——“SMART”原则。其中S为英文单词Specific的缩写，即冃标要明确具体，耍用具体的语言说清楚需耍达成的标准；M为Measurable的缩写，即目标必须是可以衡量的一一衡量性就是指目标应该是明确的，而不是模糊的；A为Attainable的简写，即目标必须是可以达到的一一目标是要可以让执行人实现、达到的；R为Relevant缩写，即目标与目标之间必须具冇相关性(目标的相关性是指实现此目标与其他目标的关联关系)；T为Time-based的简写，即目标耍具有明确的完成时限。二、“SMART”原则在管理工作中的应用与实践“目标管理”理论提出后，就被美国企业界视为致胜法宝，很快被应用到工厂企业甚至公用事业管理之中，随后传到西欧、拉丁美洲和日本，可谓声名大噪并取得了很好效果。正如德鲁克说：“特别是在日本，其更是备受重视。的确日本人认为《管理的实践》中观念奠定了他们经济成功和工业发展的基石”。下面以北美西方公司的案例来说明“目标管理”理论及“SMART”原则在企业管理工作中的实际效果。成功应用目标管理及“SMART”原则并获得成功的企业案例可谓数不胜数，其中北美西方公司的成功可堪称经典案例。作为以石油营运为主业的企业，北美西方公司在20世纪70年代遭遇了空前的危机。为化解这一 危机，西方公司实施了一系列目标管理措施，具体如下：一是确立企业内部每个组织现在所处的地位，具体包括描述冃标、分析强若点、评价企业存在的威胁。二是确立企业发展方向，以及如何达到所想要达到的目标。三是调整企业治理结构，明确各级组织的职能、职责以及上下级的职位以及权限，使那些为实现目标的计划得以执行，这可谓是西方公司取得成功的关键举措。公司新成立了计划部，帮助企业管理人员开展冃标管理工作。整个企业的管理小组由主管和一线总监的所有直线经理组成，同时在这个管理小组内用团队式目标要求，这样目标管理就可以一次贯彻到三个最高管理层。四是企业自上而下层层制定和分派目标，使企业的每个员工都参与到冃标的选择和制定工作屮来。五是按照层层分派的目标，定期对每个单位和个人的工作进行考评，如出现偏差立即纠正。上述措施推行后，西方公司建立了目标管理体系，按照“SMART”原则对目标进行管理，使企业重新走上了止轨。不论是从费用的支出、员工的贡献度、管理人员的工作水平，还是企业的治理结构及运作模式都取得了令人注目的进展和成绩，彻底改变了过去“无计划的、盲目的和消耗资金式的”发展方式。自上世纪80年代目标管理理论引入我国以来，国内许多企事业单位及政府部门都推广应用目标管理方法，学术界也开展了广泛深入研究，并 取得了积极效果。正如德鲁克所说的那样，“只有中国人才能建设中国，只有中国人才能发展中国”。我们已从最初简单地复制模仿到现在的结合国情不断深化应用、消化吸收，不论是在研究上还是在实践上，可谓成果硕硕，为中国的目标管理实践和理论创新作出了积极努力。三、“SMART”原则在供电企业办公室管理中应用的现实意义作为企业的重要职能部门，办公室处于承上启下、沟通内外、联系左右、协调各方的重要位置，是办文、办公、办事、办会等的综合机构，在企业管理屮发挥着参谋、协调、服务的重耍作用。具体到笔者所在企业而言，办公室的职责主要有：制定实施行政办公、公共关系、保卫、信访、后勤等管理操作层面的规定、办法、流程、规范、标准；负责重要会议、重大活动的组织协调；为领导决策提供行政服务，协助领导协调和处理日常工作；负责企业重要决定事项的督查督办；负责起草综合性文件、报告、会议纪耍，管理企业政务信息工作和值班工作；负责企业年鉴的编辑和出版工作。负责公文文件、档案、机要保密、印章管理等行政事务管理工作;负责公共关系、公关形象和品牌标识推广应用与管理工作。负责公务接待管理；负责重要会议的组织工作；负责后勤服务、交通安全的归口管理；负责内保治安、电力设施保卫、消防、信访和涉及国家安全相关事务的归口管理等。可以看出，办公室的工作既重要又千头万绪、纷繁复杂；做好办公室管理工作意义重大，同时难度也相对较大。所以，要把办公室的工作做好,首先必须把办公室的工作进行统筹管理，并能充分调动所有人员工作的积极性，使保障企业发展目标实现的有关任务和举措在办公室得以实现。为实现这一要求，笔者认为将目标管理理论及“SMART”原则引入办公室，将实现企业发展目标所涉及到的工作分解，形成办公室的目标，再将其分 解细化并尽可能量化到各个专业、岗位，落实到具体的人并确定完成时限,一定时间后对目标进行评估并应用到个人绩效评价中。如此，办公室的工作定能有条不紊地高效推进，办公室也切实担当起企业“中枢”的职能作用。【参考文献】[1]彼得?德鲁克•管理的实践[M].北京：机械工业出版社，2011.[2]吕怀婉.成功的目标管理及其推广[J]・机电产甜开发与创新，2004(05)•[3]http://wiki,mbalib.com/wiki/SMART%E5%8E%9F%E5%88%99[DB/OL].[4]雷振红•浅谈做好办公室工作的几点思考[J]•法制与经济(屮句),2014(06).[5]宁琳，孙艳红，刘迎春•基于SMART原则的高校图书馆工作目标管理[J]・图书馆学刊,2011(05).