试析如何使档案管理工作更规范化、标准化

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1、试析如何使档案管理工作更规范化、标准化　　摘要：档案工作与我们的生活息息相关，并且在当今的发展形势下，人的重要性得到了全方位的彰显，而档案标志着一个人的存在以及其存在对于这个世界来说的具体意义，因此在实际的工作安排中，就要注意搞好档案与人的具体关系，并在此基础上，将现代化的管理元素融合到档案工程事业中，用最为智能化、科技化的形式处理相应的档案流程，进而全面提升档案的现代化式科技管理，因此本文针对这一基础全面分析和讨论了如何使档案管理工作更规范化、标准化的具体方案，希望以此来带动我国档案管理事业的全面化发展。　　关键词：档案管理

2、工作；规范化；标准化　　档案工作实际上是一种较为繁琐的文职性工作，并且档案工作对于规范性的要求很高，这就要求我们必须按照统一的标准来执行相应的档案工作，进而使档案工作在我国的开展更为顺利化。而在我国的科技和信息技术的日益发展下，对于档案的计算机性科技管理模式被大规模引入相应的档案管理机制中，并且取得了一定的成效，但若想使档案的管理工作得到更进一步的规范与标准性处理，就要进一步落实相应的工作体制，在保证档案的质量的基础上，全面建设档案管理的相应工作环节。　　1全面落实公文制发机制5　　公文与档案建设有着密切的关系，可以说档案的前

3、身就是相应的公文性文件，因此公文从一定程度上来说，能够转化为档案性文件，因此公文的质量与档案的质量有着一定的密切联系。因此对于档案的质量性规划可以从公文的规划层面入手，进而使得档案工作能够按我们预期的那样驶入规范化。标准化的轨道。因此在实际的公文制备的过程中，就要进一步提升公文的规范化体系建设，进而使公文能够按照统一的标准制出，而这也是提升档案的管理工作的规范与标准化程度的最为直接的方式。在此基础上进一步执行相应的档案性管理工作，就能够实现对档案的进一步掌控，进而使对档案工作的严密性得到全面的提升，以此来实现档案管理的合理性。

4、而公文的纸质文件作为一种较为正式的纸质性文件，其具体的成文规格要统一，并且要符合公文的行文规范以及行文的具体标准，并且在遵循国家有关规定的基础上，按照严格的标准来进行具体的文章输出。　　首先公文用纸质量要好，幅面尺寸规格要统一、规范、标准，符合国家的有关规定。排版形式为横写横排，左侧装订；二是公文字迹要牢固清晰。不论是草拟公文，缮印公文，还是做出的各种记录、报表、签字、批注等，都不应使用容易褪色的笔种、墨水和纸张，以保证字迹鲜明、清晰，有利于日后长久保管利用；三是要注意检查制发公文是否履行了签发手续，是否符合审批权限，公文标题

5、是否准确，主送单位和抄送单位准不准，落款是否与公文一致，有无日期等；四是使用文种要合理，拟制格式要规范，行文不要滥用简称和使用不规范的字，以利于日后标准化、现代化检索手段的实施应用。　　2建立“以我为主”的立卷归档原则5　　档案管理工作的终极目标实际上是实现档案的保管和利用的价值的最大化处理，进而在此基础上进一步实现案卷的完整化处理，以便于相应的档案材料能够被更为完整地检索与利用，从而使相关的工作在执行起来更为便捷。但与此同时，档案管理工作的执行层面的最大难题依旧是相类似的公文的重复性以及公文立卷组合的无序化实施，而解决这一问

6、题的关键在于使相关的归档工作能够以档案制作人的思路为主，进而实现档案归档进程的统一化。而这一思路的实现实际上是一种归档文件的性质整合手段，进而在这一手段的执行下使归档的文件都能够与其自身所属单位的文件特征与共性相统一。　　这就要求我们要注意解决好三个问题：一是要准确把握文件立卷归档的时效性，完成现行文件阶段任务的，才能予以立卷或归档，而没有完成的，则不能立卷或归档，否则，将会给档案管理造成无序和混乱；二是明确立卷归档的重点和进行合理的立卷分工。要在“以我为主”原则指导下确立立卷归档的重点，在实际工作中要注意区分文件与资料，特别

7、是要注意区分在内容、形式和作用等方面都具有很多相似之处的文件资料之别，具体问题具体分析，以减少档案管理中的重复度和信息冗余度，提高档案利用的效率和效果；三是在坚持贯彻“以我为主”归档原则的前提下，要注意有效地维护全宗的完整性。在归档工作中既要掌握重点，分清主次，把住全宗的入口关，使不该归档文件不致混入，从而在提高档案利用价值的同时，使立卷归档后所形成的档案既完整，又不庞杂，为档案的规范化、标准化管理奠定坚实的工作基础。　　3全方位提高案卷的具体质量5　　在我国档案工作执行方面的悠久历史中，不计其数的工作实践表明，档案价值会在一

8、定程度上受到案卷类材料的完整性的影响，而其完整型的直接影响原因是案卷材料的收集过程。并且，档案工作的规范化与标准化的具体性实现机制的展开程度会与档案卷宗的确立方法以及装订的实际质量有直接或间接的密切关系，因此在档案工作的实际推进化体系环节，也就要注意这一问题的切实性解决，进而