高校档案信息化建设的问题及对策探析

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1、高校档案信息化建设的问题及对策探析　　摘要：在信息科技飞速发展的今天，档案的信息化技术发展也越来越成熟。在这个高校档案全面迈入信息化大门的时代，对于高校的档案信息化建设也碰到了越来越多的问题，这些问题阻碍了高校档案信息化的发展速度和质量。本文通过对高校信息化档案建设中遇到的问题进行分析，提出了一些建设性的解决意见，供高校档案部门参考。　　关键词：高校；档案；信息化；分析；对策　　档案是高校从事各种行政工作当中形成的，以文字、图片、音频、视频等不同媒介保存下来的记录，这些记录对于信息的主体而言是非常重要的数据，于是，整理归纳档案就存在了它独特的必要性。随着高校的人

2、员越来越多，社会成分越来越复杂，相应的档案归档整理也就越来越困难，人们开始寻求一种更加简便、更易操作的解决方案。随着现在信息技术的发展，档案信息化应运而生。档案完成了从最初的纸质媒介、档案室架式陈列到信息化操作、云端存储的蜕变。但是，目前档案信息化建设仍然存在一些问题。下面就将对这些问题进行分析讨论。　　一、高校信息化档案建设的现状及存在的问题　　1.部分高校未能意识到档案信息化建设的必要性　　以前，高校规模普遍不大，传统档案归纳方式即可满足高校正常运营的需求，但是，随着高校规模不断扩大，人员越来越多，传统的档案归纳方式已经不能满足日常的需求。所以，需要档案的信

3、息化来向学校给予多方面的服务，使得档案信息能够快速、直观地满足需求。信息化档案的特点就是易操作、速度快、节省空间，它的主体架构就是利用信息技术，使得档案资料进行存储、归纳、传输、应用等操作的时候效率更加提高。　　现阶段，部分高校特别是新建高校和高职类学校普遍对于档案的建设没有引起足够的重视，没有意识到档案只有进行开发利用才有价值，所以，他们对档案的信息化建设做的不是特别到位，另外，有一些学校在进行决策规划时，把校园硬件建设放在第一位，而忽视了对于档案信息化建设的硬件或软件的建设，这也使得档案信息化进程延后。总的来说，就是高校对于档案的信息化建设的必要性认知不足。

4、　　2、对于档案的认知不全面，导致许多信息资源未能得到有效开发。　　档案的门类分为很多种，大到学校领导阶层的决策，小到一节课堂的课堂记录，从校内活动的策划文件，到教师的备课笔记，都是档案的一部分。有些学校只注重校内的文书档案的归纳整理工作，而忽视了其它重要的方面。这样直接导致的后果就是，学校损失了相当一部分日常教学管理方面的工作经验。以后再做类似工作的时候，得不到相应档案文件的经验支持，所有的工作都要从头开始。大大浪费了工作时间，降低了工作效率。　　而对于已经归档的文件，大多数高校对它们的数字化管理也不到位，在进行数字化检索的时候，一般只能对其标题、目录等基本信

5、息进行操作，而对于档案的具体内容，则无法快速、准确地查找到位。这就是由于档案的信息化程度不高造成的。却因为检索原因而导致找不到我们想要的档案文件，是对已经归档的档案资源的一种浪费。　　3、对档案管理人员的选拔要求不严格，造成档案管理人员的水平参差不齐。　　随着高校扩招的全面展开，在校人员的数量不断增多，加上相应的学校开展的配套教学活动、体系建设、科研等工作量逐步加大，从中产生的档案资源数量有了显著的增多。许多档案管理人员之前从来没有受到过相关专业技术的培训，他们所做的工作就只是千篇一律的归档工作。这对于档案的信息化建设而言就远远不能满足工作需要。而这一批档案工作

6、人员的职业素质也使得档案的保密性无法得到切实的保障。所以，档案管理人员的专业素养亟待提高。　　4、档案信息化建设的标准规范和法律法规还不健全　　由于高校是一个复杂的大环境，其中档案资料的来源也是多种多样。如何把它们统筹管理，是否有行业内的标准规范？答案是否定的。现阶段大部分高校的档案信息化建设都带有该学校的本地特色，管理方式多种多样，这样不利于高校之间档案管理工作的交流，也更不用提建立行业内的标准规范。另外，即便是同一高校内部的不同体系之间，它的档案管理模式也大不相同，例如：教工评价系统、图书馆借阅管理系统、学分统计系统、人事系统以及选课系统等等。这些不同的系统

7、往往都是各自独立的档案信息化数据架构，相互之间的数据不能良好的调用，且操作方式也可能不同。这样也不利于校园内部档案的统筹管理。　　同时，数字化档案也一定会依托于互联网这个平台。由于互联网的开放性特征，以及网络技术上的局限性，许多档案的保存无法做到百分之百的安全，于是也就不能保证没有针对互联网和数字档案资料的人为不道德行为，但由于没有相关法令条文的约束，不能把这些行为视为违法，例如网络黑客入侵甚至档案管理人员窃取机密档案文件等等，而且，档案本身的真实性、唯一性也无法得到法律上的保障。　　二、对高校信息化档案建设提出建议　　既然我们已经分析出高校信息化档案建设存在的

8、上述问题，就可以根据上述