浅谈山西票号的内部控制

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浅谈山西票号的内部控制摘要：本文根据现存史料，主要对山西票号内部控制的目标、机制、尖务、缺陷等进行总结、评价和分析。认为山西票号在没有外部约束的环境下，自觉探索和创立内部控制措施和办法，自主实施内部控制，开创了真正传统意义上的企业内部控制。关键词：山西票号；纵向控制；横向牵制；控制措施;不对决策过程控制内部控制作为企业的一项基本管理方法，随着企业的发展及其社会影响的不断扩大，从简单逐步趋向复杂。当前，我国上市公司即将实施由财政部等5部委颁发的《企业内部控制基本规范》。这标志着我国企业的内部控制已经进入包括内部环境、风险评估、控制活动、信息沟通及内部监督的五要素内部控制阶段。为了真正搞好现阶段企业内部控制，很有必要了解我国的内部控制史及早期内部控制的一些历史经验及教训。为此，本文将根据现有史料，对山西票号的内部控制进行简要的总结、评价与分析。一、山西票号自主实施内部控制，旨在提高经营效率和效果，防止舞弊 山西票号是清代和民国时期主要从事汇、存、放业务的一种金融组织。票号从一开始就实行以信义为基础的两权分离、分级经营、统一管理的经营管理体制。正是这种投资经营管理体制，决定了票号必须实行内部控制。因为票号财东信任大掌柜人格，对大掌柜负责的票号经营“既不预定方针于事前，又不施其监督于事后”。大学柜为报答财东的知遇之恩，必然殚精竭虑地经营票号，狠抓票号的管理与控制。否则，遍布各地的分支机构及学识阅历、处事方法各异的伙友就会各行其是，经营规模及质量将无法控制和保证，多多获利的目标将很难实现，大掌柜在票号内外的声望也会受到影响。票号应进行内部控制，但当时的政府并不对民间经济组织的内部控制进行规范，各家票号只能在既定体制的基础上，自行探索内部控制规则与办法，自主实施内部控制。一般由财东和大掌柜共同制定号规，对经营纪律和控制标准等进行规范。大掌柜在负责经营决策的同时，偕同二、三掌柜组成票号经理层，主导全号的经营管理、控制及监督。大掌柜选派的分号经理及成员办事必须听凭总号规定，并随时请示、报告。票号通过实行人力股激励员工努力工作的同时，严格限制伙友在号外食宿、私自捎钱寄物、带家眷出外等。如果伙友违规，则被辞退出号。期末，大掌柜向财东进行财务报告时，无需就票号内部控制的有效性 进行专门说明或请第三方出具审计报告。由上可见，山西票号所实行的是一种没有外部约束、完全由票号自觉自主实施，旨在保证经营管理符合自定规则，防止舞弊，保护资产安全，提高经营效率和效果的内部控制。二、山西票号实行纵向控制与横向牵制相结合的内控机制山西票号所处的年代。交通不便，信息传递方式落后。但是，票号自始自终非常重视信息沟通。他们采用各经营机构每日写信的方式，通过民信局、公脚及上下班的分号伙友传递信件，使总分号之间和各分号之间能够及时地互通信息。遇要事，则以加急专信递送。新的通讯方式出现后，“凡遇大变，务以电报”联系，有的还以明信片互报行市涨落，从而为实施内部控制提供了重要条件。（一）自上而下的纵向控制与督查山西票号采用自上而下的纵向控制与督查机制。票号领导层直接对总号业务部门及各分支机构进行控制。各经营机构组织和办理当地业务时，必须遵循票号的规章和指令。如果分支机构经营出现问题，总号则派人进行稽查， 并对违规者进行严惩。如咸丰11年，日升昌票号根据当年形势，确定了“咱号明年大账临期，逢此纷纷世道，今岁各处大势收缩收缩”的经营方针。但“广所做收交票项，皆与平铺主意相违，实属过于凶猛”。为了控制业务规模，避免当年发生损失。影响账期收益，总号立即指示广州分号“俟后总以小小而做。以赶盘搅而己，万不可贪图利息致悔于将来。”光绪年间，蔚丰厚票号在天津的机构发生钱账亏空事件，总号立即派当时在京号任职的李宏龄赴津逐款细核，最后查得某某某“实无冤枉，实属咎有应得。”（二）不同经营机构、部门、岗位之间实行横向牵制汇兑是票号的一种基本业务。办理汇兑涉及收汇和交汇两方，需要内部两个经营机构前后相承、共同完成。山西票号要求先收汇或交汇方（逆汇时先交汇）在办毕业务的当日或隔日，必须写信告知另一方该业务的客户姓名、交收时间、金额、平砝、贴费等。这种在相关经营机构之间告知或公开汇兑业务的做法，不仅可使对方早作交收准备，保证汇兑业务按约处理，提高票号信誉，而且可使汇兑双方相互制约，也便于日后进行会计核对，保证会计信息真实。为提高办事效率，按照既有分工，又互相联系、相互制约的原则，总分号内部耍设置若干部门，分科处理相关 业务及事项。总号一般设跑街、柜房、账房、信房等部门。跑街招揽业务后，由柜房具体负责办理。柜房收交客户的银钱应向账房出纳交领。账房除对总号业务及现银钱进行账务处理和管理外，还负责全号账目的核对、清算及财务报告编制。信房除负责总号汇兑业务的通告外，还负责总号与分号之间各种指示、请示的下达与收集。为了有序处理业务、分清责任、保护资产，各部门内部再按照因事用人、相互牵制的原则设置不同岗位。总号账房一般设管账、副管账和帮账三种岗位。管账（即账房先生）作为账房负责人，既总理全号账目。又负总号银钱出纳之责；副管账辅助管账经理账目，并带领帮账具体处理账务。同理，在柜房内一般设总营业、称重念唱和书写记录等岗位。柜房出具的汇票由专人书写后，总营业最后负责签名盖章。如大德通规定：“各庄首领，每星期必须实地阅看账簿折据。如立票据，亲自签字盖章，不得假手于人。如首领因公外出，即副帮代行签盖亦可。”现存于中国票号博物馆的一张道光26年日升昌汴梁分号开具的汇票上就有“原士豪”的签字。票号的这种分岗分工制不仅可保证各项业务或事项得到有序、合规的处理，而且可使部门负责人真正负起本部门经营管理和财产保护的责任。（三）实行岗位轮换制 票号不仅在经营机构、部门和岗位之间实行内部牵制，还对不同岗位的任职人员实行轮换制。一些“久办内事者必使去办外事，久办外事者必令其办办内务，彼此事理通达，自能免除隔阂：并含有互相监督，各守各分之效果。”对分号人员多采用“一班而调任数处，或一处一班而不克续班”办法，以使伙友“对各地情形知底细，……并可防杜同人弊端。”蔚丰厚的李宏龄就曾在京号、洋号、汉号等多处分支机构任过职。三、山西票号应用自设措施、办法及标准进行内部控制在实务中，山西票号主要依据自行创立的一些非常严密且独具特色的措施、办法及标准进行内部控制。（一）自创汇票防伪措施，严防假票冒领办理汇兑，从接受汇款到交兑银两，不仅有一定的间隔期，需跨越不同地域，而且汇款人和收款人往往不是同一个人。为了避免假票冒领，山西票号经过长期实践，创立了一套包括精心设计、印制夹有水印宇的汇票；票纸统一保管、领用，报废必须备案：专人专字书写汇票；以及附加暗号等内容的防伪措施。票号最初的暗号，采用扎针 眼办法。如道光24年的蔚泰厚在天津尚未设立分号，天津业务处于由京号派人前往招揽，汇票由京号签发的“走庄状态。“当天津走庄试签会票时，京号除告知对方是XX人写的会票外，还告对方在会票的某某处扎了一个针眼”，以便对方辨认汇票真假。后来，票号又探索出一种以汉字作符号的密押办法。如以“谨防假票冒领，勿忘细观书章“12个字，代表1年的12月；以“堪笑世情薄，天道最公平，昧心图自利，阴谋害他人，善恶终有报，到头必分明”30个字。分别作为每个月30天的代号；以“生客多察看，斟酌而后行”10个字，分别代表1〜10的10个数字；用“国宝流通”4个字，分别代表数字的单位“万千百十”应用汉字符号。将汇兑的时间、金额再组成一组词语，外人看似票号教育伙友的生意经，实为汇兑业务的一道密押由于汇票防伪措施严密，山西票号在100多年的经营中未）应用自设的会计核算办法及曾发生过假票冒领事件。（二标准，实行多环节的会计控制山西票号会计一般先记流水账，再根据流水账转记分类账，最后根据账簿记录定期编制财务报告。票号的会计控制一般与业务控制相交织，主要体现在会计初始记录与转录时的控制、对日常财务收支的控制、总号对分号的控制等方面。1应用自设的会计核算办法进行会计控制 票号会计登记流水账，并没有现代意义上的会计凭证，主要根据柜房的业务底账及实际收付的银两进行处理。如果属于汇兑业务，所记账目还必须与信房向汇兑另一方通告的情况相符。这种会计初始记录必须与实做业务、内部互报信息一致的作法，既可使相关经营机构和部门之间相互牵制，保证初始会计记录真实可靠，也是日后会计控制的基础。现存的一些山西票号老账，每笔账项上方都画有多个圆圈或对勾，有的还写一个“兑”宇。这些遗迹表明，票号根据流水账转记分类账、根据账簿记录编制财务报告后，要对前、后账目逐宗进行认真核对，以保证转记账目无误。每年终，总号对分号报告的本期收交情况及结存的资产、负债也要逐宗进行核对。总号对各分号的应收应交款核对相符后，按各分号的收交净额统一作为对应于总号的往来处理。最后再编制票号年度或账期清单，向财东报告。票号所采用的这种及时记账与通告，多环节核对，定期内部报告，统一核查、清算的办法，不仅可避免各经营机构事后伪造数据，保证会计记录真实可靠，而且可使总号对分号的经营业务及会计事项实施有效控制。2应用自定标准，对费用项目进行控制在财务上，票号还通过对费用项目制定标准的方法对 有关支出进行控制。如对身股者的应支，一般伙友的薪金，分号伙友上下班的路费、衣资费等，均按级别高低规定不同标准，并在支付、报告、复查等阶段进行多环节控制。大德通票号1884年规定：“勿论何路码头人位，凡为总领者，每月拨衣资银二两，副班者每月一两。惟初学生意者，五年以内，每月五钱；五年以外，照副班同行。”后来，衣资费标准多次上调。1888年甲等庄正班每月衣资银三两，1921年为六两。对于衣资费等的支用，1888年规定:“各码头不准买存衣物、绸缎、药材等项，抵作银钱数，只可谁用谁买，号用号出，随时分别记账。”“在外置办衣物、针工、线、扣等，按数以实计支”，并留一底鉴。1921年则修订为：“裁缝工资线扣。以及平日零费，分文均出自己身，倘有开出公账，查出以犯号规论。”分号对于衣资费，日常支用时应按规定标准进行控制；期末应列入月清和年总结向总号报告；伙友下班时，应将本年己支用数告知总号。根据底鉴对所置衣物逐宗开一新折并划价，交由伙友带回总号。由总号对伙友所带回的全部衣物与折子进行核查。若查出所置衣物价值不符，则向伙友另行结算。曰升昌周家口、湘潭等分号致总号信件中常有此类内容。如“茂亭兄相偕经汉下班回里，随结去伊带盘费本平足银八十两，又伊衣资本平足银三十两四钱四分，附呈伊公己新旧衣物共三折。” （三）对库存银两和信贷规模进行控制为加速资金周转，防范信贷风险，票号对分号库存现银钱和放贷额通过规定限额的办法进行控制。如大德通1888年规定各处“限定每月存银，不准过一万之数”。1921年规定：“各庄共交字号，宜定限数。上上招牌，迟票借贷不得过三万元，上招牌不得过两万元，上中招牌不得过一万元。中牌必须审慎”。四、山西票号不对决策过程实施内部控制山西票号的内部控制基本属于全员控制。不仅掌柜们拥有主导内部控制的权力，而且各机构和部门负责人带领一般伙友对各项业务或事项具体实施控制。不过，不同人员在内部控制中的角色不同。各类伙友既实施内部控制，也接受来自上级领导及其他伙友对自己工作和行为的监督与控制。伙友若违规，还要受到辞退等处分。而大掌柜在票号内部至高无上，没有机构和人员可对其进行约束，财东也不对其进行问责。可见，山西票号的内部控制，是在内部治理结构不健全的环境下实施的。这种内部控制只针对经营活动及管理的执行过程和伙友，并不将决策过程纳入内部控制与监督的范围。从现有史料看，山西票号实行“盖同人均享有建议权” 政策，大掌柜决策前一般都要“征求同人之卓见，以应潮流之顺变”。为此，大德通要求：“各庄立议事录一本，凡遇号中要事，或有可为之事，须公共讨论，各自书名，亲录所见，决权操于总号。见解言论，图谍设想，各出自由每到半年，原本寄祁，以便采择”。实务中，分号经理确实经常写信向大掌柜或总号提建议。如李宏龄在同舟忠告中，收录了他就伙友班期及交通工具、东掌出洋考察等的很多建议。正由于此，基本保证了票号经营决策的正确，票号前中期的内部控制也非常有效。但后期，则不然。1937年陈其田曾记叙：“有一两则传闻，颇有趣味原先衣服由号供给，后来票庄为缩减费用起见，只管衣服里，不管面。当时职员则出花样，用次等的料做面，用绸缎做里。到下班时，则将里面翻改。”尽管这是一则传闻，但由此可看出，票号后期人心己经不齐，内部控制已呈现只讲教条、不注重实质的僵化现象。光绪34年，处于银行间竞争前沿的票号中层人物李宏龄。根据当时一些大银行机构不断涌现的形势，曾联合京城各票号经理向各自票号总经理建议合组三晋银行，以求山西票号的可持续发展。但此事被当时平遥帮票号首领蔚泰厚毛鸿瀚极力阻拦和诬蔑，最终导致合议银行的倡议化为泡 影，山西票号因之坐失良机，迅速走向衰败，最终不得不退出历史舞台。综上所述可以看出。山西票号在清、民时期确实实施了内部控制。这种内部控制由票号自主实施，主要针对执行过程。尽管它属于早期内部控制，比较简单，但票号自创的汇票防伪措施及多环节相互牵制办法等，非常科学、有效，至今仍被现代企业所沿用。借鉴山西票号的经验教训，当前企业要搞好内部控制，应充分认识内部控制的意义及企业内部控制与外部约束规范的关系；企业内部控制应讲求实质重于形式原则，预防道德风险；在加强执行过程控制的同时，更应重视决策过程的控制。主要参考文献［1］陈其田山西票压考略［M］，上海：商务印书馆，1937［2］中国人民银行山西省分行，山西财经学院编写组山西票号史料［M］太原：山西人民出版社，XX［3］黄鉴晖山西票号史［M］太原：山西经济出版社，XX［4］清•李燧，李宏龄，晋游日记•同舟忠告•山西票 商成败记［M］太原：山西经济出版社，XX［5］王夷典日升昌票号［M］太原：山西经济出版社，1998