浅谈知识经济时代呼唤秘书更新知识结构.doc

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1、浅谈知识经济时代呼唤秘书更新知识结构论文关键词：秘书工作知识结构自我调节论文摘要：伴随知识经济时代的到来，国内外企业对秘书的要求越来越高。本文论述了秘书如何更新知识结构，全面提升自身的职业能力，来满足当代经济发展的职业需要。　　秘书的正式定义为“专门从事办公室程序工作、协助领导处理政务及日常事务，并为领导决策及实施服务的人员”。秘书在日常工作中经常要与单位各个部门和人员打交道，对单位的日常工作和整体状况要有比较全面的了解。另外秘书职业也是一个单位的窗口，和其他公司的主管部门、大客户都有联系，在工作中频繁与外界接触。尤其随着现代社会的不断发展，在新的知识经济时代到来之际，秘书职

2、业更能锻炼人，培养人。秘书工作再也不是传统观念中简单的电话接线员、接待员，以及收收发发、抄抄写写的文员，工作涵盖面更广，要求更高更严，掌握简单的秘书知识已难以满足工作的需要。21世纪是知识经济的时代，新的时代要求秘书工作制度化、专业化、现代化，担任秘书的人员应不断充实自己，提高自己，应该时刻保持拾遗补缺、不断更新、不断优化自己的知识结构。　　一、应具备一定的信息素养　　信息素养(InformationLiteracy)的本质是全球信息化需要人们具备的一种基本能力，即能够判断什么时候需要信息，如何去获取信息，如何去评价和有效利用所需的信息。在现代社会，秘书人员具备较高的信息素养

3、十分重要。秘书应该能够熟练地使用各种信息工具，充分利用网络、媒体接收来自不同渠道的文件资料，根据自己的工作内容有效地收集各种公共决策信息，并对收集的信息进行归纳、分类、鉴别、遴选、分析综合、抽象概括和表达，在多渠道多方位收集信息的交互作用的基础上，迸发创造思维的火花，产生新信息的生长点，从而掌握并创造新信息，达到收集信息的终极目的。只有这样，才能够做好领导的参谋，及时为领导提供各种有用有效的信息资料，帮助领导不断充实完善工作信息和对决策进行辅助取舍，起到一定的补充提醒作用。　　二、应具备较强的办公自动化能力　　办公自动化（OfficeAutomation）是将现代化办公和计算

4、机网络功能结合起来的一种新型的办公方式，是当前新技术革命中一个技术应用领域，属于信息化社会的产物。它是集人、机器（设备）、信息资源三者为一体，构成了服务于各种目标的人机信息处理系统。办公自动化已经成为企业界的共识。众多企业认识到尽快进行办公自动化建设，并占据领先地位，将有助于保持竞争优势，使企业的发展形成良性循环。秘书作为办公室的重要角色，办公自动化能力是最重要的，尤其是知识经济时代，有人提出已经进入了无纸化办公，因此熟悉电脑操作和办公自动化设备是秘书最基本的素质之一。秘书办公自动化能力包括熟练使用计算机处理各种文字数据等材料，如Word文本的编辑和使用，Excel表格软件的

5、高级应用，PPT的制作和使用。当然仅仅使用计算机、传真机、复印机等设备还不够，还需要掌握一些多媒体的使用技能，以及网络信息传输、网络安全、网络银行、网络会议等多种应用技能。这样的秘书才能跟上时代的节拍，才能为科学管理和决策服务，达到提高行政效率的目的。3　　三、具备良好的现代公关工作能力　　秘书工作作为单位的一个对外窗口，在对外交流过程中，要求具有良好的公关意识，更加出色地完成秘书工作的各项任务。因此现代秘书要时刻保持塑造组织形象的意识，保障各种信息畅通的意识，树立服务公众的意识，显示真诚互惠的合作意识。秘书具有公关知识十分重要，这包括要掌握公共关系基本理论知识，公共关系实务

6、知识，相关学科的知识。公共关系是一门新兴的学科，有较强的综合性和多学科交叉性，同传播学、市场学、心理学、社会学、广告学、信息学等相关学科有着密切的联系。因此秘书人员应根据工作需要，对这些学科进行广泛涉猎。只有掌握了丰富的相关学科知识，才能站在一个综合、系统的高度，以更加开阔的视野去分析、策划和开展公共关系工作。　　在具体工作中还要时刻注意树立单位良好形象的意识，因为秘书经常出现在重大的、关键的场合，客观上承担了公共关系的职责。还要具有广结良缘的意识，知识经济时代的企业，必须与股东、员工、社区、竞争者、消费者、原料供应商、经销商、代销商、甚至是金融机构、新闻媒体等多种人群、多个

7、部门打交道。一个广结良缘的单位和个人，能够代表或者协助领导部门真诚地和他们友好相处，与各类单位建立并保持良好关系，为单位结交到越来越多的朋友，在工作中才能得到内外公众的合作。这些能力虽然从书本上难以系统全面地学到，但是秘书应该在实践中慢慢积累，提高自己的公关能力。　四、企业管理及法律法规知识　　企业作为市场竞争的主体，受到外部市场压力以及内在市场动力的影响，面临诸多的风险和变数，为了避免更大的风险，就应该未雨绸缪，防范化解。作为企业的重要员工，秘书更应该掌握一定的法律知识，如果没有较高法律政策方面的知识