仪器设备类档案工作规范

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1、仪器设备类档案工作规范仪器设备是学校教学、科研活动中不可缺少的物质条件，仪器设备档案（以下简称设备档案）是国家的重要技术储备，是学校仪器仪表管理工作的组成部分，为了提高设备档案的质量和管理水平，充分发挥设备档案在社会主义建设和学校教学、科研中的作用，并为考核学校设备档案工作提供依据，根据《中华人民共和国档案法》、国家教委办公厅发布的《高等学校档案实体分类法》与《高等学校档案工作规范》等文件，结合我校设备管理工作的具体情况，特制定本规范。一、设备档案工作的基本原则1、凡作为学校固定资产的仪器、设备、在其购置、验收、调试、运行、管理、

2、维修、改造、报废等全部活动过程中直接形成的，具有保存利用价值的文字、图表、声像载体材料，以及随机材料均属设备档案。2、根据集中统一管理的原则，各单位的设备档案必须集中由学校档案室统一管理。3、设备档案是学校仪器、设备管理工作的组成部分，设备档案工作必须纳入学校管理工作之中，与设备计划管理，设备采购供应和设备使用等工作紧密结合，保证设备文件材料的准确、系统，并作为学校设备管理部门的职责之一。4、价值五万元以上的仪器、设备档案均由学校档案室保管，五万元以下的设备档案由设备处保管留用。二、设备档案归档范围的确定1、确定的原则①归档的设备

3、管理工作和仪器设备申购、验收、使用、维修、改造各个环节中形成的文件材料，必须对本校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用；②归档的文件材料必须反映设备管理和仪器设备项目从申购到改造的全过程，保证完整、准确、系统。③归档的仪器设备文件材料必须遵循其自然形成规律，保持其有机联系，必须与实物一致并具有成套性。2、归档的主要内容和重点①归档的主要内容包括综合管理文件、仪器设备项目依据材料、开箱验收单、安装高度记录、运行维修记录、随机全套文件（包括说明书、电路图）等方面的文件材料，具体范围见附件。②归档的重点是仪器设备项目（特别是价值5万元

4、以上的）各个环节形成的不同载体的文件材料，包括全套随机图样。③本校自制、作为学校固定资产符合建档条件的仪器设备，除研制文件材料作为科研成果归入科研类档案外，其余均按仪器设备类档案要求处理。三、仪器设备文件材料的部门立卷及归档流程1、形成积累①设备管理部门要有一位负责人分管设备档案工作，并配备一名兼职档案员负责收集、积累从申购设备到验收完毕（进口设备到索赔期满）过程中的管理性文件和技术文件，而且负责整理组卷向校档案室移交归档。②新进设备（5万元以上）开箱、应有兼职档案员参加，并及时验收设备的随机文件材料（包括全套随机图样）。做好设备

5、文件材料的验收、清点、积累工作。③重大设备的开箱验收必须有学校档案部门参加，以监督、检查、指导设备文字材料和技术文件材料的清点、验收工作，并在验收记录上签字、盖章，对文字材料和技术文件方件不全的设备，有权拒绝签字并通知财务部门暂缓结算，待设备定购部门让厂家补齐后，方可办理相应手续。④学校各级设备使用的单位应做好调试、使用、维修、改造等活动的完整记录，记录的项目必须填写齐全，记录字迹要清晰，必须用钢笔书写，不得使用铅笔、圆珠笔、水彩笔。所产生的设备文字材料应归口于设备管理部门，由兼职档案员整理立卷后向校档案室移交。2、整理组卷①坚持

6、由设备文件材料形成部门立卷的原则。设备验收完毕和进口设备索赔期满后，设备计划、采购供应部门的兼职档案员应及时将形成的设备管理文件材料整理组卷。②根据设备文件材料的形成规律以及设备文件材料内容、价值、数量和载体形式等实际情况，在坚持文件有机联系和便于利用查找的组卷原则下，将每项设备的文件材料进行系统整理，组成一个若干个案卷。③将能反映设备购置概况的文件材料，如申购报告，批复文件，论证文件，投资文件，订购合同，验收报告，索赔文件等整理组成案卷，排列在各卷之首，各答卷设备技术文件材料按设备的工作程度及重要程度，依次系统排列。④设备文件材

7、料中的非纸质载体材料，除密不可分者外，应放入特殊载体档案的专柜保管，并按要求标明参见号。⑤卷内的文件材料按文字材料在前，图表在后的要求排列。⑥拆除卷内文件中的金属物，用线装订，对破损的文件材料进行修补，对精密大型仪器设备用专用文件夹，以保持原状。⑦设备文件材料采用卷盒和卷皮的保存形式，引进设备文件用卷盒保管有困难的，可按其自然状态保管。⑧全部设备文件无论单面或双面只要有书写符号，每面均为一页，每卷页号从1开始，页号位置在非装订线一侧的上角。⑨认真填写卷内目录和备考表，卷内目录要用钢笔填写。字迹要工整、清晰、文面要整洁，不得涂改。每

8、个案卷组成后，都应填写备考表，写明本案卷图纸和文字材料的总页数，并对文件材料的完整、准确程度、损坏、缺少情况加以说明。日后案卷内的图纸和文字材料需要变更、修改时，由档案管理人员随时在备考表上注明。⑩拟定案卷封面各栏目，案卷标题要简明、准确。对进口设