贵阳市归档电子文件档案管理系统

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1、贵阳市归档电子文件档案管理系统快速入门使用手册编制单位：贵州市档案局(馆)编制日期：2013年4月12日贵阳市档案局紫光软件系统有限公司目录1系统安装、配置、登陆11.1安装11.2登录界面32目录数据检索42.1快速检索42.2直接检索52.3组合检索62.4全库检索73目录数据新增94目录数据修改105目录数据删除115.1目录数据删除115.2回收站管理126目录数据的导出和导入146.1目录数据导出146.2目录数据导入157目录数据打印198个性化设置208.1目录数据显示设置208.2自动携带录入项设置228.3字体大小设

2、置229电子文件的挂接239.1单个挂接239.2批量挂接2310数据备份2410.1条目备份2410.2原文备份24《贵阳市归档电子文件档案管理系统快速入门使用手册》贵阳市档案局紫光软件系统有限公司1系统安装、配置、登陆1.1安装系统安装程序如图：l系统安装程序结构如图：l双击安装系统的应用程序“setup.exe”（如果系统是win7，就右键，以管理员身份运行）,根据提示操作直至安装完成，如下图：《贵阳市归档电子文件档案管理系统快速入门使用手册》25贵阳市档案局紫光软件系统有限公司l当显示如下界面时：l如果当前计算机中没有安装Mi

3、crosoftSQLServer数据库系统，请点击【安装】紫按钮，安装数据库环境及自动附加所需数据库。如果在当前计算机中已经安装了MicrosoftSQLServer2000或更高版本的MicrosoftSQLServer数据库系统，请选择“否”，并在本程序安装结束后，将安装文件夹“分布式档案管理系统Data”文件夹下的数据库文件复制到硬盘中并附加到已有的MicrosoftSQLServer数据库系统中。《贵阳市归档电子文件档案管理系统快速入门使用手册》25贵阳市档案局紫光软件系统有限公司1.1登录界面【用户名】：输入登录的用户名称

4、；【密码】：输入当前用户的密码；l系统的登录界面如下图所示：l登录成功后，进入系统【主界面】，如下图所示：l在【主界面】下，点击左侧“收集整编”，进入【收集整编】界面，如下图所示：《贵阳市归档电子文件档案管理系统快速入门使用手册》25贵阳市档案局紫光软件系统有限公司顶部为功能按钮区域，左侧为档案目录树，鼠标选中某一档案门类后，在右侧显示该档案下的全部目录数据。注：以下各项功能点介绍，都从【主界面】或【收集整编】开始操作。1目录数据检索1.1快速检索l在【收集整编】界面的右上角有图标“”如，需要查询包含有“离退休干部”字样的目录，在编辑

5、框内输入如下内容，，输入完成后按键盘上的回车健，检索结果如下图所示：如果想进一步缩小搜索范围，如：在此检索结果中，再次检索出2002年的目录数据，《贵阳市归档电子文件档案管理系统快速入门使用手册》25贵阳市档案局紫光软件系统有限公司在搜索框中，“离退休干部”后面加空格输入“2002”如下图所示：输入完成后按回车键，搜索的结果中，包含了“离退休干部”和“2002”等内容，如下图所示：同样，按照以上的方法，还可以逐步缩小检索范围，直至检索出需要的目录数据。1.1直接检索l在【收集整编】界面下，点击顶部区域“”按钮，弹出如下界面：l在需要检

6、索栏目内，输入查询关键词，如：查询“题名”中包含“知识竞赛活动”字样，如下图所示：《贵阳市归档电子文件档案管理系统快速入门使用手册》25贵阳市档案局紫光软件系统有限公司l点击上图的“”按钮，检索结果如下图所示：1.1组合检索该检索方法，一般适用于对计算机知识掌握较为全面的用户，可进行多条件、复杂逻辑组合的检索。l在【收集整编】界面下，点击顶部区域“”按钮，弹出如下界面：《贵阳市归档电子文件档案管理系统快速入门使用手册》25贵阳市档案局紫光软件系统有限公司点击“”，如下图所示：选取要检索“字段名”，选择逻辑运算关系，输入条件值，点击“添

7、加条件检索”，可以添加多个检索条件，且需要设置多个检索条件之间的逻辑关系。1.1全库检索针对当前所有档案门类内，检索某一关键词内容。《贵阳市归档电子文件档案管理系统快速入门使用手册》25贵阳市档案局紫光软件系统有限公司在主界面下，点击【开发利用】下的【跨库检索】，如图所示：进入如下界面：输入查询关键词输入要查询的关键词，点击“”按钮，开始查询；查询的结果如下图所示：《贵阳市归档电子文件档案管理系统快速入门使用手册》25贵阳市档案局紫光软件系统有限公司按档案门类列出检索结果信息，点击某一档案门类，右侧显示信息目录信息1目录数据新增l在【

8、收集整编】界面下，点击顶部的“”按钮，弹出档案目录数据的录入界面，如下图：l输入完档案的各项目录信息内容后，点击“”按钮，将当前新增的目录保存；点击“”，将当前新增的目录保存，并且新增加下一条。（操作提示：输入完一项内容