小型企业的采购管理程序文件

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1、1、目的本程序规定了采购管理流程、采购管理职责和分工、采购管理各环节管理办法和采购文档管理要求等，确保所采购的材料符合规定要求。2、适用范围本程序适用于公司所有与生产材料采购相关的部门。3、引用标准无4、定义无5、职责5.1采购部5.1.1采购合同订单管理。包括合同订单的签订、执行、监控、核销和变更等管理。5.1.2采购价格的管理。包括新增产品价格申请、采购成本统计、新开发项目的材料成本评估，为成本核算和项目决策提供依据。5.1.3供方管理。包括供方资源管理（供方的选择、评审和供方考核等制度）、建立供方档案，以有效利用供方资源，降低采购成本。5.1.5

2、库存控制。以减少库存资金占用、降低库存资金风险。是否可以删掉，因为现在的库存不是采购部在控制。5.1.4采购资金管理。包括编制采购《采购资金计划》或《采购资金增补计划》、配合公司资金计划调整付款周期。5.1.5对合同订单和文档资料进行编号、登记、存档等管理。5.2研发中心项目组5.2.1采购需要的所有技术文件的受控管理。这里的文件包括材料（包含通用、定制）清单、技术规格书、图纸文件和验收标准、样品确认文件等。5.2.2负责所有采购新材料的样品确认或授权其他部门进行样品确认。5．3工程部5.3.1负责所有替换物料的样品确认。5.4计划部5.4.1负责依据

3、市场部《销售计划》制订《物料备库计划》，《物料备库计划》是采购部编制《采购计划》的依据。5．4市场部计划组5.4.1材料出库、入库管理。包括核对材料出库、入库手续是否正确、标准和完整，提供材料收发日报。5.3.2按库存控制要求进行库存控制。包括输入最低库存、报警库存，输出库存报警清单。5.3.3材料收货管理.仓库管理员负责部分材料的收货.5.3.4负责在K3系统根据销售订单或预测订单进行MRP计算，生成计划订单，向采购部提出“采购申请单”（K3系统）。5.5品质部5.5.1负责供方质量管理，包括供方质量考核等。5.5.2所有已封样样品管理。包括样品的保

4、存、防护，样品保质控制和样品清单调整等5.5.3负责材料进货检验。5.6生产部5.6.1编制《生产日报》。现在我们与生产部联系很少的，是否改为计划组编制《生产排期》就是陈芳每天发的那个生产安排，但这个表格好象不标准。5.6.2编制生产在制品月报表，为采购和库存控制提供数据信息。可删除5.6.3统计批量生产过程材料损耗比率，为材料采购提供数据。可删除5.6.4在制过程材料质量问题统计，为供方质量管理提供信息依据。5.7管理部财务组5.7.1按公司财务规定对采购价格进行监控管理。5.7.2按公司财务制度规定审核购货发票和付款申请单，安排货款支付。5.7.3

5、按公司财务制度规定进行应付款管理，提供应付款（包括预付款）清单。5.7.4按公司财务制度审查仓库月报表、库存盘点，负责库存资金监控管理。可删除，仓库已归在计划部6、工作程序6.1流程图（附后）6.2计划管理6.2.1市场部计划组根据市场部录入K3的销售订单或市场预测，进行MRP计算，生成计划订单，向采购部提出《采购申请单》（K3系统）。，提前一个月编制《销售计划》。特殊情况下明确的销售订单可以视同《销售计划》。计划部根据《销售计划》制订《物料备库计划》。6.2.2采购部设置常规产品的最低库存标准，仓库根据最低库存标准执行报警任务。未操作6.2.32采购

6、部根据K3系统中的《采购申请单》下推生成《采购订单》，打印后经采购部经理申请，发供方进行采购。采购部根据计划要求的交期进行采购，若有异常即时反馈市场部计划组。6.3价格管理6.3.1满足以下情况（但不限于）时，采购部可向供方提出报价要求：a)首次确定采购价格；b)当前采购价格达不到采购部新核定的目标价格要求时；c)材料经过局部技术更改后需重新确定采购价格；d)市场供货紧张时有紧急采购需求。6.3.2询价标准：技术要求、质量标准、批量大小、交货周期和付款要求等。6.3.3价格评审：a)必须在样品确认合格后才能进行价格评审。b)评审内容包括：价格、质量要求

7、、批量大小、交货周期和付款要求。c)价格批准：新产品第一次批量采购和价格上涨时都要填写《价格申请单》。《价格申请单》经采购部经理审核，总经理批准生效。《价格申请单》一式三两份：财务、经办人和采购部各一份。6.4合同订单管理6.4.1采购部经办人根据K3系统中的《采购申请单》下推生成《采购订单》，打印成纸制订单后，经采购部经理审核盖章后发给供方。6.4.2供方确认合同或订单内容，无异议的签名盖章后回传订单生效。若有异议双方协商解决，一直到双方完全商定一致后订单生效。6.4.3合同订单的变更和撤消：供需双方不得擅自对合同或订单进行变更或撤消。任何一方提出书

8、面的理由，在征得对方书面同意后变更或撤消才能生效。因合同或订单的变更或撤消造成的一切损失，按合