行政执法案卷管理归档制度

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1、昌吉州质量技术监督局行政执法案卷管理归档制度第一条为加强和规范昌吉州质量技术监督局行政执法案卷管理和归档工作，制定本制度。第二条本制度在昌吉州质量技术监督系统内适用。第三条行政执法案卷实行统一管理的原则，不得分散在执法机构和个人手中。第四条各执法单位要建立健全归档制度，实行一案一立的原则，结案的案件都应具备完整、准确、系统的档案。第五条立案案卷，卷内文书必须有案卷封皮、卷内目录、现场检查笔录、立案审批表、调查笔录、案件讨论记录、通知、行政相对人陈述笔录、行政处罚决定书副本、送达回证、罚没款收据、结案审查表，需要有其它证据、文书等材料的，也要收入。卷内材料按时间顺序排放。第六条现场处罚案件，

2、卷内文书必须有案卷封皮、卷内目录、现场检查笔录、现场处罚决定书副本、罚没款收据、结案审查表。第七条案卷从立案到调查取证阶段由案件承办机构保管。第八条调查取证完毕后，由承办机构将案卷交案件审理办公室。第九条案件审理办公室自收到案卷起三日内对其进行审查，认为事实清楚、证据确凿的，交案件审理委员会审理；认为事实不清、证据不足、文书不全的，退回承办机构进一步补充调查。第十条案件经审理、相对人陈述申辩、听证、做出处罚决定后，案件审理办公室组织案件承办机构制作《行政处罚决定书》，与案卷一起交由案件承办部门执行。第十一条案件执行完毕后，由案件承办机构填写《结案报告》后，报主管行政执法工作的领导审批后予以

3、结案。结案案卷由案卷承办机构整理装订，装订后的案卷暂由承办机构保管。第十二条案件承办机构每年年初将上一年承办的案卷，在经案件审理办公室审查后，交局档案室统一归档保管。第十三条各部门在交接案卷时，应当严格履行交接手续。第十四条案卷要分类编号保管。类别和保管期限统一用汉字，年代号和序号使用阿拉伯数字。第十五条案卷的整理归档应做到以下几点：1、归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数应齐全完整；2、案卷的排列顺序原则上以时间顺序为准，依次排列；3、案卷内的文件材料应依次排列顺序，编写页号，统一在有文字的每页材料正面的右上角，背面的左上角用铅笔编写页号；4、卷内文件材料要取掉金属物，对已破损和无

4、装订线的文字材料，应按裱糊技术要求进行托裱（加边）；字迹已经扩散和字迹不清楚的，应复制并与原件一并立卷（复制件放在本卷后面）；5、案卷内的文件材料用纸和书写格式要规范统一，严禁用红蓝黑铅笔、圆珠笔书写文件，不能用热敏传真件；对文件中红蓝黑铅笔、圆珠笔书写起草的文件和热敏传真件，要进行复制并与原件一并立卷（复制件放在本卷后面）；6、案卷应采用三孔一线的方法装订；7、案卷归档的存放条件应当符合档案管理的规定；8、要有案卷登记本；9、案卷保管期限分为长期、短期两种。长期为6至50年，短期为15年以下。大案（货值20万元以上）要按长期保管。其他案卷短期保管。现场处罚案卷保管3至4年，立案处罚案卷货

5、值在5万元以下的保管5年，5万元以上10万元以下的保管6至10年，10万元以上20万元以下的保管11至15年（“以下”不包括本数，“以上”包括本数）。第十六条归档案卷如使用，应当履行报批手续。第十六条本制度自发布之日起执行。二00三年六月二日