浙江省海洋与渔业系统电子公文交换平台

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1、浙江省海洋与渔业系统电子公文交换平台-使用手册浙江省海洋与渔业系统电子公文交换平台-使用手册Version1.0浙江省海洋与渔业局2012年08月21/21浙江省海洋与渔业系统电子公文交换平台-使用手册一、平台概述浙江省海洋与渔业系统电子公文交换平台（以下简称“本平台”）是依托信息技术，按照统一的规范标准，实现省、市、县三级海洋与渔业主管部门电子公文互为交换的平台。它具备公文发送、公文接收、文档格式转换、平台统计、后台管理等功能，并可实时查询发送公文流转进程，进而确保公文安全、高效地传递交换。（一）设计目标为浙江省海洋与渔

2、业主管部门（单位）所用，用于在纵向网（上下级单位）和横向网（平级单位）上构筑一个安全、高效、实用的电子公文交换平台。（二）技术特点本平台采用集中式公文交换管理模式，渗透移动办公的理念，采用先进的B/S架构及多层、分布式处理技术，实现跨区域跨平台的电子公文交换。其技术特点如下:1.高可用性本平台包括发文管理、收文管理、工具箱、个人设置、统计报表、组织机构管理、系统管理等。都使用B/S结构。在界面的设计中尽量考虑满足用户操作的方便性，达到结构合理、层次清晰、界面直观、操作简单。2.跨平台性本平台采用J2EE架构技术，支持多种数

3、据库存储，Windows、Linux、Unix等各主流平台均可运行。3.组织结构、角色自定义21/21浙江省海洋与渔业系统电子公文交换平台-使用手册平台实现了组织结构、人员角色等的自定义功能，适应了政府机关和组织结构不断变化的需要。1.消息提醒机制高效便捷本平台采用SMS的方式进行系统提醒高效、便捷。2.完整的日志系统本平台设计了完整的日志系统，所有关于电子公文的发送、接收、以及用户的登录等相关信息全部记录在平台的数据库中，从而为平台的管理工作带来了极大方便。（三）使用规范1.发文规范一般性文件可直接转换成PDF格式文件，

4、通过本平台正常发送即可。行政规范性等重要文件则需要先打印出纸质文件然后盖章；并将盖章后的文件通过扫描的方式保存为PDF格式的电子文档，最后再把PDF格式的电子文档通过本平台发送。2.收文规范为了及时收取电子公文，所有海洋与渔业主管部门（单位）每个工作日至少要登录本平台一次。对于需要反馈的电子公文，应该认真填写反馈意见。电子公文接收后要及时下载，妥善保存。（四）使用要求1.硬件要求本平台对使用单位的信息化硬件现状没有特殊要求，只要可以连接访问互联网、有基本的电脑操作知识即可。2.软件要求用户需要安装可以编辑Word文件的软件

5、工具。21/21浙江省海洋与渔业系统电子公文交换平台-使用手册用户可以自行安装微软的Office软件或者金山公司的WPS软件。用户需要下载本平台工具箱中的“本地转换工具”并安装，用来转换Word文件为PDF格式文件。转换方式详见使用说明部分文件转换中的内容。用户需要下载本平台工具箱中的“PDF阅读工具”并安装，用来打开阅读PDF格式文件。二、使用说明（一）登录首先访问局门户网站http://www.zjoaf.gov.cn右侧中部有电子公文交换平台的登录入口，凭用户名密码登录。使用原始密码登录后会强制用户修改密码并且新密码

6、不可与原始密码相同，修改后重新登录即可使用本平台。21/21浙江省海洋与渔业系统电子公文交换平台-使用手册使用新密码正常登录平台后，将会进入如下界面，其中左侧为应用管理目录树，右侧为工作区。（二）文件转换1.在线转换在左侧应用管理目录树上打开“工具箱”点击“文件转换”本模块主要是提供给用户文档转化的功能。为了提高文档安全性，公文应当是只读的，PDF格式是公文发送最好的格式。在此模块中，本平台提供了将其他格式的文档转化为PDF格式的功能。21/21浙江省海洋与渔业系统电子公文交换平台-使用手册点击转换按钮，即可下载转换完毕的

7、文档。1.本地转换首先下载“本地转换工具”。解压后安装，安装完成后。查看计算机设备和打印机可以发现AdobePDF这个设备。21/21浙江省海洋与渔业系统电子公文交换平台-使用手册然后打开需要转换的文件，进行打印操作选择AdobePDF这个打印机点击确定按钮后即出现另存为消息框保存后转换即完成。转换后的文档可用做公文发送的附件，提高了安全性。（三）发文管理1.新建发文21/21浙江省海洋与渔业系统电子公文交换平台-使用手册在应用管理目录树下面可以找到发文管理的节点，点击其中的新建发文（如下图所示）工作区将会进入如下界面对公

8、文的接收对象，本平台提供了多种快捷选择，普发表示全部单位都将收到该公文，沿海单位表示沿海的单位将收到该公文等等。如果用户选择按单位发送，那么，点击下行的选择，将会出现如下的单位选择界面：21/21浙江省海洋与渔业系统电子公文交换平台-使用手册在“编辑发文”的图中已经对发文的各个要素进行了输入.当用户输入