秘书接待情景模拟

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1、题目： 对同时到达的客人的接待及转达【实训步骤】1．讨论重点:秘书在接待同时到达的客人时要注意什么?上司正在办公室会客或开会时秘书应如何转达？名片如何使用？（自制名片）2．写出脚本：包含具体的工作步骤、注意事项及相关礼仪要求。3．情景演示：请四位同学分别扮演秘书王燕、李经理、陈经理、江总经理、客户（同学客串），演示如何处理以下场景。【实训情景】一天早晨，江总经理正在办公室内接待一位客户，一位预约的客人李经理刚到，另一位客人陈经理却由于急事来到公司，要求马上见到江总经理。  讨论重点：1、秘书在接待同时到达的客人时要注意的事项及相关礼仪：（1）当有客人进门时，应

2、及时放下手中的工作，立即起立、面带微笑、目视客人，并说：“您好！请进”，问清客人的来由。（2）语言要热情周到，恰当地运用姿体语言。（3）顾及同时来访双方的感受，不能让语前者在“后来者居上”的感觉，也不能让后者有要长时间等待的焦急心理。（4）带领客人进入会议室时，应走在客人的右前侧或左前侧，距客人不得超过1米的距离，而且要不时地回头与客户友好交谈；（5）待客入座之后，再去泡茶，在给客人送茶时应双手递茶并说：“您请用茶”，还要随时注意客人茶杯里是否有茶，及时添加茶水，对于吸烟的客人要准备好烟灰缸；2、上司正在办公室会客或开会时秘书的转达：（1）会客时可借用送茶或添

3、茶的时机向上司转达的方式，可写小纸条或在领导耳边轻声的汇报。如果是公司的紧要事情也可直接请领导离开。3、名片的使用：（1）      来访者、男性、身份低者先向被访者、女性、身份高者递多名片，而后者在接到名片后应回赠自己的名片。（2）       双手食指和拇指执名片的两角，经文字正向对方，一边自我介绍一边递过名片。对方递过来的名片，应该用双手接过，以示尊重和礼节。如果差不多同时递过名片，自己的应从对方的稍下方递过去，同时以左手接过对方的名片。角色：秘书王燕：### 李经理：### 陈经理：### 江总：###客户：###王秘书：你好！请问您有什么是需要帮忙吗

4、？李经理：你好！我是昨天打电话和你们江总经理预约见面的李经理，这是我的名片。情景：李经理拿出名片，双手食指和拇指执名片的两角，以文字正向王秘书递给她。王秘书双手接过，仔细看了名片，翻看放置在一边的江总经理的接待日程安排表。王秘书：李经理，不好意思，我们江总现在正在会客，劳烦您跟我去侯客室稍坐一下，我马上为您传达。情景：这时，陈经理有急事要找江总经理，进入办公室。陈经理：王秘书，我有急事要找你们江总经理，我要马上见到他。王秘书点头向李经理示意，并小声说“请您稍等”。王秘书：李经理，你好！我们江总现在正在会客，请您先坐下来休息，顺便把您的情况大致地写下来，以便我们

5、能清楚了解您的情况，最快地解决您的问题。情景：王秘书拿出纸笔，递给陈经理，引导他在一边坐下书写，并送上茶水。离开后引导李经理去接待室。王秘书用手示意去向，自己走在李经理左（右）方的前二三步并以侧身转130度向着李经理的角度走着。王秘书：李经理，请这边走。情景：带李经理坐定，走到茶水间端来一杯茶，递给李经理。王秘书：李经理，请喝茶，请您稍等片刻。情景：王秘书回到陈经理处，陈经理把写有情况的纸条递给王秘书。陈经理：王秘书，我需要马上见到江总经理。情景：王秘书接过纸条，王秘书大致看了一下情况，王秘书判断这是江总非常注重的一个项目。递给李经理一杯茶。王秘书：请您稍等，

6、我马上为您上呈。请您先喝茶。情景：王秘书走到茶水间端来两杯茶，走到江总经理办公室门前，站定敲门，江总回应“请进”。王秘书把茶水端给客户。王秘书：您请喝茶。情景：客户与江总停下谈话，回答“谢谢”，王秘书把茶水端给江总，并一同递上纸条，俯身在江总耳边用手掩住口形汇报；江总边听边看，听取汇报完后，向王秘书耳语，王秘书点头示意离去，回到陈经理处。王秘书：陈经理我们江总一会见完客户就会马上跟你见面，并会派专门的人员处理你的事情。你看行吗？ 归纳总结：秘书作为一个公司或企业的“窗口”，起着上传下达的作用。秘书在接待工作中应尽职尽责.当客人来访的时候，秘书人员应立即停下手中

7、的工作，面带微笑的迎上去，首先，应向客人问声“您好”，再询问来宾来访的目的。秘书在接待来访人员时应大方、热情；然后给来宾让座，并泡茶送水；在与来宾谈话时，应朴实，谨慎、诚恳；最后当客人要走的时候，应作出挽留。在整个的接待过程中，微笑是非常重要的，秘书人员必须脸上一直保持微笑。另外，接待工作对秘书的综合素质要求也相当高，除了要掌握接待工作的技巧外，还必须具备良好的个人素质，如精神状态、言谈举止着装打扮。总之，做好了接待工作，就给整个接待活动起了一个很好的头，也让公司或企业赢得了很好的声誉和塑造了良好的企业形象，也让公司更好的立足在这个竞争的社会．