工程案卷归档、验收与管理

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1、1．工程案卷归档要求工程案卷建立后，应完成档案的移交归档工作，移交归档的案卷从质量上、时间上及归档套数要满足以下要求：（1）归档文件应完整、成套、系统，应记述和反映建设项目的规划、设计、施工及竣工验收的全过程；真实记录和准确反映项目建设过程和竣工时的实际情况,图物相符，技术数据可靠、签字手续完备，文件质量应符合相关规定。（2）归档的文件必须经过分类整理，并应组成符合要求的案卷。（3）勘察、设计、监理单位在收齐工程文件并整理立卷后，建设单位应根据城建档案管理机构的要求对档案文件完整、准确、系统情况和案卷质量进行审查。审查合格后向建设单位移交。（4）施工单位在项目竣工文件收集，编制和整理

2、后．应依次由竣工文件的编制方、质监部门、监理部门对文件的完整、准确情况和案卷质量进行审查或三方会审,经建设单位确认并办理交接手续后连同审查记录全部交建设单位档案管理机构。（5）勘察、设计、施工、监理等单位向建设单位移交档案时，应编制档案案卷目录，并须填写工程档案交接单（见图4）。交接双方应认真核对目录与实物，并由经手人签字、加盖单位公章确认。（6）外文文件应将题名、卷内章节目录译成中文，经翻译人、审校人签署的译文稿与原文一起归档。（7）工程档案的归档时间，可由项目法人根据实际情况确定。可分阶段在单位工程或单项工程完工后向项目法人归档，也可在主体工程全部完工后向项目法人归档。整个项目的

3、归档工作和项目法人向有关单位的档案移交工作，应在工程竣工验收后三个月内完成。有尾工的应在尾工完成后及时归档。（8）项目法人可根据实际需要，确定不同文件材料的归档份数，但应满足以下要求：1）项目法人与运行管理单位应各保存1套较完整的工程档案材料（当二者为一个单位时，应异地保存1套）；2）工程涉及多家运行管理单位时，各运行管理单位则只保存与其管理范围有关的工程档案材料；3）当有关文件材料需由若干单位保存时，原件应由项目产权单位保存，其他单位保存复制件；4）流域控制性水利枢纽工程或大江、大河、大湖的重要堤防工程，项目法人应负责向流域机构档案馆移交1套完整的工程竣工图及工程竣工验收等相关文件

4、材料。图4档案交接单2．工程案卷验收规定水利水电工程档案验收属于政府验收的专项验收，未通过档案验收或档案验收不合格的，不得进行或通过工程的竣工验收。2.1水利工程档案验收规定《水利工程建设项目档案管理规定》（水办[2005]480号）中对水利工程档案验收有如下规定：（1）水利工程档案验收是水利工程竣工验收的重要内容，应提前或与工程竣工验收同步进行。凡档案内容与质量达不到要求的水利工程，不得通过档案验收。（2）各级水行政主管部门组织的水利工程竣工验收，应有档案人员作为验收委员参加。水利部组织的工程验收，由水利部办公厅档案部门派员参加；流域机构或省级水行政主管部门组织的工程验收，由相应的

5、档案管理部门派员参加；其他单位组织的有关工程项目的验收，由组织工程验收单位的档案人员参加。（3）大中型水利工程在竣工验收前要进行档案专项验收。其他工程的档案验收应与工程竣工验收同步进行。档案专项验收可分为初步验收和正式验收。初步验收可由工程竣工验收主持单位委托相关单位组织进行；正式验收应由工程竣工验收主持单位的档案业务主管部门负责。（4）水利工程在进行档案专项验收前，项目法人应组织工程参建单位对工程档案的收集、整理、保管与归档情况进行自检，确认工程档案的内容与质量已达要求后，可向有关单位报送档案自检报告，并提出档案专项验收申请。档案自检报告应包括:工程概况，工程档案管理情况，文件材料

6、的收集、整理、归档与保管情况，竣工图的编制与整编质量，工程档案完整、准确、系统、安全性的自我评价等内容。（5）档案专项验收的主持单位在收到申请后，可委托有关单位对其工程档案进行验收前检查评定，对具备验收条件的项目，应成立档案专项验收组进行验收。档案专项验收组由验收主持单位、国家或地方档案行政管理部门、地方水行政管理部门及有关流域机构等单位组成。必要时，可聘请相关单位的档案专家作为验收组成员参加验收。（6）档案专项验收工作的步骤、方法与内容如下：1）听取项目法人有关工程建设情况和档案收集、整理、归档、移交、管理与保管情况的自检报告；2）听取监理单位对项目档案整理情况的审核报告；3）对验

7、收前已进行档案检查评定的水利工程，还应听取被委托单位的检查评定意见；4）查看现场（了解工程建设实际情况）；5）根据水利工程建设规模，抽查各单位档案整理情况。抽查比例一般不得少于项目法人应保存档案数量的8％，其中竣工图不得少于一套竣工图总张数的10%；抽查档案总量应在200卷以上；6）验收组成员进行综合评议；7）形成档案专项验收意见，并向项目法人和所有会议代表反馈；8）验收主持单位以文件形式正式印发档案专项验收意见。2.1水利工程档案验收等级档案验收依据《水