卫生行政许可案卷制作及归档的规范化管理

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1、卫生行政许可案卷制作及归档的规范化管理陈隽镇江市卫生监督所，江苏镇江212003[摘要]本文通过介绍卫生行政许可案卷制作及归档规范化管理的必要性和重要性，指出案卷制作和档案管理上存在问题，提出规范卫生行政许可行为、开展案卷评查，提升案卷质量、加强档案室建设，制定档案利用制度和强化卫生行政许可档案管理的建议对策，逐步完善卫生行政许可案卷的制作及归档的规范化管理，不断规范卫生许可工作行为，提升卫生行政许可工作质量。[..关键词]案卷制作；归档；规范化；管理[中图分类号]R19　[文献标识码]A　[]1672-5654（2014）09（a）-0026-02卫生行政许可是各级卫生行政机关依

2、法采取事先控制的方式管理卫生事务的一种重要手段[1]。卫生行政许可案卷是卫生行政部门依法实施卫生行政许可事项的申请、受理、审查、许可决定、许可送达的过程中所形成的具有保存价值的文字、图片等形式的记录，记载着卫生行政许可行为，是卫生行政许可活动的原始记录和法律凭证。加强卫生许可案卷制作和归档的规范化管理已经成为卫生行政部门从法律层面保证卫生行政许可工作的正常开展，体现自我保护和规避执法风险的重要手段，也成为当前加强卫生行政许可工作的重要内容。1卫生行政许可案卷制作及档案规范化管理的必要性和重要性1.1法律法规的要求2004年7月正式实施的《中华人民共和国行政许可法》第五条规定“设定和

3、实施行政许可，应当遵循公开、公平、公正的原则”。“行政许可的实施和结果，除涉及国家秘密、商业秘密或者个人隐私的外，应当公开”[2]。同年卫生部发布的《卫生行政许可管理办法》第三条规定“实施卫生行政许可，应当遵循公开、公平、公正、便民原则”[3]。第二十五条规定“卫生行政部门作出的卫生行政许可决定，除涉及国家秘密、商业秘密或者个人隐私的外，应当予以公开，公众有权查阅”[3]。第二十六条规定“卫生行政部门应当建立健全卫生行政许可档案管理制度，妥善保存有关申报材料和技术评价资料”[3]。第五十二条规定“卫生行政部门对被许可人提供的有关技术资料和商业秘密负有保密责任”[3]，这四条规定明确

4、而直接地对卫生行政许可案卷制作及档案管理提出了严格的要求。1.2涉及面广、社会影响大目前卫生行政许可包括公共场所卫生许可、放射诊疗卫生许可、供水单位卫生许可、医疗机构执业许可、执业医师注册、护士执业注册等12项许可事项，涉及到《中华人民共和国传染病防治法》、《执业医师法》、《中华人民共和国母婴保健法》三部法律以及《护士条例》、《公共场所卫生管理条例》、《放射性同位素与射线装置安全和防护条例》及十多部配套的规章。以镇江市区为例，每年的许可办件量在9000件左右，面广量大，行政许可相对人涉及到政府机关事业单位、学校、医疗机构、企业、个人等。因此规范卫生行政许可案卷制作和档案管理具有十分

5、重要的社会意义和现实意义[5]。1.3重要作用卫生行政许可案卷是卫生行政许可活动的原始记录，不仅直接记载和真实、客观反映了卫生行政许可事项及审批程序的全部过程，还客观反映了卫生行政许可工作的质量和水平，是卫生行政许可活动的法律凭证，也是卫生行政许可工作接受社会监督，进行行政复议、行政诉讼的重要法律依据[1]。卫生行政许可档案还是日常性监督工作的基础资料，是做好经常性监督的前提，也为卫生行政部门掌握卫生行政许可工作状况，制订卫生行政许可工作计划提供重要的参考依据。2卫生行政许可案卷及归档管理存在问题2.1案卷制作方面存在的问题①许可文书使用不规范。卫生部文件中提出省级卫生行政部门可以

6、按照实际情况增添相应的许可文书，以江苏省为例，目前仍未对许可文书的类别和使用进行规范，在对镇江市许可案卷的评查工作中，也发现许可案卷中普遍存在没有落款，或者是自行设计模仿卫生部、省卫生厅的落款，没有以本地卫生行政部门的名义重新制定的问题。②许可申报资料不符合要求。如申请人提交的申请资料内容不齐全，缺少卫生设施布局平面图、卫生设备和消毒设备清单填写不完整等关键资料；受理时未提交检测资料，无补证通知。③文书制作不规范。如申请资料中申请表项目填写不全，提供的资料不能逐页加盖公章；现场审查不够规范，缺少资料核查记载，许可审查文书上无执法人员证件号记载；审批资料中不签署审批意见，缺少卫生行政

7、部门负责人签字；送达回证中只有准予许可决定书的送达，缺少卫生许可证的送达，送达回证上只有1名卫生监督人员签字等。④案卷归档不符合要求。没有形成行政许可卷宗档案，装订时未使用统一规范的卷皮；卷内目录未标注对应页码，案卷没有逐页编写页码或者用铅笔手工标注；案卷装订线处没有立卷人签章或加盖归档专用章；案卷材料排序不正确等。2.2档案管理存在的问题①思想上重视不够。有些部门尤其是基层单位领导和卫生行政许可审办人员对卫生行政许可档案的作用重视不够，实际工作中只注重卫生行政许可数