浅析信息化时代下高校档案管理工作的问题及对策

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1、浅析信息化时代下高校档案管理工作的问题及对策　[摘要]随着电子计算机和互联网技术的不断发展，人类社会开始进入信息化时代，各个国家、各行各业都在努力地开展信息化建设。档案作为一种历史记录，是一种特殊的文化资源，是信息的一种重要的形式和载体，高校为适应时代要求，积极开展档案管理信息化建设是高校档案事业发展的迫切需要。利用校园网，实现高校档案管理网络化，是数字化校园的重要组成部分。网络信息已成为学校教育管理的一种重要资源。作为学校信息资源服务中心的档案管理部门，应该充分利用校园网，实现档案信息的收集、整理、管理、统计和利用服务。　　[关键词]高校档案管理信息化　　　　引言　　　　高校

2、档案是指高等学校从事教学、科研、党政管理以及其他各项活动直接形成的对学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。蕴含着丰富的信息资源，高校档案信息价值大，科技含量高。档案信息网络化是实现资源共享，更好地为高校建设和服务的有效途径。高校档案管理工作从理论到实践，从工作手段到工作方法都面临着机遇和挑战。研究当前档案管理带来的机遇和挑战，对于提高高校档案管理水平，强化高校的档案服务机制，丰富高校档案管理理论内涵，促进当前高校档案管理和服务的现代化建设具有重要的理论意义和应用价值。本文主要阐述了高校档案管理信息化实施中所面临问题及对策建议，以帮助广大高校档案管理者提

3、高档案管理信息化水平。　　　　一、高校档案管理信息化发展中存在的问题　　　　近几年，随着高校档案管理服务功能的快速发展，高校档案管理已步入信息化建设进程并取得了一定的成绩。但是，各高校档案管理信息化建设的进展十分不平衡，经费紧张、档案信息化建设滞后、管理人员综合素质低等，在不同程度上制约了档案工作管理，使其处以低水平重复的状态，造成了财力、物力、人力的巨大浪费，致使高校档案管理信息化建设的进程缓慢。虽然,一批高校档案管理的门户网站也陆续建立、开通。高校档案信息化建设有了一定的发展,但高校的档案信息化建设总体上还处于初级阶段,远远滞后于高校信息化建设的整体水平,而且高校间档案信息

4、化建设发展水平也很不平衡。　　（一）档案意识薄弱，管理理念相对落后,对档案管理工作的重视不够　　随着高校档案管理事业的发展，高校档案管理工作已经步入规范化轨道，档案管理人员的档案意识进一步加强，档案管理在高校教学和科学研究中的重要作用逐步显现。但在现实工作中，人们对于高校档案管理信息化建设还缺乏系统的认识和理性的思考，对档案管理工作依然停留在传统工作理念之上，缺乏创新意识，不敢进行创新实践，忽视了档案信息资源的开发和利用。　　（二）资金和设备投入不足，信息化基础设施建设相对滞后，管理技术、手段落后　　高校档案信息管理是对现代高校信息资源的有效管理和合理分配，是高校资源信息化的重

5、要组成部分。但是，大多数学校由于建设资金不足,档案管理工作的信息化建设工作一直没有实质的进展，导致相关的信息化设备十分有限，制约了信息化的发展。网络信息技术在高校中普遍应用，这对档案管理工作提出了新的要求，传统的档案管理方法存在效率较低、准确性不高、资源共享较为困难等问题，制约着档案管理工作的发展。高校档案管理所建的数据库缺乏整体性，规模小，标准化程度低，类型单一，无法满足用户的多种需求；档案信息不能真正实现资源共享。　　（三）档案管理人员的专业水平和素质参差不齐，有待提高　　随着高校档案信息化管理的发展，档案管理需要高管理水平和高素质的专业化档案人才队伍。目前，高校档案人员队

6、伍整体素质仍普遍较低，档案管理意识不明晰、专业知识不全面、知识结构不合理、创新意识不突出等问题，导致档案工作依然停留在建档、管档、看档的水平上，影响着档案管理信息化建设和高校档案事业的发展。　　（四）信息化安全保障体系建设不完善，与网络技术不相适应　　信息技术的高速发展为文档电子载体和信息化管理提供了方便，同时也带来窃密技术提升、失密渠道多变、保密手段困难和失泄密危害程度的加大等问题,保密安全隐患无处不在。　　（五）档案管理信息化软件系统开发水平不高　　电子档案是建立在现代信息技术普遍运用的基础上，利用计算机网络技术，以综合档案信息资源为处理核心，对电子档案信息资源进行收集、管

7、理，通过高速宽带通信网络设施相连接来提供利用，以实现档案信息资源共享最大化的目的的一种档案。档案软件因缺少信息管理功能而缺乏通用性；导致档案信息系统与网络建设之间并无联系；另外对档案管理电子化系统的标准化程度要求较低，各自为政，缺乏全国统一的标准。这些问题直接导致了电子化管理软件使用的局限性，难以进行大范围的统一推广，严重制约了高校档案信息管理电子化信息化发展。　　（六）档案管理信息化的管理制度规范性存在缺失　　高校档案管理电子化的制度尚不规范，未能完全落实统一的标准和管理制度，档案的电子化