建设项目档案管理实务

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1、建设项目档案管理实务海南省档案局焦正高副处长2012年4月内容一、项目建设程序二、相关概念与项目档案的特点三、项目档案管理的依据四、项目文件形成的质量监控五、项目文件的归档范围和保管期限的划分六、归档项目文件的质量要求七、项目文件的整理归档八、项目档案的汇总整理与移交九、项目档案的验收一、项目建设基本程序四大环节：决策设计施工竣工验收六阶段：项目建议书阶段（拟建项目设想）可行性研究阶段（从技术与经济上进行分析论证）设计文件阶段（招标选择单位进行初步、技术、施工图设计）建设准备阶段（征地拆迁、材料订货、招标

2、选择施工单位等）建设实施阶段（建设、施工、监理单位对工程进度、质量、投资的管理与控制）竣工验收阶段（自查、初验、专项、总验）二、相关概念和项目档案的特点（一）相关概念项目文件：指建设项目在立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收全过程中形成的文字、图表、声像等形式的全部文件。项目档案：指经过鉴定、整理并归档的项目文件。项目文件是项目档案的前身，项目档案是项目文件的归宿建设项目：指建筑、安装等形成固定资产的活动中，按照一个总体设计进行施工，独立组成的，在经济上统一核算、行政上有独立组织形式、实行

3、统一管理的单位。（小区）单位工程：在建设中，根据合同，具有独立施工条件，可单独作为成本计算对象的工程。（独立楼房）分部工程：在单位工程中，按结构部位、路段长度及施工特点或施工任务划分为若干个分部工程。（建筑、水电、门窗）分项工程：在分部工程中，按不同的施工方法、材料、工序等划分为若干个分项工程。二、相关概念和项目档案的特点（二）项目档案的特点1、数量大2、形成时间长3、形成的单位多4、专业性强5、种类和载体的多样性6、成套性三、建设项目档案的管理依据《档案法》《建筑法》《海南省档案管理办法》《建设工程质量

4、管理条例》《基本建设档案管理资料管理暂行规定》《国家重点建设项目档案管理登记办法》《重大建设项目档案验收办法》《海南省重点建设项目档案验收实施细则》GB/T11811-2008科学技术档案案卷构成的一般要求；DA/T28-2002国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范四、项目文件形成的质量监控1、统筹规划，组织协调①成立项目档案领导小组，负责统筹组织开展项目档案工作；②参照《国家重大建设项目文件归档范围和保管期限表》制定本项目档案的归档范围，印发各参建单位遵照执行，要求各自负责收集；③在与参建各方签订

5、项目设计、施工及监理、供货等合同时，应设立专门条款，明确参建单位的收集、整理、归档的范围、时间、套数和标准等，并预留部分工程款，保证项目档案的完整、准确、系统归档后结算。（一）建设单位文件的质量监控2、建立网络，明确职责建设单位在进入项目开始运作的阶段后必须加强项目档案工作，指定一位负责人分管档案工作，确定专门的档案工作机构和人员，加强管理和监督指导。同时，把档案工作网络扩展到项目参与建设的每个单位，明确各参建单位档案工作责任人及分管领导。如某建设项目档案工作网络图业主总工室（办公室）档案室计划部工程部财

6、务部监理单位设计单位施工一队施工二队领导：协调工作工作人员：具体工作（总承包）施工一队施工二队施工五队3、统一制度，规范管理项目建设单位（业主、法人）要制定要项目档案管理的相关规定、办法、标准和制度等，并印发到各参建单位贯彻执行（如项目档案资料管理办法、竣工文件编制规定、项目档案分类方案、项目文件归档范围及保管期限表、项目档案整理操作规程、竣工档案验收办法、档案库房管理制度、档案利用制度、档案保密制度等）4、申报登记，接受监督根据1997年8月19日国家档案局颁布施行《国家重点建设项目档案管理登记办法》的

7、规定，国家重点建设项目要做好申报登记。（二）设计单位文件的质量监控1、设计单位明确设计任务后，应明确形成文件的质量要求，保证每张施工图应有图号、图名、设计人、校对人、审核人签名。2、规范设计变更文件的编制和传送。3、设计文件要按专业、文号顺序进行积累。4、设计任务完成后，需向建设单位移交经规范整理的全套档案（含电子件），并详列项目全部的技术文件、变更文件、图纸勘误表目录。（三）监理单位文件的质量监控1、明确职责，根据《建设法》和监理制度的规定，负责“三控制、两管理、一协调”即对工程质量、工期和投资控制；合

8、同和信息管理；协调各方关系。检查、审核参建各方项目档案的完整、准确和系统。2、向法人提交工程监理档案材料。一是参与招标时，协助法人明确文件归档条款；二是在设计阶段监理时，对设计文件、图纸进行检查、归档验收；三是施工阶段监理时，对施工单位项目文件形成积累监控；对来自法人、设计和施工单位的文件进行完整、准确和系统进行审核。（四）施工单位文件的质量监控施工单位形成的施工文件和负责编制的竣工图是反映项目真实貌和质量的主要依据，数量比重