1程序文件编写导则

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1、繁昌县环境监测站文件编号：FCHJ-02-2011页码：第1页共2页版号：第1版第1次修订主题：程序文件颁布日期：2011－09－30程序文件手册版号：第1版生效日期：2011年09月30日编制:徐国胜俞日月利小俊蔡琴吴军审核:俞日月批准人:徐国胜日期:2011年09月29日受控状态:发放编号:持有人:82繁昌县环境监测站文件编号：FCHJ-02-2011页码：第2页共2页程序文件版号：第1版第1次修订主题：修改页颁布日期：2011－09－30程序文件修订页修订修改章、节号修订内容审核人批准人批准日期1文件编号：FCHJ-02-2008新站长确认2345678910111213

2、1415161718198220繁昌县环境监测站文件编号：FCHJ-02-01页码：第1页共2页程序文件版号：第1版第0次修订主题：程序文件编写导则颁布日期：2008－12－011目的为使本监测站的程序文件编写规范化，特制定本导则。2适用范围本导则适用环境监测站所有程序文件的编写。3编写要求3.1程序文件的描述形式：叙述式：采用文字叙述，将质量活动进行过程逐一描述出来。3.2程序文件的格式、内容3.2.1刊头格式其内容包括：主题、文件编号、页码、版号、颁布日期等。3.2.2正文正文部分应包括以下主要内容：3.2.2.1目的：简要说明开展这项活动的目的和重要性。3.2.2.2适用

3、范围：质量活动所涉及到的范围。3.2.2.3职责：该项活动的主要责任部门及配合部门的职责。3.2.2.4工作程序和要求：按活动的逻辑顺序，将活动的细节、活动程序及应达到的要求作出具体规定。3.2.2.5相关程序：执行本程序所涉及的程序。3.2.2.6质量记录：给出本程序运行记录使用的表格。3.3质量文件的编号规定。FCHJ―XX－XX表示文件顺序号表示质量体系文件为第n层文件（02为第二层文件，03为第三层文件，04为记录文件）82表示环境监测站繁昌县环境监测站文件编号：FCHJ-02-01页码：第2页共2页程序文件版号：第1版第0次修订主题：程序文件编写导则颁布日期：2008

4、－12－013.4程序文件编写注意事项3.4.1措词准确，不使用可能引起误解的语言。3.4.2程序文件的内容要完整、准确，编写应做到“该说的要说到，说到的一定要做到”，不要将不切实际的做法写入，一定要注意文件的可操作性。82繁昌县环境监测站文件编号：FCHJ-02-02页码：第1页共4页程序文件版号：第1版第0次修订主题：文件控制和维持程序颁布日期：2008－12－011目的对质量管理体系文件的编制、审核、批准、发放、更改、作废等环节进行控制，确保各相关场所使用的文件为有效版本。2适用范围适用于与本站质量管理体系有关的文件和资料的控制。3职责3.1站长负责质量手册、程序文件的批

5、准及发布。3.2技术负责人负责组织技术性文件和记录格式的编制和批准。3.3质量负责人负责组织质量手册、程序文件的编制、审核和修改，批准质量记录格式。3.4综合办公室负责体系文件的统一编号、标识、收发、保管等管理工作。3.5各科室主任负责本科室技术性文件和记录格式的审核，并负责本科室文件的日常管理。4工作程序4.1文件和资料的分类4.1.1按文件结构层次分类⑴第一层次文件——质量手册：是阐明本监测站质量方针、描述质量管理体系的法规性文件，是本监测站建立和运行质量管理体系的纲领；⑵第二层次文件——程序文件：是对开展各项质量活动、达到质量控制目的和要求的方法及步骤的规定，是质量手册的

6、支持性文件；⑶第三层次文件——作业指导书：是规范本监测站各项具体技术运作的指令性文件，以保证技术运作的标准化和规范化；⑷第四层次文件——记录（表格、报告）：记录包括质量记录和技术记录，是分别记载本监测站开展各项质量活动、技术活动的表格、图例、报告及其它形式的记录，是本监测站质量活动和技术运作的证实依据。82繁昌县环境监测站文件编号：FCHJ-02-02页码：第2页共4页程序文件版号：第1版第0次修订主题：文件控制和维持程序颁布日期：2008－12－014.1.2按文件来源分类⑴内部文件：本监测站编制并正式发布的各类体系文件。⑵外来文件：适用于本站监测工作的法律、法规、标准、规范

7、和规范性文件。4.1.3按文件管理要求分类⑴受控文件：指批准、发放、使用、更改、报废、回收等均按《文件控制和维持程序》（FCHJ-02-02）管理的文件，是质量管理体系运行的依据。⑵非受控文件：在管理上不受控制、不作为质量管理体系运行依据的文件。4.2文件的编制、审批和发放4.2.1文件的编制⑴质量手册和质量体系程序文件及管理性质量记录格式由质量负责人组织编制；⑵作业指导书和技术性质量记录格式由技术负责人组织编制。4.2.2文件的审批⑴质量手册和质量程序文件由质量负责人审核，站长批准；⑵作业