浅析信息化时代的人事档案管理

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1、浅析信息化时代的人事档案管理摘要：在信息化的时代，人事档案管理的工作内容与传统的人事档案管理工作的内容已经截然不同，要做好信息化时代的人事档案管理工作，就需要用新的思路来完成这项管理工作。本文说明在信息化时代做好人事档案管理的作用、在信息化时代人事档案管理存在的问题关键词：信息化时代；人事档案管理；完善的措施中图分类号：F272.92；F270.71在信息化时代做好人事档案管理的作用传统的人事档案，通常用人工化的方法记录和保存人事档案、用纸质作为保存的媒介、使用人工的方法保存人事档案，这种管理方法需要耗费大量的管理资源、需要大量的

2、人力资源负责管理、人事档案的信息常常错漏或滞后。信息化时代的到来，给人事档案管理带来先进的技术。信息化时代的人事管理技术是以计算机技术、CCR技术、数字摄影技术、数据库技术、网络技术等综合起来，将传统的人事档案管理资源变成电子化档案的一种技术，信息化时代的人事档案资料具有即时化、信息化、远程化的特点。要形成信息化的人事档案资料，需要人事档案管理人员完成以下几项工作：1.17信息化的人事档案管理。人事档案管理人员要能够将人事档案资料科学的分类，使相关人员能依照某种规范的流程迅速的收集、查阅、整理、保管、发送、统计人事档案资料，让电子

3、化的人事档案资料能得到有序化的管理。1.2信息化的人事数据材集。数据采集是信息化时代人事档案资料形成的基础，信息化时代人事档案资料的采集通常使用扫描等方法采集到图像，文字等。它要求人事档案管理人员能用数码扫描仪扫描人事档案需要的图片，能对图片做初步的处理；要能将文字档案扫描到计算机里，将扫描的文字图片转成文本格式；能用办公处理软件核对文本文字，完成档案的核对与其它的处理工作。1.3信息化的人事档案查阅。在信息化时代，人事档案管理人员要能用数据库的方法管理人事档案资料，他们要能完成人事档案资料的存诸、修改、备份、加密等工作，能用计算

4、机的方式记录人事档案管理资料，能远程传输人们需要的人事档案资料等。从信息化时代人事档案管理人员的工作范围就可以看到，它的工作实质与传统的档案管理工作有很大的区别，信息技术赋予人事档案管理工作新的工作内容。在信息化的时代，人事档案管理工作在体制上、方法上、技术上、理念上等各个方面都必须与时俱进，以顺应时代的需求。2在信息化时代人事档案管理存在的问题2.17人事档案管理的理念问题。在过去，用传统的方法做人事档案管理工作时，人事档案管理的工作重心为归档，人事档案管理人员只要做好档案记录、保存好人事档案资料即完成自己的工作。在信息化的时候

5、，人们要求能掌握大量的信息，人们对人事档案管理工作提出更高的要求，人们要求能够迅速的调阅人事档案管理资料，要求人事档案资料中记载的内容能准确、详尽、直观。这就要求人事档案管理人员用新的理念完成自己的工作。然而部分的人事档案管理人员不了解时代的需求，他们依然用被动的方式完成自己的工作，这使人事档案资料不能满足信息化时代的需求。2.2人事档案管理的体制问题。在过去，由于人们对人事档案的质量要求不高，对人事档案管理的要求也不高，因此人事档案管理的制度比较松散，在那种环境下，人事档案管理人员不太注重人事档案的资料应该到哪里采集、整理人事档

6、案资料需要严格遵循什么规范、借阅人事档案资料需要通过怎样的手续等。在信息化的时候，信息成为一种重要的资料，人事档案管理资料也成为一种重要的信息，部分单位在信息时代依然延用传统信息管理体制下拟订的制度，在进行人事档案管理时就会出现很多问题。2.37人事档案管理的意识问题。部分单位领导与个人对人事档案有错误的意识，这些单位的领导认为人事档案并不重要，如果人事档案丢失了或错误了，那么只要再建一个就可以了；一些员工认为做人事档案工作没有必要那么重要，他们填写人事档案资料的时候，有时会随意填写，这使所写的资料和他本人的历史信息不相符合。有些

7、人随意向档案管理部门借阅人事档案，且不按规定归还，这使人事档案部分的档案质量不高。在信息时代，人事档案以数字化的方法保存，数字信息需要可更改性、易复制性、易传播性，如果人们普遍没有档案的意识，那么人事档案的原始资料将容易面目全非。2.4人事档案人员的素质问题。信息化时代的人事档案管理技术，对人事档案管理人员的素质提出很高的要求。它要求人事档案管理人员能先科学的管理技术看待人事档案管理，能找到一套完善的人事档案管理办法；人事档案管理人员能运用先进的科学技术做好日常档案管理工作；能针对人事档案资料做科学的研究分析，找到人们需要的信息。

8、然而部分单位的人事档案管理人员的档案意识落后、管理手段落后，且他们没有掌握必备的信息技术，人员素质问题成为信息化时代制约人事档案管理发展的关系。3在信息化时代人事档案管理完善的措施3.17提高人事档案管理的认识。要在信息化时代做好人事档案的管理工作