如何推行档案工作规范化标准化

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1、如何推行档案工作规范化标准化　　本文以文件生命周期为线索对文档1体化和文件中心进行指出了在我国进行文档1体化改革和建立文件中心具有必要性、可行性。同时用文件生命周期理论对2者进行比较进而指出文件中心是文档1体化之下当文件运动到暂时保存阶段时其保管方式、存放地址时的1种有益补充它不能也决不是实现文档1体化的1种具体模式、。文档1体化是必由之路文件中心应在文档1体化的思路指导下建设。　　　　1、文档1体化与文件中心的理论依据及其必要性　　　　所谓文档1体化就是将档案工作现实中各机关相对分散独立的文件管理和档案管理统1成1个

2、有机整体进行管理而文件中心是介于文件产生形成机关和档案馆之间的1种过渡性文件保管机构国内学者1致认为它们的理论依据是文件生命周期理论。　　　　文件生命周期理论告诉我们文件从其产生形成到最终销毁或作为档案永久保存是1个完整的生命过程这1过程可分为若干阶段由于各阶段有其不同的价值、作用和特点各阶段文件存在着与之相对应的保管地点和存放方式。国内外学者对周期理论阶段划分不1各执1词。笔者认为比较适合我国国情和比较合理的是国内学者陈兆??的4阶段划分法将文件的生命运动过程划分为制作阶段、现实使用阶段、暂时保存阶段和永久保存阶段。

3、　　　　文件生命周期理论强调文件从始至终都是1个完整的、动态的、连续的生命运动过程。而我国档案工作通过归档口的设置将文件的第1、2阶段作为文件将第3、4阶段作为档案并采取非统1的标准和方法进行管理使文件运动的不同阶段相对独立因此造成文档分离的不正常现象。要解决这1实际工作的难题必须实现文档1体化将文件和档案即将原来分离的2、3阶段揉合起来这种揉合是符合文件运动的特点的这两个阶段的文件都处于现行和半现行阶段都具有不稳定性、中间性和过渡性的特点都主要是为产生文件的机关、为发挥其原始价值服务的。从本质上4个阶段都是文件只是其

4、价值、特点、存放地址不同因此文档1体化在现实中主要是对2、3阶段文件的1体化管理。　　　　依据文件生命周期理论文件运动的不同阶段需要不同的管理方式、保管场所其中暂时保存阶段文件尤为特殊这1阶段的文件要经受时间的考验有的可能没有价值可以销毁有的1段时间内有价值然后再销毁有的具有永久保存价值将来还需要进馆保存因此需要1个过渡性的中间机构来专门对其进行整理、保管和利用。于是文件中心这1机构便应运而生了。国内外学者对文件中心的实践范围各说不1但其管理的对象、是1致的。　　　　文档1体化和建立文件中心具有理论依据在理论上是成立的

5、在实践中是否切实可行是否确有必要呢?回答是肯定的。　　　　文档分离带来大量的弊端造成大量失控的具有重要价值的账外文件档案部门由此馆藏质量降低进而导致不能很好的发挥服务作用导致档案部门信息服务功能降低也导致了档案部门地位的降低。　　　　随着我国高新技术的文件档案的机管理提上了议事日程。文件档案的计算机管理克服了以往工作环节、工作程序的重复雷同将文件和档案作为统1的系统工程加强文件管理的超前控制保证了档案的质量从而充分发挥了档案的作用。档案工作者提前介入文件的生命周期从信息源头做起的思想在世界范围内受到1致欢迎这种思想主要

6、来源于为解决文档分离使档案工作从根本上动摇而提出的也是解决现实文档分离的根本办法。　　　　最早产生于美国并在国外许多国家广泛流行的文件中心是否适合我国国情、能否在我国建立和推广至今在学术界仍未取得完全1致的认识。我国档案工作在集中统1管理原则指导下在全国范围建立了各级各类档案室、档案馆和档案事业管理机构构成1个严密完整的组织体系文件也经历着从现行文件阶段到机关档案室阶段再到档案馆档案阶段的生命运动过程也存在着类似文件中心的管理中间性过渡性半现行文件的机关档案室。然而笔者认为这并不排斥文件中心在我国建立推广只要注意文件中

7、心的适用范围后文将详述它可以成为我国档案管理机构的有益补充。从目前试点的模式来看文件中心在我国是可行的而且是必要的，文件中心能改变中小机关档案工作薄弱的现状。　　$False$　　　　　档案工作规范化、标准化是实现档案管理化的重要中间环节，在搞好硬件建设的同时，做好文书处理工作则是实现档案工作规范化、标准化的重要基础工作。日益丰富的工作实践表明，虽然文书处理工作与档案工作各有不同的工作任务，具有相对的独立性，但由于文书是档案的来源，档案是文书的归宿，所以，两者又是文档工作流程中紧密相关的工作环节。因此，我们要强化系统思

8、维意识，树立文书处理工作规范化、标准化与档案工作规范化、标准化同行的工作指导思想，在实际工作中，把住文书处理工作规范化、标准化的入口关，做好实现档案工作规范化、标准化的基础工作。　　　　1、公文制发是推进档案工作规范化、标准化的基础性前提　　　　公文是档案的前身，档案由公文转化而来。可以说公文制发的怎样，不仅仅决定公文本身的质量，