文书工作与档案管理【精品-ppt】

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1、文书工作与档案管理经济管理系文秘专业薛胜男广州铁路职业技术学院精品课程文书档案管理课程认知文书、档案管理岗位6规范完成发文工作10规范完成收文工作6规范合理进行档案管理8412四大学习任务3任务四：文书档案管理经济管理系文秘专业薛胜男广州铁路职业技术学院精品课程任务四：文书档案管理5.任务考核1.任务分析2.技能目标3.知识目标4.模拟实训岗位认知五大环节任务四：文书档案管理流溪河会议服务公司经理办公室的小刘将对2009年的文件进行立卷。她将怎么完成此项任务？1.模拟任务分析任务四：文书档案管理项目1：收集鉴定档案1项目2：整理档案2项目3：登记统计档案3项目4：检索

2、档案4任务四由下列五个项目构成5项目5：保管利用档案任务四：文书档案管理知识目标了解“全宗”的概念能够以“件”为单位整理档案能够以“卷”为单位整理档案能够拟写立卷说明了解“件”的概念了解“卷”的概念2.技能目标3.知识目标项目二：整理档案技能目标任务四：文书档案管理3.1“件”的概念一般以每份文件为一件。特别注意：正本与定稿为一件正文与附件为一件来文与复文为一件原件与复制件为一件正文与发文稿纸、文件处理单为一件报表图册名册按原来装订方式，一册为为一件项目二：整理档案3、知识目标任务四：文书档案管理3.2“卷”的概念案卷是由来源时间内容和外形上互有联系的若干文件组合而成

3、，并放入卷夹、卷皮的档案保管单位。一个案卷包括有案卷封面、卷内文件目录、卷内文件，卷内备考表。说明：2000年国家档案局颁布《归档文件整理规则》，文书档案整理单位以“件”代替“卷”是改革最根本的一条。项目二：整理档案3、知识目标任务四：文书档案管理3.3“全宗”的概念字面意义就是全部卷宗。全宗是档案的基本分类和管理单位，指一个国家机关、社会组织或个人形成的具有联系的档案整体。一般分为两类：组织全宗：通常情况，一个独立从事活动的单位所形成的档案应组成一个全宗。（独立行文、财权、人事权）而机关内部的组织机构则称“立卷单位”。个人全宗：对社会有突出贡献或重要影响的个人，其档

4、案才可能成为一个实际的个人全宗。项目二：整理档案3、知识目标任务四：文书档案管理4.1.1按“件”整理档案4.1.2按“卷”整理档案4.1.3编写立卷说明能够规范完成立卷工作、拟写立卷说明项目二：整理档案4.1实训目的4、模拟实训任务四：文书档案管理4.2应用环境.天开电化广州分公司小刘是经理办公室秘书对2009年资料进行收集整理项目二：整理档案4、模拟实训任务四：文书档案管理4.3实训设备设施：电脑、打印机档案装具、装订工具录入软件项目二：整理档案4、模拟实训任务四：文书档案管理4.4.1准备工具4.4.3拟写立卷说明4.4.2立卷（件）（卷）4.4实训步骤项目二：

5、整理档案4、模拟实训任务四：文书档案管理4.4.2立卷（2）分类（1）装订（3）排列（5）编目（4）编号（6）装盒项目二：整理档案4、模拟实训（件）任务四：文书档案管理①文件排序正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；复文在前，来文在后；汉文本在前，少数民族文本、外文本在后；有文件处理单的，放在最前加盖归档章。项目二：整理档案4、模拟实训⑴装订任务四：文书档案管理②装订方式左侧装订左上角装订不锈钢钉装订铁夹背装订项目二：整理档案4、模拟实训⑵装订任务四：文书档案管理2000年国家档案局《归档文件整理规则》选择了年度、机构

6、、保管期限作为通用的分类方法。年度分类法：根据形成和处理的年度对归档文件进行分类一般以文件的签发日期为准；跨年度形成的文件统一在办结年度归档；几份文件作为一件时，以装订在前的文件日期为准。机构分类法：根据文书处理阶段和承办单位对归档文件进行归类。一般一个机构设一个类。项目二：整理档案4、模拟实训⑵分类任务四：文书档案管理2006年国家档案局《机构文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》：永久和定期；定期又分为：30年和10年。保管期限分类法：项目二：整理档案4、模拟实训⑵分类任务四：文书档案管理如我们采取的保管期限-年度-机构的分类办法。具体操作：在同一年度里，先将文

7、件按保管期限分为3类；然后在同一期限内再按机构分类；最后文件应在机构下进行排列；同一事由内的文件按时间或重要程度排列不同事由按时间或重要程度排列项目二：整理档案4、模拟实训⑶排列任务四：文书档案管理在每件归档文件的首页上端空白处加盖归档章，并填写相关内容。项目二：整理档案4、模拟实训⑷编号（全宗号）（年度）（室编件号）（机构问题）（保管期限）（馆编件号）3×15mm2×8mm任务四：文书档案管理项目二：整理档案4、模拟实训⑸编目件号责任者文号文件题名日期页数备注1天开电化广州分公司天开[2005]3号关于XXXXXXXXXXXXXXXXX的通知200