组织动态绩效管理系统的总体设计

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组织动态绩效管理系统的总体设计　　摘要：在组织绩效管理实践中，组织往往因为绩效考核方案的不足而导致绩效管理实施的失败，在企业管理实践中，很多管理者仅仅根据绩效考核的指标进行管理，从而导致整个组织管理的失败。本文从系统的观点出发，通过对组织面临环境的分析和诊断，尤其是对其影响因素的分析，设计出组织的战略目标，并根据组织的战略目标，设计出动态适应外部环境变化的组织绩效管理的系统，同时对绩效管理系统的每一个环节的具体实施做出分析。　　关键词：绩效管理；环境诊断；系统设计　　　　0、引言　　　　在绩效管理实践中，组织的绩效考核方案的不足往往严重影响到绩效管理的实施。大多数有问题的组织经常只是仅仅根据工作任务要求列举一些考核指标，将员工工作绩效与员工工作报酬相结合，忽视绩效考核的其他功能和作用，忽视考核指标与考核流程设计的合理性与科学性，忽视绩效考核与绩效管理的关系及绩效管理的系统性。在一个适合组织特定情况的绩效管理系统中，才可能开发出一个适合组织运行的绩效考核系统。要开发设计出一个有效的绩效考核方案，组织首先必须开发和设计一个动态的、能适应外部环境变化的绩效管理系统。 　　　　1、组织环境的分析与诊断　　　　组织开发一个合适的绩效管理系统，组织环境的分析与诊断是首要环节。通过组织环境的分析与诊断，明确组织的远景、目标和战略。组织的目标和战略是开发绩效管理系统的基本依据。分析和诊断组织的环境主要包括组织的战略和目标、组织的规模、组织文化、利益相关者、竞争对手和可比较的绩效标杆等因素。　　1.1组织的战略与目标　　目标是一个体系，是组织宗旨和使命的具体化。组织建立目标体系的目的是将宗旨和使命转化成明确具体的业绩目标，从而使得组织发展有一个可以测度的指标，为管理活动指明了方向，为考核提供了标准。同时，目标还能起到激励员工和凝聚员工的作用。　　组织制定战略是为了满足两个迫切的要求：一是组织必须积极的规划出业务的未来经营之路；二是组织必须将各部门、各层次的员工做出的决策和采取的行动塑造成一种协调的、涉及整个组织的策略规划。组织缺乏战略，组织的管理者就不会有一个框架将各个不同的行动编织成一个整体，就缺乏一个规划将跨部门的行动统一成一种团队的力量。不同的组织有不同的战略和战略组合，同一组织在不同的发展阶段，其战略也不同。因此，分析组织的战略对于制定正确的绩效管理系统具有至关重要的意义。　　1.2组织规模 　　在不同规模的组织，绩效管理系统发挥作用不完全相同。在大中型企业，组织结构较复杂，组织层次较多，对此，绩效管理主要用于提高整体绩效水平和对员工进行甄选、区分。在小型企业，组织结构简单、单一，绩效管理的主要目的在于系统的保障业绩目标的实现。因此，在开发绩效管理系统时，必须考虑不同规模组织的不同特点。　　1.3组织文化　　组织文化是组织在长期的实践活动中形成的并且为组织成员普遍认可和遵循的具有本组织特色的价值观念、团队意识、行为规范和思维模式的总和。它的任务是努力创造这些共同的价值观念体系、共同的行为准则。价值观是组织文化的核心，在一定程度上表明组织的特征及存在的理由。因此，在开发绩效管理系统时，分析和诊断组织现有的组织文化和价值观非常必要。仔细斟酌和鉴别开发的绩效管理系统是否与本组织的文化相协调。如果现有的组织文化适合与组织的发展，那么，通过绩效管理系统来强化组织文化将提高组织运行的有效性。若是二者不相兼容，那企业做好重新从本企业的实际出发制定绩效管理制度。一味强制推行反而会出现事倍功半的效果。　　1.4利益相关者 　　利益相关者是指与企业生产经营行为和后果具有利害关系的群体或个人。对企业而言，其利益相关者一般可以分为三类：资本市场利益相关者(股东和公司资本的主要供应者)，产品市场利益相关者(公司主要顾客、供应商、当地社团和工会)，以及组织中的利益相关者(所有公司员工，包括管理人员和一般员工)。每个利益相关者群体都希望组织在制订决策时能给他们提供优先考虑，以便实现他们的目标，但这些权益主体的相关利益及所关心的焦点问题存在很大的差别，且往往互有矛盾。公司不得不采用系统的观点根据对利益相关者的依赖程度作出权衡，优先考虑某些关键的利益相关者。对于企业而言，关键的利益相关者不止一个，而是多个。通常，客户、股东和员工是企业的关键的利益相关者。平衡计分卡作为一种绩效管理工具体现了这一观点。分析组织的利益相关者的特点，找出其中的关键的利益相关者，对于我们制定出符合利益相关者的利益的绩效管理系统具有现实的意义。　　1.5竞争对手、可比较的绩效标杆　　在某种意义上，竞争对手也是企业的利益相关者，但由于绩效标杆大部分是同行业的绩效优秀者，是企业的竞争对手，我们把它和可比较的绩效标杆共同作为外界的环境因素进行分析。　　对竞争对手的分析，主要包括主要的竞争对手的目标、战略假设、现行战略、资源和能力四个方面，借鉴其成功做法，或者戒其不足之处，不断改进自身的管理水平。　　所谓标杆超越就是通过对比和分析先进企业的行事方式，对本企业的产品、服务、过程等关键的成功因素进行改进和变革，使之成为同业最佳的系统性过程。通过客户意见反馈、行业报告等途径辨别和确认同业可比较的绩效杠杆，参照行业绩效杠杆，分析企业的绩效差距，建立企业绩效努力的目标。　　　　2、绩效目标的建立　　 　　绩效目标为评估者和被评估者提供基本的绩效衡量标准，制定和建立组织的绩效目标是开发和设计绩效管理系统的首要环节。它是组织的战略目标与绩效管理实践相联接的纽带。建立一个明确的、与组织战略目标相一致的绩效目标具有重要意义。首先为衡量和确定员工的绩效提供基本的依据；其次也有利于员工明确自己的对组织的贡献程度：另外也有利于员工增强自我管理和自我发展的意识。　　2.1绩效目标的建立过程　　绩效目标的建立过程就是将组织的战略目标或蓝图分解转化为绩效评估中的具有操作性的明确的绩效目标的过程，也就是从“soft”转化为“shar”的过程。soft(someotherfuturetime)指的是面向未来的某个时间而不是现在要实现的目标，因此是一个比较宽泛的、模糊的目标。sharp(specific，hard，actionable，realistic，plansl指的是具体的、硬性的、具有可行性的、现实的计划。例如，一个企业希望在未来5年内成为同行业之首，这就是企业的发展目标，也是一个较宽泛的目标。为了实现这一目标，需要确立一些具体可行的目标，把这些目标作为员工工作努力的方向，也就是员工的工作绩效目标，实现了员工的工作绩效目标，就可以推动公司总体目标的实现。　　在绩效管理系统中，绩效管理目标一旦确立，则成为正式的文案，需要书面化。正式的、书面化的绩效目标要符合SMART原则，其具体含义如下：　　S-Specific，明确具体的。用最容易理解的语言对应该完成的任务限定清楚。 　　M-Measurable，可量化的。根据数量或质量的标准进行度量。例如，“对客户的订单应尽快下到生产”就缺乏可操作性，而修改成“对客户下的订单在30分钟内下到生产”就具有衡量和操作性。　　A-Attainable，具有可实现性。适当的绩效目标是具有一定的难度，并能保证经过努力是可以达到的。　　R-Relevent，与工作职责相关。绩效目标强调业绩的完成，目标的制定不应该脱离工作职责。　　T-Time-bounded，有时间界限。绩效目标完成的时间不是无限期的，应需要表明明确的时间。　　2.2设立绩效目标注意事项：　　作为管理者在设立员工绩效目标时必须注意那些做法是正确的，那些做法是错误的，表1是在绩效管理实践过程中的一些总结。　　　　3、绩效管理系统的设计　　　　绩效管理系统的设计是在组织战略目标指导下，在一定的组织制度和模式的基础上进行的，同时，绩效管理系统本身又是组织制度和模式的一部分。设计绩效管理系统的前提是明确组织的战略目标，并且分析和识别组织文化、利益相关者的构成、管理制度和政策等。绩效管理系统由一系列的事件和实践活动构成。绩效管理是一个系统管理，设计绩效管理系统是一个较复杂的过程。　　3.1明确关键作用者在绩效管理系统中所扮演的角色 　　设计绩效管理系统的第一步是确定参与该任务的人员及其在这个系统中所扮演的角色。一项任务或者一个项目，一般都要具有三个要素：目标、流程、执行人。执行人的选择是其成功的要素。　　一般的，绩效管理系统的关键人员包括高层管理者、人力资源管理专业人员、一般管理者和员工。他们在绩效管理系统中分别承担不同的角色、起着不同的作用。管理者除了要对被评估者的工作进行指导和监督外，最重要的要认识到管理者在绩效管理系统中，和员工是平等的，是对员工工作的服务和支持，要尊重员工，在实现目标过程中为员工清除各方面的障碍，可以说，员工绩效的好坏，很大程度上取决于领导者的绩效水平。人力资源经理应是企业的顾问和咨询师，应全面掌握绩效管理的理念、技能和方法，帮助和引导组织树立正确的绩效管理理念。一般管理者作为组织的直线管理者，他们直接面对员工和部门的绩效，也最了解本部门的实际状况，在绩效管理过程中往往最有发言权。员工既是被考评者，也是考评者，因此在设计绩效管理系统过程中，要多听取员工意见，让他们参与进来。　　3.2建立绩效管理系统的目标 　　绩效管理系统的目标主要有三个：战略目标、管理目标和开发目标。其中战略目标是最重要的目标，其他两个目标都是为战略目标服务的。绩效管理系统应将员工的工作活动与组织的目标联系起来，组织战略目标的实现首先确定战略目标的结果、行为和为实现结果所需员工的个人特征，然后再设计相应的绩效衡量和反馈系统，从而确保员工能够最大限度地展现出自己的个人特征、从事这些行为并会产生出需要的结果。绩效管理系统的管理目标是将绩效管理信息与相应的管理环节相衔接，主要有以下具体的目标：员工的招聘和选择、薪酬和奖金的分配、职务的调整、培训等。绩效管理系统还用于对员工进一步开发，以使他们能更有效的完成工作任务。员工能力的不断提高和绩效的持续改进是现代绩效管理的根本目的。　　3.3设计绩效管理系统流程　　绩效管理系统设计首先要依据组织的战略目标和绩效管理目标展开，绩效计划、绩效实施、绩效考核及绩效反馈是其中的主要部分，这四个部分通常被看作是一个循环。最后得到的绩效管理的结果可作为其他管理环节的接口。　　3.3.1绩效计划　　组织的战略要落到实处，首先必须将战略分解为具体的任务或目标，落实到每个岗位上；然后再对每个岗位进行相应的职位分析、工作分析、任职资格分析；最后，管理者和员工共同讨论，搞清楚计划期内员工该做哪些工作，这些工作的标准是什么，做这些工作的原因，员工的决策权限及完成工作的时间等，形成绩效计划的书面报告，共三份，管理者和员工各持一份，另一份提交人力资源部备案。　　3.3.2绩效实施 　　制定绩效计划后，就要按照计划开展工作。在开展工作的过程中，要明确管理者和员工各自的职责。管理者要对员工的工作进行指导和监督，收集员工绩效进展的数据并作必要的文字记录。另外，随着工作的开展，绩效计划要不断的调整，在这个过程中，需要管理者不断地对员工进行持续的绩效沟通。同样，员工也承担相应的职责。员工要致力于绩效目标的实现，从管理者的指导和沟通中获得收益，了解自己的绩效成果，为绩效评价做好准备。　　3.3.3绩效考核　　绩效考核可以根据组织的具体情况和实际需要进行周考核、月考核、季度考核、半年考核和年度考核。在考核开始时要签订绩效合同，绩效合同是进行考核的依据。绩效合同一般包括：工作内容、员工认可的工作目标、工作指标的衡量标准。　　3.3.4绩效反馈　　绩效考核后，被考核人员得到自己的绩效考核的结果，管理人员要与员工进行沟通和交流，使员工了解组织对自己的期望，认识到自己有待改进的方面；同时，员工也可以提出自己在完成绩效目标过程中遇到的困难，请求上级主管的帮助。　　3.4绩效管理系统的试点实施与评估　　绩效管理系统是一个复杂的管理信息系统，涉及组织内的方方面面，一旦实施失败，将对组织的运作产生不良的影响，因此绩效管理系统设计好之后不能立即在整个组织内正式实施，而是首先进行试点性实施。具体可以选择在某个或某几个部门试点，也可以选择在整体组织层面试点。在试点基础上评估和总结实施的效果，然后改进推广实施。　　3.5评估绩效管理系统　　在绩效管理系统试点及对试点评估的基础上，对照评估绩效管理系统目标和评估绩效管理系统设计内容对绩效管理信息系统进行总体评估。 　　最后，在设计绩效管理系统中，还需要考虑和设计绩效管理投诉的通道与和解决问题的机构。当员工对评估结果有争议时，可提出申诉，由指导委员会调节仲裁。