试论秘书人员与领导相处的原则艺术

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试论秘书人员与领导相处的原则艺术秘书工作是顺应领导工作的需要而产生的，也是在提高领导工作效率的目标下而发展的。秘书与领导的关系是相辅相成的，打个比方说，两者的关系就犹如皮毛相联，“皮之不存，毛之焉附？”又若鱼水相依，“水之不存，鱼之焉生？”因此，秘书工作的存在是由领导工作的存在来决定的，秘书工作的发展是同领导工作的发展相随应的。秘书与领导的基本关系，从职权的角度来说，是领导与被领导、为主与从属、主导与辅助、决策与参谋的关系；而从秘书工作的职能特点来看，秘书与领导的关系既有正常交往人际关系中的共同性，又有非同一般交往中的特殊性。秘书人员如何在参谋服务过程中把握角色定位，摆正心态位置，艺术地处理好与领导的关系，妥善解决好“应位”、“站位”、“就位”和“到位”问题，笔者试结合秘书工作岗位实践，谈点粗浅看法。一、处理好三个关系一是依存性和独立性的关系。 纵观人类社会的发展史，不难发现这一现象：即没有领导者，就没有秘书工作者；而有秘书工作的地方，就必定有其所服务的领导者。它表明，秘书是依附于领导者而存在的，是适应领导者的辅助要求而产生和发展的。因而秘书工作必须按领导的意图和要求行事，必须服从领导的指示和决定，否则就有“本末倒置”和“角色错位”之嫌，“三服务”工作也就无从谈起。这就是秘书职业的依从性。但是另一方面，秘书毕竟又是独立于领导之外而存在的活生生的个体，具有相对独立的人格、思想、意识理念以及个性特点等等，不可能与领导者绝对融为一体。秘书与领导者一起共事，只不过是为了共同的工作利益与目标走到一起，形成主辅一体化的合作关系。所以二者都是相对独立的人，在工作和日常交往中很大程度地依赖于相互间的配合问题，如果二者配合得好，秘书工作就可以在领导身边干下去；反之，就可能难以避免地出现貌合神离和勉强“凑合”的现象。清代著名幕学专家汪辉祖曾说：“合则来，不合则去”，讲的就是这个道理。当然，在社会主义制度条件下，人权得到充分的尊重与保护，秘书与领导在政治上与人格上无疑是平等的，不能也不应有尊卑贵贱之分，更应该具有独立的人格。这种独立性是不以人的主观意志包括领导者的意志为转移的，关键在于秘书如何正确处理好依从性与独立性的关系。由此可见，一名称职的秘书只有将依从性与独立性有机地统一起来，摆正自己的位置，在工作中既要听命于领导，又要保持自己独立人格的一面，充分展示自己的聪明才干和人格魅力，而不能凡事唯唯诺诺，丧失自己的思想主见，当然更不能以性情意气行事；否则，就容易出现“合则来，不合则去”去现象，不利于“三服务” 工作的开展。二是被动性与主动性的关系。秘书工作主要是被动性的，这种被动性既体现在“三办”（办文、办会、办事）日常活动中，也体现在参谋服务等全程工作里。从根本上说，秘书处在从属和被动的位置，发挥着参谋、助手、“桥梁”、“纽带”、“喉舌”和“耳目”等等作用。这就决定了秘书工作要服从服务于领导，很多事项必须事先请示，按领导的意图行事。但同时，秘书的许多被动性工作却又需要“主动”地去做，因为秘书工作的好坏，在很大程度上要看其参谋助手作用发挥得是否到位。可以说，服务工作既是秘书工作的根本出发点，也是秘书工作的最终归宿。这就要求秘书的服务工作不能停留在忙于应付一般办文办事办会的层面上，而要正确处理好被动性与主动性的关系，在完成一般性工作任务的同时，不断发挥主观能动性、积极性和创造性，提高服务工作的质量、档次和有效性。处理好被动性与主动性的关系，一要站准位。站准位是秘书人员应具备的基本素质。作为秘书人员，要守纪律、懂规矩、想干事、会干事、干成事，注意参谋服务工作的方法和分寸，所谓“鞍前不越位，马后不掉队”；尤其是不能越俎代庖，擅自代替领导拍板决策。二要善谋划。凡事要未雨绸缪，“早半拍、快半步”，“应位、就位、到位”而不“缺位、越位、错位” 。比如在领导决策前，要超前谋划，收集决策所需的各种信息，提出可供参考的意见建议，做好预案准备工作；在领导决策中，要立足全局，把握重点，协助沟通和协调理顺各种关系，化解有关矛盾和问题；在领导决策后，要认真贯彻落实，及时督查反馈，并根据存在总理或情况变化，提出补充调整或对策意见，为领导完善决策服务。三要讲“尺度”。也就是要树立三个观念：一是“适度”的观念。工作固然要坚持高标准、严要求，尽可能地争取出高质量的成果，但也不能因此而过于追求完美，因为任何事物都是相对而存在的。比如“质量”与“效率”就是一个问题的两个方面，而“程序”与“效率”更是秘书工作的一大矛盾，有时很难求得两全。这就要求我们在工作中善于把握主要矛盾和矛盾的主要方面，力求使服务质量和工作效率达到有机统一。二是“灵活”的观念。就是把原则性和灵活性结合起来，既遵循基本的政策、制度、规律，做到办事有依据，又坚持实事求是，讲求灵活性和机动性，不死抠“本本”、死抱“框框”和死背“条条”。三是“辩证”的观念。就是学会辩证法，不搞绝对化、概念化、片面化和极端化，学会辩证地看待问题，妥善处理好“大”与“小”、“重”与“轻”、“急”与“缓”、“主”与“次”的关系，这样，才能确保各项服务工作的有序进行。三是幕后性与台前性的关系。秘书和秘书工作素有“幕僚”、“幕职”、“书佐”、“主薄”等等之称，其官职通常被称为“拾遗”、“补阙”、“舍人”、“侍郎” 等，而其工作场所也有着“幕府”、“记室”、“中书门下”、“机要之司”等等之谓。可见“幕后性”是秘书和秘书工作的本质特征。秘书工作的种种辅助性、被动性、机要性和从属性等，也就决定了秘书人员名义上的假借性、过程上的幕后性和成果上的潜在性，决定了从事秘书工作特别需要保持一颗平常心和一种敬业奉献精神，就象印度大诗人泰戈尔所说的：“花朵的事业是美丽的，果实的事业是尊贵的，但我愿做一片绿叶，绿叶的事业是默默地垂着绿荫的。”这种敬业奉献的“绿叶”精神，正是秘书工作的真实写照。因此秘书必须为领导的“台前”活动做大量的幕后工作，即所谓的“幕后一身汗，台前靠边站”和“默默无闻干着轰轰烈烈的事，辛辛苦苦做着风风光光的人”。这就要求秘书人员要具备甘当铺路石和无名英雄的职业道德，始终身居幕后，保持“隐默”状态；无论能力有多强，都不能忘记自己的“辅助”地位；无论劳动成果或价值有多大，都不能夸耀自己的功劳。但是另一方面，由于秘书经常被授权办事，或代替领导出席会议、接待来访、参加活动，或代表领导传达有关指示、参与协调相关事宜等，出头露面的机会比较多，往往又要从“幕后”走向“台前”；而且随着管理科学化程度的提高，秘书辅助管理的职能越来越多，秘书从“幕后”走向“台前”的趋势越来越明显。这又就要求秘书人员不仅要有甘居幕后、不计功名、“甘为他人作嫁衣”的精神，而且要保持有良好的气质与形象，在 “台前”或各种场合面前恰当和“艺术”地表现自己，自觉维护领导者的权威。二、防止好“四种越位”首先是角色越位。秘书不能代替领导，在工作中，秘书始终是处于辅助地位的，必须十分明确并找准自己的位置。否则，就是越权、失位和犯规。在行政管理中，不准“越位”是为了保障工作有序，避免工作混乱，不干扰领导或上级的工作，不影响下级层次的关系。所以秘书必须始终明确自己的定位是“二传手”，在思维上可以“越位”、“换位”，但在行动上却不可“越位”，更不能以“二首长”自居。其次是决策越位。秘书不能擅作主张，而应该遵从领导工作意图行事，也就是只可参“谋”，不能参“断”。凡遇带到涉及政策性的新情况、新问题，无政策、无前例的要请示；凡遇到带有方向性、全局性、关键性的问题，必须汇报；凡遇到需要变通或部门协商解决的问题，需征得领导同意；凡经领导议定事项，不能随意改变、“走调”或“另辟蹊径”。 第三是表态越位。秘书可以在领导决策过程中提供信息、意见和建议，甚至善意的提醒、解释、规劝，但不能轻易表态。因为表态属于决策范畴，同时也应与身份相符。一般说来，涉及重大问题和事项，均须由领导表态。任何超越身份的表态都既是不负责任的、极不明智的，也是无效的做法。所以秘书在与基层群众接触或日常工作中，若非领导授权授意，否则就不能随意乱表态或乱答复。第四是场合越位。由于工作关系，许多时候秘书会随从领导参加各种会议活动，这种情况下，秘书人员就要特别注意自己的“台下”形象和“幕后”意识，绝不能借此来张扬和显示自己，更不能出现与领导“抢镜头”、“争座位”的现象。有一句“六先六后”的顺口溜是这样说的：先上班后下班、先到场后离场、先上车后下车、先接受后思辨、先协调后上会、先调研后献策。虽然它有几分调侃的味道，但颇能体现秘书工作不能出现场合越位的理由和特点。三、把握好“五个要领（一） 服从而不盲从。服从与盲从虽只一字之差，但意义却大相径庭。服从是无条件地执行，不找任何借口，快速认真地依从领导或上级的指令完成任务；盲从则是对领导或上级的指示、决定，在不理解其意图的情况下一味附和、一概听从、一律执行的盲目行为。从这个角度来讲，服从是一种尊重、一种纪律，也是一种责任。但服从不等于盲从。服从，需要辩证思考、理性判断、客观分析、保持主见，对领导的能力、学识、水平等可以认同和赞赏，但不能迷信、崇拜和不分青红皂白。尊重领导，也要张驰有度、明辨是非。领导也是人，不是神，也有说错话、办错事的时候。如果发现领导有错时，作为秘书就要冷静思考，权衡利弊，积极提醒。特别是在一些原则立场和大是大非面前，如果发现领导有错或决策出现问题，就不能一味顺从，而是要想方设法及时向领导坦诚地阐明自己的看法，提出自己的意见、建议，而不能明知不对，有错不纠，更不能去帮“倒忙”或“添乱子”。（二）理解而不曲解。理解人，体贴人，亦或是善解人意，这是秘书最重要的本领之一。古代先哲有句“人之相知，贵在知心”的至理名言，其所谓的“知心”，指的就是理解，这是人际交往中最为宝贵难求的美好情愫。秘书固然要有丰富的知识、精通的业务、出众的才能，但善于理解领导则应是首要能力和基本功夫。否则，将难担此任。诚然，理解是建立在了解的基础之上的。首先要熟悉领导的个性特点。人总有其个性，有他的兴趣爱好、价值取向、家庭背景乃至弱点短处等，领导者也不例外。领导由于不同的个性，就形成了不同的领导风格、处世方式和工作方法。对此，秘书人员要善于去了解、熟悉和把握。如果熟悉了领导的个性特点，就能适应领导的工作方法和要求，有助于发挥参谋助手作用；了解了领导的不足和短处，就会在工作中为领导多做些拾遗补缺工作，防止疏忽和纰漏或产生不良影响，起到取长补短和扬长避短的作用。其次要了解领导工作的需要。需要是人类社会活动的最原始和基本动机，正如心理学家指出的心理模式那样：人的主观意愿具有“需要→动机→行为” 这一过程特点。秘书人员只有了解了领导的需要，才能从领导的需要出发而开展工作，“想领导之所想，急领导之所急，供领导之所需”进而得到领导的赏识和信任。但理解又不能曲解，也就是不能矫枉过正、曲意奉承和见风使舵等，否则，就容易适得其反，造成工作失误或不良影响。（三）尊重而不“失重”。自尊之心，人人有之，它是支配人们思想行为的一种内驱力。领导是权力的象征，是国家机关或某个集体事业的代表。心理学家指出，大凡领导，都是依赖于部下的承认和重视来维护自己的尊严的。在日常人际交往中，我们尚且要把尊重他人放在首要位置，何况所面对的是领导。事实上，尊重领导，也是秘书工作纪律的重要组成部分。由于秘书同领导有着较深层次的接触，必然或多或少地了解领导者的一些隐私，比如家庭背景、社会关系、书信往来、日常嗜好以及机要文件、公务秘密等等，都要求秘书予以严守保密，不能随意公开张扬，更不能把它们当作“内部消息”来哗众取宠。（四）“实言”而不“食言”。常言道：“以诚感人者，人亦以诚而立。”这说明人与人交往要以真诚为基础。中国自古也就有“修辞立其诚”之说，古代还要求从政的官员要“立言”、“立诚”，倡导“修身，齐家，治国，平天下”等。可以说，真诚是相互信任的基础，体现在工作中就是实事求是，“不唯书，不唯上，只为实” 。比如向领导汇报工作、反映情况要真实准确、客观全面，有喜报喜、有忧报忧；向下级传达文件政策要如如实实、原本原样，既不夸大，也不缩小，更不“走调”；日常参谋服务工作，要注重调查研究，准确全面掌握了解情况等，而不能偏听偏信，“听到风就是雨”，更不能拿假情况去哄领导，也不能搞“假传圣旨”行为，否则，后果不堪设想。秘书忠诚于领导工作还要言而有信、有条不紊，做到言必行、行必果，不能“口惠而实不至”或说话办事丢三拉四。这样只能招致别人的嫌弃，失去领导和他人的信任。（五）补台而不拆台。由于领导和秘书各自的经历、职责、地位不同，决定了彼此间的差异性，正是这种差异性，确立了两者之间的“互补”关系。所以当领导工作中出现不足或遗漏时，秘书人员就应当及时“补”好“台”，做好拾遗补缺和一些善后工作。从某种意义上说，“补台”工作在许多方面表现为是“打圆场”。比如在日常工作中，领导者成员之间、领导者与部门之间由于种种原因，难免会出现一些误解甚至产生矛盾和纠纷。原则上，对于领导者之间的矛盾和纠纷，秘书必须保持“中立”和沉默状态，不能随意去介入；但在可能情况下，可做些消除误会和隔阂性的“规劝”、“调和”性工作，而不能幸灾乐祸，甚至去做“搅局”者或“拆台”工作。这是秘书工作纪律所绝不允许的。当然，秘书与领导之间的关系是相互依存、相互作用的，因此，仅有秘书对领导单方面的服从、尊重、理解和“补台” 是不够的，领导者也应当从关心、理解和支持的角度，适当给秘书人员“补个台”。只有彼此尊重，相互配合，相互关心和支持，才能实现共同的工作目标，发挥出最佳的工作效能。附注：在本文写作中，部分参考了傅西路同志主编的《秘书学论纲》和马春笋同志所撰的《秘书工作中的矛盾初探》中的一些观点。