浅谈如何构建规范化、标准化的中专学校档案管理工作

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1、浅谈如何构建规范化、标准化的中专学校档案管理工作　　学校档案是指学校从事党政管理、教学、科研等各项活动中形成的有查考利用价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录，包括文书档案、教学档案、科技档案、会计档案和声像及其它非纸质载体形式的档案。中专学校档案在学校教学和管理中具有十分重要的凭证作用和参考作用，对于提高教学质量和水平、促进学校的规范化建设作用重大。　　一、中专学校档案质量管理的含义和特点　　所谓档案全面质量管理就是单位领导档案工作全体人员参加的，以科学方法为手段，充分发挥科学管理和专业技术的作用，建立一套贯穿于档案形成

2、全过程的质量保障体系从而保证高质量的档案。其核心是强调提高档案工作水平，以保证档案的高质量。中专学校档案管理具有以下几个特点：　　（一）教育性　　通过档案管理工作分析学生在学习过程中的变化，及时引导学生扬长避短，克服不足，促使师生积极努力，奋发向上实现教育目标。　　（二）业务性　　通过对档案的记载，采取有效措施保证教学工作的顺利开展。　　（三）参与性　　档案全面质量管理要求档案形成过程中的所有人员，如各学校各部门负责人、文件起草人员、定稿人员、档案员等等人员的密切配合，严格按照有关标准和要求共同完成公文处理和文件的归档及档案管理工

3、作。充分调动了各部门、各岗位人员相互配合、积极协作，对发扬团队精神起到了积极作用。　　（四）控制性　　从公文的起草、审核、印制、传递、执行到档案的收集、整理、归档、编研、开发利用的整个过程都实行质量管理。　　（五）研究性　　通过对档案中数据记载和分析，为探索、总结和研究教育活动提供了有效的依据和资料。对改进教育教学方法，提高教育教学水平起到了非常重要的作用。　　二、中专档案的收集整理　　（一）收集内容　　从性质来看有两个方面：一是上级来文;二是本校产生的文件资料。本校产生的资料，一是反映学校整体情况，二是反映学校成员个人情况，三是

4、反映学校教学情况。　　（二）收集方法　　事前收集学校的各种活动，上报材料，事先做好收集归档工作准备，必要时复制多份，以备归档利用。平时收集制定学校各种立卷材料类目表，在日常工作中形成的凡是能当做档案资料用的材料要及时收集、整理、加强检查、年度收集，每个学年度集中收集各种资料，并做好资料的查找、补漏、核实等工作。从档案的以上收集来看，存在着如下困难，一是档案管理工作没有充分得到单位领导的重视和支持，有些单位领导甚至觉得档案管理就是把一些档案和文字类材料凭证管好就行了，不需要太多的专业知识，因此，缺乏对档案管理人员的专业知识培训。二是

5、对档案管理的硬件、软件配备不齐全，平时不注意文件资料的收集，制度不完善，到档案利用时才知道档案的重要性，以及影响档案材料的质量。　　（三）档案整理　　1.分类　　按照档案的来源、时间、内容、形式的不同进行分类，按年度问题分类，分为文书档案、教学档案、会计档案。　　（1）文书档案：文书档案是反映党务、行政管理等活动的档案。它记录了一个社会组织所从事的各类管理活动，如党群管理、财务管理、人事管理、业务管理等。文书档案通常是由办理完毕的有保存价值的文书转化而成，文件是法定机关、团体、企业事业单位和个人在各种活动中，为互相联系和处理事务等

6、实际需要，用文字、图表等方式直接记录下来的具有完整体式和处理程序的信息材料。学校文书档案分为党群、行政、总务类。　　党群类：是上级党委、团委针对本单位的批复决定等，本校党、团计划总结。　　行政类：上级主管机关针对本单位的通知、决定、本校行政会记录。　　总务类：本校固定资产统计表，基建图纸。　　（2）教学档案：教学档案是教学管理和教学活动过程中直接形成的，以文字、图表、录音、影像等形式存在，具有保存价值的教学文件材料总称。教学档案管理工作是学校管理的重要组成部分。教学档案管理的好坏是衡量学校教学管理水平的重要标志，也是反映学校教育发

7、展与改革的历史进程的主要依据之一。学校教学档案分为教学、学籍、学绩、其它类。　　教学类：校历、班务日志、教学计划。　　学绩类：各科成绩统计表、运动会秩序册。　　学籍类：学生花名册、录取简明登记表。　　其它类：摄制教学工作的录像带、教学课件。　　（3）会计档案：会计档案是指会计凭证、会计账簿和会计报表以及其他会计资料等会计核算的专业材料，它是记录和反映经济业务的重要历史资料和证据。学校会计档案分为报表、账簿、凭证类。　　报表类：季度、年度报表。　　账簿类：总账、明细账。　　凭证类：记账凭证。　　2.立卷　　按照材料的自然形成规律，保

8、证材料之间的历史联系，按照材料的价值，正确划定保管期限。卷内文件排列。卷内材料的排列要系统化，以反映材料之间的联系，便于利用和保管，具体可按时间、问题、作者、重要程度等排列，也可灵活掌握，结合适用。编目上架。编制卷内目录，案卷目录和标题是揭示卷内文